李祖留

云南省昆明市盤龍區(qū)人民政府茨壩街道辦事處 650203

街道文書檔案管理存在問題與對策

李祖留

云南省昆明市盤龍區(qū)人民政府茨壩街道辦事處 650203

目前，我國許多基層單位還沒有設置專門的檔案管理機構(gòu)，文書檔案管理工作存在較大的漏洞，在一定程度上制約了基層單位的可持續(xù)發(fā)展。對此，本文立足于我國街道文書檔案管理現(xiàn)狀，在簡要分析街道文書檔案管理重要性的基礎上，重點探討了街道文書檔案管理存在的問題與對策，以期對街道文書檔案管理改革提供參考借鑒。

街道文書檔案管理；存在問題；發(fā)展建議

所謂的文書檔案，就是在社會的行政管理活動中，由行政性公文轉(zhuǎn)化而成的檔案。目前，文書檔案在各行各業(yè)都能夠見到，并在各行各業(yè)的發(fā)展中扮演著關(guān)鍵角色，街道文書管理實踐中也不例外。但反觀我國街道文書管理現(xiàn)狀，普遍存在著檔案管理意識淡薄、檔案管理機制不健全、檔案管理隊伍素質(zhì)低下等問題，因此，加強街道文書檔案管理的研究，對推動街道檔案管理健康發(fā)展具有重要現(xiàn)實意義。

一、街道文書檔案管理的重要性

在一個單位的發(fā)展中，文書檔案扮演著關(guān)鍵角色，文書檔案包括單位的重大事件、發(fā)展歷史、行政檔案和人事檔案等，文書檔案以紙質(zhì)為主，并包括影像、電子檔案等文書記錄。而隨著文書檔案管理的時代演變，對文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)也不斷提出新要求。

在信息化時代語境下，做好街道文書檔案管理工作，對開發(fā)信息資源推動街道健康發(fā)展具有重要作用。由于文書檔案具有憑證與參考的功能，因此加強文書檔案管理工作，能夠有效確保街道信息資源深入開發(fā)與利用。文書檔案作為對歷史的真實記錄，完全不同于普通的文獻資料，并具有一定的法律效用，因此街道文書檔案的記錄具有較強客觀性和真實性。通過文書檔案的科學管理，能夠?qū)值缹嵺`活動的深廣度加以客觀反映，從而為街道未來發(fā)展提供歷史依據(jù)和文獻參考。

二、街道文書檔案管理存在的問題

我國許多街道組織只注重行政管理和眼前效益，忽視文書檔案管理工作，再加上其他主客觀因素，通常連檔案工作基本要求都無法做到。結(jié)合街道文書檔案管理現(xiàn)狀，筆者總結(jié)了以下幾點街道文書檔案管理的實際問題：

第一，忽視《檔案法》的學習。雖然許多街道組織會定期開展法律學習活動，但往往忽視了《檔案法》的學習。對檔案行政管理部門組織的檔案管理業(yè)務培訓，也都是應付了事，流于形式；

第二，未能構(gòu)建行之有效的檔案管理機制，或是不能全面落實相關(guān)制度。許多街道組織存在不按要求將文件歸檔，隨意借出檔案，檔案損毀不追責，獎懲制度設置不科學等問題；

第三，沒有成立專門的檔案管理機構(gòu)和人員。街道檔案人員通常由街道辦秘書人員或工作人員兼任，檔案管理專業(yè)水平低下、工作連續(xù)性不強；或者人員調(diào)動頻繁，造成檔案管理工作斷檔，最終影響街道文書檔案工作實效；

第四，檔案收集不齊全，管理人員素質(zhì)參差不齊。許多街道組織工作人員的檔案意識淡薄，導致文書檔案丟失的現(xiàn)象時常發(fā)生，還有部分工作人員隨意涂改污損文件，完全不在乎文書檔案的完整性與安全性；

第五，重使用，輕利用，造成檔案資料整理難度加大。由于檔案管理工作的特殊性，其效益無法“立竿見影”，許多檔案工作人員忙于應對日常街道事務，喜歡處理短期見效益的工作。此外，文件歸檔量大、整理手續(xù)繁瑣、信息化建設滯后等，也是造成街道檔案管理水平低下的重要原因。

三、街道文書檔案管理的改進對策

（一）提高街道文書檔案管理重視度

提高街道文書檔案管理工作的地位，樹立現(xiàn)代化管理理念，加深街道辦員工對檔案管理的認識和理解，盡快將檔案管理工作納入街道組織總體工作規(guī)劃和工作重點中去。同時，要加大檔案管理的資金投入，實現(xiàn)街道文書檔案管理向信息化、智能化和現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型。打破以往檔案管理被動性局面，主動參與檔案收集、整理和保存工作，提高檔案管理積極性和前瞻性。此外，檔案管理人員要不斷完善和提升自我，加強理論學習和業(yè)務提高，強化街道文書檔案管理意識，全面推動街道文書檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

（二）構(gòu)建完善的文書檔案管理機制

街道組織要以相關(guān)法律法規(guī)為根本依據(jù)，制定符合自身實際的檔案保管與保密等條款，進一步完善街道文書檔案管理機制。行之有效、科學完善的檔案管理制度，能夠有效避免出現(xiàn)隨意管理的現(xiàn)象，促進街道文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。由于文書檔案工作所涉及的范圍比較寬廣，工作量比較大，管理不到位，為實際工作的順利開展帶來了較大困難，因此需要結(jié)合街道組織實際情況，構(gòu)建行之有效的文書檔案管理機制，且在實踐過程中不斷加以完善。此外，要加強檔案收集、外借和登記制度的建立，一旦出現(xiàn)檔案損毀或丟失，要及時采取有效措施加以補救，確保街道文書檔案的完整性和安全性。

（三）加強街道文書檔案的人才培養(yǎng)

在街道文書檔案管理實踐中，要靈活采用業(yè)務培訓、理論學習和進修學習等方式，完善街道文書檔案管理人員的認知系統(tǒng)，不斷提高他們的業(yè)務能力和創(chuàng)新能力，為現(xiàn)代化街道文書檔案管理機制的構(gòu)建提供根本保障。不管是文書檔案管理專業(yè)知識，還是與之密切相關(guān)的其他領(lǐng)域知識，街道文書檔案管理人員都要進行系統(tǒng)學習，只有如此，才能順利實現(xiàn)街道文書檔案管理的規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化。此外，同期強化對街道文書檔案管理人員價值觀的引導與塑造，以確保街道文書檔案管理工作的方向正確性，進一步深化街道文書檔案管理工作。

此外，要為街道文書檔案管理人員的發(fā)展創(chuàng)造一個和諧的環(huán)境，切實解決他們工資待遇，評職晉級等切身利益問題，激發(fā)工作熱情和創(chuàng)造性；加大經(jīng)費投入，切實改善工作條件，加強硬件建設，為做好街道文書檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。

可以說，隨著信息化時代的全面到來，文書檔案管理的地位將越來越高。要想進一步提高街道文書檔案管理的水平，不僅需要強化街道文書檔案管理意識、加強街道文書檔案管理的人才培養(yǎng)，還要構(gòu)建完善的街道文書檔案管理機制，切實推動街道文書檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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