陳 艷

（1.寧夏大學(xué)土木與水利工程學(xué)院 寧夏 銀川 750021；2.旱區(qū)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)水資源高效利用教育部工程中心 寧夏 銀川 750021；3.寧夏節(jié)水灌溉與水資源調(diào)控工程技術(shù)研究中心 寧夏 銀川 750021）

試論基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案工作

陳 艷

（1.寧夏大學(xué)土木與水利工程學(xué)院 寧夏 銀川 750021；2.旱區(qū)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)水資源高效利用教育部工程中心 寧夏 銀川 750021；3.寧夏節(jié)水灌溉與水資源調(diào)控工程技術(shù)研究中心 寧夏 銀川 750021）

高校的檔案工作無可厚非地對學(xué)校的生存和發(fā)展都具有極其重要的作用。隨著信息技術(shù)的進一步發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案工作日漸顯示出其方便、快捷的特性。然而在其發(fā)展的過程中也面臨諸多挑戰(zhàn)，還有待進一步提高。本文就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案作出簡要分析，以期為高校檔案工作的順利開展提供參考性意見。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；高校檔案；面臨挑戰(zhàn)；有待優(yōu)化

隨著計算機應(yīng)用范圍的進一步擴大，網(wǎng)絡(luò)在高校檔案工作中發(fā)揮的作用也越發(fā)明顯。傳統(tǒng)的高校檔案工作基本上完全由人工完成，自動化水平相當(dāng)?shù)?。高校的檔案工作實則也是一項十分繁雜的任務(wù)，人工完成的過程中難免會出現(xiàn)之多問題。其中，高校檔案相關(guān)工作人員的工作素質(zhì)就是值得著重考慮的一個方面。缺乏專業(yè)性人才以及對此項工作重要性的認(rèn)識不足等諸多原因，導(dǎo)致目前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案工作面臨工作效率低等現(xiàn)狀。

1.檔案工作對高校發(fā)展的重要作用

高校的檔案工作并不是為了應(yīng)付相關(guān)檢查而做的表面文章，高校在其生存和發(fā)展的過程中如果將本校的檔案加以充分地利用，必定對其進一步的發(fā)展起到促進作用。

1.1 高校檔案是教學(xué)及科研的主要依據(jù)

正如其他單位的檔案一樣，高校的檔案中同樣記載著高校發(fā)展歷程中不可磨滅的點點滴滴。大到建校、治校以及發(fā)展學(xué)校的種種黨政管理及教學(xué)改革的政策，高校中必不可少的科研課題項目，小到各學(xué)期教學(xué)進度的安排、教師任課情況的調(diào)整、典型教案、各學(xué)期考試的統(tǒng)計報表、個別學(xué)科形成的錄音影像等等都已紙質(zhì)或電子版的形式存檔于高校檔案中。高校的發(fā)展歷史需要這些檔案的佐證，而高校的教學(xué)及科研要想取得進一步的發(fā)展，也要對前期所取得的成果給予充分認(rèn)識，在充分參考、分析歷史資料的基礎(chǔ)上對其進一步的發(fā)展規(guī)劃作出調(diào)整，因此，高校檔案對其生存命脈——教學(xué)及科研具有十分重要的價值。

1.2 高校檔案是未來發(fā)展的重要參考依據(jù)

高校不同于其他企事業(yè)單位，它是我國重要的知識集散地，是高科技人才、技術(shù)等云集的單位。因此，高校的檔案較之其他單位的檔案來說涵蓋了科學(xué)、技術(shù)、文化等諸多方面的內(nèi)容。傳統(tǒng)的高校檔案管理主要以收集、整理學(xué)校資料為主，走的是“檔案收集”之路，而隨著高校的進一步的發(fā)展，廣大教職工越發(fā)認(rèn)識到檔案的重要性，并試圖將原初的、單純的“檔案收集”向“檔案利用”邁進，也就是說高校的檔案不再是塵封已久的過時文書，而是將其與高校發(fā)展同步，高校參考檔案來發(fā)展、檔案依托高校的進一步發(fā)展而充實自身。高?？沙浞掷迷袡n案預(yù)測學(xué)校各部門的工作所需。當(dāng)高校領(lǐng)導(dǎo)面臨學(xué)校發(fā)展中的重要決策時，檔案也是最重要的參考性資料。

2.高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)如雨后春筍般在各行各業(yè)中生根、發(fā)芽。當(dāng)然，檔案管理也不例外，它使得檔案管理及信息資源發(fā)生了前所未有的變化，致使檔案工作的整個流程及工作內(nèi)容前后出現(xiàn)巨大的差異。

2.1 信息資源由紙質(zhì)書面文字向數(shù)字化、智能化、自動化邁進

傳統(tǒng)的檔案管理工作大多采用卷宗的方式，每一項工作都由紙質(zhì)的書面形式加以記載、保存，這種保存方式面臨諸多問題，例如，紙質(zhì)資料如何保存的問題、可存放時間長短的問題、如若需要翻閱資料的問題等。擺在面前的諸多問題使得檔案資料對一種新的、科技便捷的存放方式的渴求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，這些問題迎刃而解。數(shù)字編碼形式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，高校的檔案資源得到了更加充分的利用，更使得隨時隨地調(diào)取檔案資料成為可能。各高校信息平臺的建立，使得檔案以電子文件的形式建立以后，可以通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸、實現(xiàn)資源共享。同時檔案資料整理后可立即傳輸給相關(guān)部門進行存檔工作，免去中間諸多瑣碎環(huán)節(jié)，使檔案工作的效率有了大大的提高。

2.2 檔案由“檔案收集保存”轉(zhuǎn)向“檔案充分利用”

傳統(tǒng)的高校檔案工作僅限于單純的收集及保存學(xué)校發(fā)展中的相關(guān)資料，如學(xué)校的科研課題、重要的學(xué)術(shù)性講座等等，紙質(zhì)資料固有的性質(zhì)致使檔案自歸檔后就注定了會被封存起來，因此，利用率極低。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案使得這一局面有了重大的改變。高校的檔案以信息平臺的形式呈現(xiàn)在廣大師生面前，因此，這也方便了師生們第一時間獲取所需檔案資料成為可能。同時，各大高校也在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理中獲利，因為傳統(tǒng)的檔案管理都是各自封閉的檔案管理模式，各自發(fā)展中的檔案信息永久性地沉寂于檔案館中，但信息平臺上的資源使資源共享成為可能，高校間可相互借鑒，取長補短，共同進步。

3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案有待優(yōu)化

3.1 加大基礎(chǔ)性建設(shè)的投入

隨著高校檔案管理中信息化進程的邁進，必須要使其基礎(chǔ)設(shè)施與高速發(fā)展的信息技術(shù)相適應(yīng)。高校檔案部門應(yīng)及時加大對設(shè)備的投入，加快更新步伐，利用先進的計算機軟件和硬件設(shè)備系統(tǒng),提高硬件系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展水平。同時，不能摒棄紙質(zhì)檔案資料的管理工作，要使得紙質(zhì)資料與電子資料同步進行，因為電子資料雖然方便、快捷、儲存量大，但同時面臨易被竊取、易丟失等弊端。另外，要特別重視電子形式資料的保存、歸檔，將學(xué)校各類檔案信息分門別類地存儲，這樣既利于迅速查找信息，又使得整個檔案工作有條不紊地一步步開展。

4.總結(jié)

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，各行各業(yè)都大跨步地向信息化邁進，高校的檔案管理工作也不例外。要使得高校的檔案工作順利開展，我們就需要從當(dāng)前現(xiàn)代化信息時代的發(fā)展趨勢出發(fā)，改革并完善網(wǎng)路環(huán)境下的高校檔案管理工作，使其在高校的發(fā)展進程中發(fā)揮正能量。

[1]董陽.淺析數(shù)字化校園建設(shè)中的檔案數(shù)字化工作[J].檔案天地，2010.

教育部“長江學(xué)者和創(chuàng)新團隊發(fā)展計劃”創(chuàng)新團隊項目（IRT1067）