文/國(guó)網(wǎng)四川省電力公司電力科學(xué)研究院 彭燦

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從國(guó)家電網(wǎng)公司“一流三化”辦公室建設(shè)看辦公室管理創(chuàng)新

文/國(guó)網(wǎng)四川省電力公司電力科學(xué)研究院 彭燦

【摘要】針對(duì)辦公室系統(tǒng)長(zhǎng)期以來(lái)存在的管理創(chuàng)新乏力、功能作用未充分發(fā)揮的通病，結(jié)合國(guó)家電網(wǎng)公司“一流三化”辦公室建設(shè)，從創(chuàng)一流、集團(tuán)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化4個(gè)方面對(duì)辦公室管理創(chuàng)新進(jìn)行了分析思考和初步探索。

【關(guān)鍵詞】一流三化；辦公室；管理創(chuàng)新

長(zhǎng)期以來(lái)，辦公室系統(tǒng)存在管理創(chuàng)新乏力、功能作用未充分發(fā)揮的通病。為了適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)的要求，加強(qiáng)公司辦公室系統(tǒng)自身建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“政令暢通、 執(zhí)行有力、規(guī)范高效、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、作風(fēng)過(guò)硬”的工作目標(biāo)，自2012年起，國(guó)家電網(wǎng)公司啟動(dòng)“一流三化”（創(chuàng)一流，集團(tuán)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化）辦公室建設(shè)，具體做法為：制定綜合評(píng)價(jià)細(xì)則，建立健全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，全面涵蓋值班應(yīng)急、信訪、督察督辦、信息、文檔、保密、會(huì)議活動(dòng)管理和綜合服務(wù)8項(xiàng)專(zhuān)業(yè)工作評(píng)價(jià)項(xiàng)目，通過(guò)量化考核和定期評(píng)比，促進(jìn)公司系統(tǒng)辦公室創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)、持續(xù)改進(jìn)，全面提升辦公室工作質(zhì)量和水平，更好地服務(wù)公司“兩個(gè)一流”（創(chuàng)建世界一流電網(wǎng)、國(guó)際一流企業(yè)）目標(biāo)。國(guó)家電網(wǎng)公司“一流三化”辦公室建設(shè)為辦公室管理創(chuàng)新工作提供了嶄新的思路。

一、明確定位、主動(dòng)作為，打造一流辦公室

傳統(tǒng)意義上的服務(wù)、輔助功能和以重復(fù)性、事務(wù)性為主的工作性質(zhì)使得辦公室工作長(zhǎng)期以來(lái)處于“忙而無(wú)功”的狀態(tài)，也造成了辦公室工作主動(dòng)性不強(qiáng)、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估難以體現(xiàn)，管理創(chuàng)新也面臨更大挑戰(zhàn)。這就迫切需要我們明確定位，主動(dòng)作為，擺脫重復(fù)、低效的工作常態(tài)。所謂“有為才有位”，一流辦公室不僅僅是一個(gè)輔助性部門(mén)，而是企業(yè)重要的神經(jīng)中樞，是對(duì)內(nèi)對(duì)外的重要窗口、上傳下達(dá)的重要橋梁，具備服務(wù)、參謀、橋梁、協(xié)調(diào)等功能，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者快速準(zhǔn)確決策、上下溝通銜接、業(yè)務(wù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)具有關(guān)鍵的推動(dòng)作用。為了充分發(fā)揮辦公室工作的主觀能動(dòng)性，迫切需要持續(xù)提升辦公室人員專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)，大力引進(jìn)高學(xué)歷、高素質(zhì)人才，加大內(nèi)培外送力度，強(qiáng)化到政府辦公廳等辦公系統(tǒng)先進(jìn)單位去調(diào)研學(xué)習(xí)，打造專(zhuān)業(yè)化、精英化的辦公室業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)從企業(yè)低端行政服務(wù)型職員向不可或缺的綜合型智囊團(tuán)隊(duì)的角色轉(zhuǎn)換。

二、橫向協(xié)同、縱向貫通，推進(jìn)集團(tuán)化運(yùn)作

對(duì)于擁有眾多子公司、分公司的大型企業(yè)，各自為政、相對(duì)獨(dú)立的辦公室運(yùn)行模式將導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部各單位目標(biāo)方向偏差、信息溝通不暢、資源共享困難、運(yùn)轉(zhuǎn)效率低下，直接影響企業(yè)的健康、有序發(fā)展。通過(guò)行政辦公中樞上下聯(lián)動(dòng)、并駕齊驅(qū)來(lái)形成合力，帶動(dòng)兄弟單位間互通有無(wú)，形成良性互動(dòng)，推進(jìn)集團(tuán)化運(yùn)作和資源共享，才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)質(zhì)量、效益的最大化。同樣，在同一個(gè)單位內(nèi)部而言，辦公室不應(yīng)是孤立運(yùn)行的，需要與領(lǐng)導(dǎo)、員工、其他部門(mén)之間建立良好的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，重視工作協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)橫向協(xié)同、縱向貫通，提高工作質(zhì)效。

三、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、完善制度，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理

標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代企業(yè)走向規(guī)范化、精益化、高效化的必由之路。特別是對(duì)于業(yè)務(wù)分類(lèi)較細(xì)、重復(fù)性較高、精準(zhǔn)程度要求高的辦公室工作，要想忙而不亂、精益求精、高效有序，就不能停留于經(jīng)驗(yàn)主義，而應(yīng)從辦公室辦文、辦會(huì)、辦事各項(xiàng)業(yè)務(wù)中提煉總結(jié)出內(nèi)在規(guī)律和方法，梳理、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善相關(guān)的管理制度，做到辦公室每項(xiàng)業(yè)務(wù)“有章可循”，每個(gè)崗位都職責(zé)清晰，才不會(huì)因標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一出現(xiàn)“因人而異”的偏差情況，從而減少工作疏漏，也才能最大限度地提高工作效率，實(shí)現(xiàn)行政辦公業(yè)務(wù)由粗放化、經(jīng)驗(yàn)化向精細(xì)化、科學(xué)化轉(zhuǎn)變，達(dá)到事半功倍的效果。

四、固化流程、全程管控，推廣信息化應(yīng)用

以網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)應(yīng)用為標(biāo)志的信息化時(shí)代顛覆了傳統(tǒng)的管理和運(yùn)作模式，為各行各業(yè)的提質(zhì)增效注入了新鮮的動(dòng)力。通過(guò)打造信息平臺(tái)，集成業(yè)務(wù)功能，固化工作流程，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公、信息共享、全程管控和高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為辦公室業(yè)務(wù)創(chuàng)新指明了新的方向。如國(guó)家電網(wǎng)公司全面推廣應(yīng)用協(xié)同辦公系統(tǒng)，融合文件管理、會(huì)議管理、督察督辦、值班安排、接待管理等辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)了行政辦公的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，不但大大節(jié)約了時(shí)間、空間成本，提高了工作效率，而且借助全程跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析功能，實(shí)現(xiàn)行政辦公業(yè)務(wù)的全過(guò)程閉環(huán)管控。除了業(yè)務(wù)集成信息系統(tǒng)以外，辦公室也應(yīng)熟練掌握各類(lèi)辦公應(yīng)用軟件，密切關(guān)注和充分利用新興的網(wǎng)絡(luò)工具提高工作質(zhì)效。如具有短信群發(fā)和反饋功能的“協(xié)同通信”，具有內(nèi)外網(wǎng)郵件大容量?jī)?chǔ)存、分類(lèi)檢索和統(tǒng)計(jì)功能的Foxmail軟件，網(wǎng)絡(luò)訂票系統(tǒng)、日程管理軟件、以及手機(jī)APP、微信、視頻會(huì)議等新媒體，可大大提升日常事務(wù)的辦理效率。

新時(shí)代呼喚辦公室管理創(chuàng)新，辦公室的工作質(zhì)效直接影響企業(yè)發(fā)展的質(zhì)效，傳統(tǒng)的以輔助性、重復(fù)性、低端行政服務(wù)為主的辦公室定位已不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。辦公室必須打破常規(guī)，創(chuàng)新思考，主動(dòng)作為，樹(shù)立創(chuàng)一流的遠(yuǎn)大目標(biāo)，通過(guò)集團(tuán)化、 標(biāo)準(zhǔn)化、信息化等創(chuàng)新管理手段，充分發(fā)揮行政辦公中樞的服務(wù)、參謀、橋梁、協(xié)調(diào)等重要作用，助推企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。