陳玉婷 秦 宇

（兵器工業(yè)衛(wèi)生研究所 陜西 西安 710065）

淺談醫(yī)院人事檔案管理工作

陳玉婷 秦 宇

（兵器工業(yè)衛(wèi)生研究所 陜西 西安 710065）

醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，是醫(yī)院職工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績的記載，它為醫(yī)院改革中各級領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)提供各類人才信息和用人依據(jù)，是醫(yī)院發(fā)掘人才、培養(yǎng)人才、選拔干部和干部晉升等工作的信息來源，為工資制度改革，醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員的職稱評定和醫(yī)院職工享受各類福利待遇提供依據(jù)。在人事制度改革日益深化的形勢下，醫(yī)院人事檔案部門如何適應(yīng)醫(yī)療改革的要求，加強(qiáng)干部人事檔案管理，提高檔案的自身價(jià)值，以服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)工作，具有重要意義。

醫(yī)院；人事檔案管理；措施

一、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理中的問題

（一）管理思想陳舊，檔案意識不強(qiáng)

有些人事管理人員存在重醫(yī)療質(zhì)量提高和醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展，強(qiáng)調(diào)行政后勤為臨床一線服務(wù)，而忽視行政后勤工作對醫(yī)院發(fā)展的潛在影響，這種現(xiàn)象一直制約著人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和有效利用。管理人員認(rèn)為只要“守好攤”，干部人事檔案不丟失，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行，沒有樹立起開發(fā)利用檔案信息、主動為醫(yī)院各項(xiàng)管理服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供系統(tǒng)性材料和決策依據(jù)的意識。在日常的檔案管理工作中，由于對人事檔案意識的欠缺，致使一些不按要求去處理和完成人事檔案材料的現(xiàn)象常有發(fā)生，在收集材料的過程中事不關(guān)己、拖拉、敷衍了事等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，造成許多檔案材料收集不全面、不規(guī)范。

（二）檔案管理方式和手段相對落后

人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。我院雖能夠做到人事檔案單獨(dú)存放，但由于人事管理人員上編制不足，檔案管理人員都是兼管的，是非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆]有專門的檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工操作，管理技術(shù)落后，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況，也制約了我院人事檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）檔案材料不規(guī)范

醫(yī)院人事檔案材料絕非一人一時(shí)所形成，而是在不同時(shí)間經(jīng)不同部門不同渠道匯集到人事檔案管理部門的，因而材料的不規(guī)范現(xiàn)象多有發(fā)生。（1）材料分類不規(guī)范：大部分管理檔案的人員雖然知道人事檔案要分十類進(jìn)行保存，但在分類上把握不準(zhǔn)，隨意性很大，影響了“人事檔案分類的統(tǒng)一性”，也給人事檔案的查閱利用帶來了不便；（2）一些檔案工作者不了解檔案材料管理中的一些具體要求，在檔案書寫、紙張、內(nèi)容上出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象；（3）有些材料由于歷史的緣故，出現(xiàn)破損、陳舊，人事干部應(yīng)當(dāng)及時(shí)的給予修復(fù)和粘貼。然而由于人手和時(shí)間上的原因被忽略，因而出現(xiàn)了人事檔案材料中一些材料陳舊雜亂的情況；（4）一些檔案材料填寫隨意，內(nèi)容前后不一，在整理檔案過程中會發(fā)現(xiàn)，少數(shù)人的材料有幾種不同的出生年月，甚至還出現(xiàn)了假身份、假學(xué)歷現(xiàn)象；（5）材料書寫內(nèi)容為不按檔案書寫要求而使用圓珠筆或純藍(lán)墨水等書寫的。這些都嚴(yán)重的影響了人事檔案的嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性，為以后的人事管理帶來了潛在的破壞。

（四）檔案人員業(yè)務(wù)水平不高

人事檔案管理是一項(xiàng)細(xì)碎繁雜的工作。但由于各種原因，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，或者檔案人員平時(shí)不注意加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和更新，基礎(chǔ)知識差，相關(guān)學(xué)科知識貧乏，又或者檔案管理人員專業(yè)知識缺乏或無暇顧及，以致檔案管理未能到位，也有許多檔案管理人員的管理水平只停留在經(jīng)驗(yàn)上，使檔案管理的水平落后于時(shí)代發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作改進(jìn)措施

（一）加強(qiáng)對人事檔案管理的認(rèn)識

人才是潛在的生產(chǎn)力，一旦發(fā)揮作用，就能為醫(yī)院乃至社會創(chuàng)造效益。隨著人事制度改革的不斷深化，干部檔案除了滿足工資制度改革、干部工齡認(rèn)定等一般性日常管理外，對醫(yī)院公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部，合理開發(fā)人力資源提供了重要依據(jù)。因此，人事檔案是重要的信息資源，醫(yī)院應(yīng)重視人事檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的檔案保管觀念，樹立對人事檔案信息開發(fā)利用、為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)的新觀念。

（二）建立健全檔案管理制度

醫(yī)院要制定并貫徹執(zhí)行醫(yī)院干部人事檔案管理辦法，建立健全相關(guān)檔案管理制度。在鑒定審核材料時(shí)，嚴(yán)格把好“人口關(guān)”，對不符合要求的材料退回重辦；準(zhǔn)確分類；按序編排；編目清楚；裝訂整齊，以確保醫(yī)院人事檔案的安全和完整。將檔案材料的規(guī)范化、收集析及時(shí)性等作為個人年度考核、升職、評先等條件之一，以提高歸檔工作的質(zhì)量和效率。

（三）加大投入，加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代手段

醫(yī)院應(yīng)盡快購置人事檔案管理的信息軟件，錄入人事檔案信息，建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新，運(yùn)用電腦處理人事檔案管理的日常工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞自動化，保證人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，以便檢索、查詢、信息統(tǒng)計(jì)分析及開發(fā)利用。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)

新形勢下要提高檔案管理的水平，必須提高檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造性、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。（1）檔案人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容，以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。（2）醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，提高檔案人員的工作素養(yǎng)。

人事檔案是反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的真實(shí)歷史記錄，人事檔案因其真實(shí)性、原始性和較強(qiáng)的機(jī)密性以及無可質(zhì)疑的證據(jù)作用備受重視和信賴，是考察、了解人才的重要手段，是科學(xué)使用人才的重要參考依據(jù)。就醫(yī)院人事檔案而言，醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造條件、提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動，在醫(yī)院人才開發(fā)中起到了人才“信息庫”和“資政院”的重要作用。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，增強(qiáng)檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務(wù)理念，改進(jìn)人事檔案管理方法，加快人事檔案工作信息化建設(shè)，提高人事檔案管理人員索質(zhì)，對醫(yī)院合理配置人員、開發(fā)人才資源，促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展起著重要作用。