曾 冀

（海珠區(qū)人民法院檔案室 廣東 廣州 510300）

架起信息時(shí)代訴訟檔案利用之橋
——小議訴訟檔案信息的開發(fā)利用

曾 冀

（海珠區(qū)人民法院檔案室 廣東 廣州 510300）

隨著信息時(shí)代的來臨，伴隨人們法律意識(shí)的增強(qiáng)，訴訟檔案的重要性日益凸顯，如何正確、快捷地提供訴訟檔案利用成為訴訟檔案管理界關(guān)注的熱點(diǎn)。本文集中論述了訴訟檔案信息的特點(diǎn)及其開發(fā)利用過程中存在的問題，并從訴訟檔案、訴訟檔案管理者、訴訟檔案利用者三個(gè)方面分別闡述了訴訟檔案信息開發(fā)利用的具體措施。

新

當(dāng)今社會(huì)已步入信息時(shí)代。這個(gè)時(shí)代掀起的信息革命將人類最先進(jìn)的技術(shù)和手段,最成熟的社會(huì)研究成果集中起來建造了一條效率極高、作用極大的信息高速公路。訴訟檔案信息作為信息系統(tǒng)中的一個(gè)重要組成部分，隨著用戶對(duì)信息的需求及利用率的不斷增長(zhǎng),其重要性將日益凸顯。

一、訴訟檔案的特殊性、價(jià)值性及其重要作用

（一）訴訟檔案作為一種專門檔案，其特殊性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.其機(jī)密性較一般文書檔案為強(qiáng)。根據(jù)國(guó)家檔案局2006年底制定的《文書檔案保管期限表》，文書檔案分為永久和定期兩種，其中定期包括30年和10年兩個(gè)級(jí)別。而根據(jù)最高人民法院和國(guó)家檔案局2014年起實(shí)施的《人民法院訴訟檔案管理辦法》，訴訟檔案分為永久、定期兩種，其中定期又分為60年和20年。

2.訴訟檔案與訴訟當(dāng)事人利益密切相關(guān)。

（二）訴訟檔案信息價(jià)值重要性也因此凸顯出來，其主要包括：

1.法律證明價(jià)值。作為人民法院審理和執(zhí)行案件的載體，訴訟檔案主要為人民法院本身的工作提供服務(wù)。無論是對(duì)案件涉及的其他問題的調(diào)查，還是通過檔案進(jìn)行司法統(tǒng)計(jì)分析，或者是對(duì)案件的審理過程加以研究，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，這些都離不開對(duì)訴訟檔案的利用。

2.社會(huì)證明價(jià)值。法院訴訟檔案可以為與法院審判活動(dòng)無直接關(guān)系的一般公眾服務(wù)。例如案件當(dāng)事人和委托代理人可以到法院查閱總卷，而公安、檢察、紀(jì)檢等其他機(jī)關(guān)單位因工作需要，也經(jīng)常到法院來進(jìn)行訴訟檔案查閱?？梢哉f，訴訟檔案的社會(huì)證明價(jià)值極大。

3、文物史料價(jià)值。司法活動(dòng)是對(duì)人們的社會(huì)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范的重要組成部分。因此，對(duì)每一個(gè)案件的審理和執(zhí)行活動(dòng)都直接或間接反映了當(dāng)時(shí)的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、道德、民風(fēng)習(xí)俗及人們的思想狀況。而某些年代久遠(yuǎn)的訴訟檔案，其本身就是珍貴的文物。

二、訴訟檔案信息開發(fā)利用的特點(diǎn)及存在的問題

（一）隨著普法教育的深入和人民法律意識(shí)的加強(qiáng)，對(duì)訴訟檔案利用的需求也在逐步增大，以某基層法院為例，平均每周前來該院檔案室借、調(diào)、閱卷，復(fù)制法律文書的就有200人次之多。這些利用大致可以分為兩種：

1.由于辦案需要借、調(diào)檔案，查閱卷宗材料，復(fù)制法律文書。

2.經(jīng)濟(jì)、民事糾紛案件當(dāng)事人及其代理人為實(shí)現(xiàn)其具體的合法權(quán)益或者其他相關(guān)事宜，需查閱案卷、復(fù)制法律文書或其他材料的。

（二）其存在的問題在于,目前檔案部門的做法,偏重檔案的管理工作,而不是從開發(fā)利用檔案信息的觀念上進(jìn)行工作。因此,我們應(yīng)把工作重點(diǎn)從管理上轉(zhuǎn)移到提供利用上來。

三、訴訟檔案信息開發(fā)利用的具體措施

下面將從訴訟檔案、訴訟檔案管理者、訴訟檔案利用者三方面來分別闡述訴訟檔案信息利用開發(fā)的具體措施：

（一）訴訟檔案方面

訴訟檔案是保證檔案工作順利進(jìn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的訴訟檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢等。要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加快檔案信息化建設(shè)，就必須對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化處理，主要包括對(duì)原始訴訟檔案進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化及編研。

1.庫(kù)藏訴訟檔案的數(shù)字化

庫(kù)藏訴訟檔案的數(shù)字化建設(shè)，是檔案工作在當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下發(fā)展的必由之路。對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化是指運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)把文字圖像轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入，但是，兩者都有不可避免的弊端。前者的主要弊端在于無法精確處理原來的圖像資料，而且工作效率低下；后者的主要弊端在于錄入后校對(duì)的工作量巨大。因此，建議在實(shí)際操作中對(duì)采用價(jià)值和利用率較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。

2.庫(kù)藏訴訟檔案的網(wǎng)絡(luò)化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用，其利用行為通常是局限在小范圍內(nèi)，甚至只能單個(gè)人利用，從而縮減了檔案的利用率，但如果進(jìn)入到因特網(wǎng)后，不僅可以有效擴(kuò)大檔案利用的地域性，還可以使檔案利用者打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案排隊(duì)式的利用方式，同時(shí)還可以進(jìn)行網(wǎng)上咨詢等，從而可大大提高檔案利用的效率。在全省、全國(guó)甚至國(guó)際建立橫向聯(lián)系和縱向聯(lián)系的檢索中心網(wǎng)絡(luò)成為一種必然的趨勢(shì)，通過橫向、縱向交錯(cuò)的方式，可以在各級(jí)法院之間建立聯(lián)系，從而形成一個(gè)龐大的資源系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效率的共享交流，大大方便了信息使用者，在需要的時(shí)候能夠方便快捷地使用其中的任何信息。

3.檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

目前，人們使用的檔案管理系統(tǒng)多種多樣，這種不統(tǒng)一性給檔案管理工作帶來了很多實(shí)際的困難，而且由于軟件的不統(tǒng)一，導(dǎo)致相互之間無法兼容等問題。因此，尋找一種有效的轉(zhuǎn)換方式使解決電子檔案長(zhǎng)期存放和有效利用問題的關(guān)鍵所在。

4.訴訟檔案信息的編研

如果說對(duì)檔案信息建立一個(gè)檢索中心是將無數(shù)檔案歸結(jié)在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)中心下的話，那么對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工的編研工作則是對(duì)這些檔案進(jìn)行有序化和分類化的過程。

（二）檔案管理者方面

電子檔案的信息化、文檔的一體化、電子檔案保存的技術(shù)化，導(dǎo)致數(shù)字檔案的管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著截然不同的區(qū)別。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)跟不上時(shí)代的要求，改變傳統(tǒng)的管理觀念和提高檔案工作者的素質(zhì)已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。

（三）檔案利用者方面

對(duì)于檔案利用者和高科技之間產(chǎn)生的矛盾，檔案工作者面臨的不僅是對(duì)庫(kù)藏檔案的處理問題，還涉及到如何協(xié)助需求者的任務(wù)。檔案工作者一方面要協(xié)助檔案利用者采集所需求的信息，另一方面要“授之以漁”，培養(yǎng)檔案利用者自身對(duì)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用能力。

[1]周洪.人民法院訴訟檔案信息化工作的實(shí)踐[J].云南檔案.2003年第4期

[2]吳寶康.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1988