文/保定市西大洋水庫管理處 樊立敏

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淺談水庫工程檔案管理工作

文/保定市西大洋水庫管理處 樊立敏

【摘要】水庫工程檔案管理是水庫工程項(xiàng)目管理的一部分，工程管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響工程經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)揮。本文對(duì)保定市西大洋水庫除險(xiǎn)加固工程建設(shè)過程中的檔案管理做了詳盡的闡述，希望能為其它水庫工程檔案管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】水庫；工程；檔案；管理

一、工程概況

西大洋水庫位于河北省唐縣境內(nèi)大清河南支唐河出山口處。是一座以防洪為主，兼顧城市供水、灌溉、發(fā)電等綜合利用的大（Ⅰ）型水庫。水庫初建于1958年，1960年攔洪，后經(jīng)1970至1972年續(xù)建和1992至1994年加固。水庫樞紐由一座主壩、四座副壩、正常溢洪道、非常溢洪道泄洪洞、輸水洞、電站等建筑物組成。水庫建成至今，在防洪興利等方面發(fā)揮了巨大作用，為促進(jìn)本地區(qū)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展發(fā)揮了顯著效益。根據(jù)西大洋水庫存在的問題及鑒定專家組意見，本次進(jìn)行除險(xiǎn)加固工程。施工總工期3年，總投資1.98億元。

二、水庫工程建設(shè)中檔案管理評(píng)析

（一）建立組織保障體系。項(xiàng)目法人高度重視檔案管理工作，將檔案工作列入年度工程工作重要議程，在成立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，在人力、財(cái)力上給予大力支持，真正做到了認(rèn)識(shí)到位、措施到位，保證了檔案工作的順利開展。該項(xiàng)目配備具有較高專業(yè)素質(zhì)的人員任專職檔案管理員，建立了檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成“一把手”親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、辦公室主任主管、專職檔案員人員具體落實(shí)、各部門全力協(xié)助抓的檔案管理工作局面。進(jìn)一步明確了工作職責(zé)，強(qiáng)化分工落實(shí)，分級(jí)抓管理、層層抓落實(shí)，構(gòu)建檔案管理工作的組織架構(gòu)，為檔案管理工作提供了良好的組織保障。

（二）建立技術(shù)保障體系。項(xiàng)目檔案管理組在檔案管理中大規(guī)模地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將完整的檔案信息化產(chǎn)業(yè)內(nèi)容歸結(jié)、構(gòu)筑起來，形成了檔案信息化平臺(tái)，這也是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的最終目標(biāo)。核心內(nèi)容包括如下方面：首先，要制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子檔案的齊全、完整、有效等工作。其次，要建立、規(guī)范、聯(lián)通各項(xiàng)目組網(wǎng)絡(luò)，建立水庫檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)水庫檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。作為檔案事業(yè)重要組成部分的檔案工作，檔案信息化建設(shè)已成為自身發(fā)展建設(shè)的必然。

（三）建立制度保障體系。建章立制，狠抓落實(shí)。制度建設(shè)是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。檔案管理組對(duì)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用制度進(jìn)行了整理和規(guī)范，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，做到了人員有職責(zé)、收集有范圍、鑒定有標(biāo)準(zhǔn)、查檔有目錄、借閱有手續(xù)、案卷有統(tǒng)計(jì)、工作有考核。經(jīng)常性地檢查檔案管理制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)檔案管理方面存在的不足和漏洞，及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)和解決，形成了檔案人員各盡其責(zé)、檔案管理工作規(guī)范有序的工作格局。筆者認(rèn)為，我們可以采取與參建單位簽訂工程檔案歸檔責(zé)任書的辦法。責(zé)任書明確規(guī)定了對(duì)參建單位的檔案工作要求，工程檔案的歸檔時(shí)間、歸檔檔案的質(zhì)量、違約的處罰等，使有關(guān)參建單位領(lǐng)導(dǎo)真正地從思想上重視重點(diǎn)工程檔案的歸檔工作，可使工程檔案的完整率、準(zhǔn)確率、歸檔率、合格率基本達(dá)到國(guó)家規(guī)定的要求。

三、保障項(xiàng)目檔案資料的完整性及準(zhǔn)確性

（一）歸檔文件不完整。該形成的文件沒有形成，如個(gè)別項(xiàng)目已形成的文件不注意保存，如設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交流文件，設(shè)計(jì)工作完成了，文件也沒有了；原件、復(fù)印件混雜，應(yīng)歸檔的原件卻用復(fù)印件代替，原件已丟失。

（二）歸檔設(shè)計(jì)文件內(nèi)容不準(zhǔn)確。一是文字不準(zhǔn)確，二是數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。貫徹ISO9000標(biāo)準(zhǔn)與工程設(shè)計(jì)檔案工作，能有效地控制文件和資料，保證工程設(shè)計(jì)檔案的完整與準(zhǔn)確。貫徹ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的核心是根據(jù)ISO900標(biāo)準(zhǔn)及其所列的要素結(jié)合本單位實(shí)際，制定一系列的質(zhì)量管理和質(zhì)量保證手冊(cè)與程序文件、作業(yè)文件等，構(gòu)成本單位的質(zhì)量體系，并以此開展質(zhì)量管理和質(zhì)量保證活動(dòng)。它要求對(duì)設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)建立全員、全過程、全方位的質(zhì)量控制保證體系?！拔募唾Y料控制”是ISO900標(biāo)準(zhǔn)中4.5條款的一個(gè)重要要素，也是必須形成的程序文件。它要求對(duì)本單位文件和資料的范圍、批準(zhǔn)發(fā)布、登記分布、更改回收、作廢處理等問題作出明確的規(guī)定，以確保工作現(xiàn)場(chǎng)無作廢文件，并且按照ISO900標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，所有活動(dòng)中形成的文件材料均須“收集、歸檔、貯存”。有效地控制文件和資料，不僅可以保證現(xiàn)場(chǎng)使用的文件和資料的有效性，也是產(chǎn)品質(zhì)量追溯的重要依據(jù)，還可以加強(qiáng)檔案體制建設(shè)、發(fā)揮檔案的作用。

四、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

如何做好水庫工程檔案室的建設(shè)，與每一個(gè)檔案管理人員的工作能力與業(yè)務(wù)素質(zhì)有關(guān)系。這就要求檔案管理人員要有愛崗敬業(yè)的精神，除了要系統(tǒng)掌握檔案管理本專業(yè)的知識(shí)和工作技能外，還要學(xué)習(xí)了解掌握水利專業(yè)的知識(shí)，要學(xué)習(xí)水利相關(guān)專業(yè)的概況，以便能及時(shí)準(zhǔn)確地向上級(jí)水利部門提供水利專業(yè)信息，更好地服務(wù)于水利事業(yè)。

參考文獻(xiàn)：

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