肖秋蘭++張齊斌

摘 要：普及現(xiàn)代化技術(shù)是保證醫(yī)學(xué)院校高效運作的重要途徑。因此，研究醫(yī)學(xué)院校辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，可改善其內(nèi)部的辦公環(huán)境和提高辦公效率，具有一定的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院校；文檔管理；計算機(jī)；自動化管理制度

中圖分類號：TP393.08 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.22.038

對于醫(yī)學(xué)院校辦公自動化而言，其目標(biāo)是提高高校決策效率，即實現(xiàn)數(shù)字化辦公，主旨在于調(diào)整管理構(gòu)成、完善相關(guān)體制，并在保證工作效率的基礎(chǔ)上，提升協(xié)作辦公能力，以達(dá)到提升決策效果的目標(biāo)。在辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)方面，包含軟件和硬件建設(shè)，前者是建設(shè)的核心目標(biāo)，對于醫(yī)學(xué)院校而言，辦公自動化網(wǎng)絡(luò)設(shè)定主要以TCP/IP作為核心通信協(xié)議；后者屬于環(huán)境基礎(chǔ)。

1 辦公自動化的發(fā)展及存在的問題

目前，辦公自動化過程中存在較多問題，這些問題也是醫(yī)學(xué)院校推廣辦公自動化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時所需克服的問題，具體分為以下5點：①相關(guān)工作人員過于關(guān)注硬件設(shè)計，忽視了軟件的作用，且雖然在技術(shù)創(chuàng)新上十分積極，但管理過程缺乏科學(xué)性。②一些醫(yī)學(xué)院校只注重自動化網(wǎng)絡(luò)的設(shè)定和系統(tǒng)建設(shè)，忽視了相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)，雖然已有的應(yīng)用系統(tǒng)具備一定的技術(shù)水平，但應(yīng)用效果卻難以顯現(xiàn)。③辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)定目標(biāo)過高，導(dǎo)致設(shè)備成本投入過大，應(yīng)用建設(shè)方面缺少可用資金。此外，工作人員對應(yīng)用系統(tǒng)的使用和推廣也不足。④溝通環(huán)境較差，缺少專業(yè)的協(xié)調(diào)部門。⑤文檔的管理和監(jiān)控缺少相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)和標(biāo)準(zhǔn)參考。

2 醫(yī)學(xué)院校辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)對策

2.1 強(qiáng)化體制建設(shè)

對于醫(yī)學(xué)院校而言，體制建設(shè)是實現(xiàn)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的有效途徑，特別是在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方面。因此，相關(guān)部門必須做好數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)記錄和存檔，并保證資源的有效共享，而這些工作都離不開科學(xué)的體制管控和約束。根據(jù)目前醫(yī)學(xué)院校的實際情況，應(yīng)廢除傳統(tǒng)制度，根據(jù)國家的政策和需求推行辦公自動化管理制度，這也是自動化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基礎(chǔ)所在。

2.2 實現(xiàn)高效應(yīng)用

辦公自動化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的主旨為無紙辦公，而醫(yī)學(xué)院校的辦公室也是信息的發(fā)布區(qū)域，因此，相關(guān)工作人員應(yīng)有效利用公務(wù)、經(jīng)濟(jì)等信息資源。此外，需要強(qiáng)化自動化器械和革新相關(guān)技術(shù)，發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)的多項效用，即處理文件、檢索非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（圖表、圖像和聲音等）；借用計算機(jī)完成積存文件的預(yù)覽和分析；標(biāo)注、刪除無需留存的文件，這樣除了能減少傳統(tǒng)操作的步驟外，還省略了一般的分類組卷規(guī)程，可有效提升辦公效率。

2.3 增強(qiáng)保護(hù)措施

檔案是很多醫(yī)學(xué)院校運用較多的文檔。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的推行，檔案由原本的紙質(zhì)文件逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募渲?，光盤、優(yōu)盤、軟盤和移動硬盤都是存放檔案的重要載體。雖然這些載體具有體積小、攜帶輕便和容量大的特點，但對外界環(huán)境的敏感性較高，尤其是在溫度較高、濕度較大、磁場較強(qiáng)的環(huán)境中，這些設(shè)備會遭到嚴(yán)重破壞，最終導(dǎo)致其內(nèi)部儲存的電子檔案損壞或遺失。此外，相關(guān)人員還需要在計算機(jī)中安裝殺毒軟件，避免蠕蟲、木馬等電腦病毒對檔案造成威脅。

2.4 加強(qiáng)管理使用

要想保證辦公室自動化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)有效完成，科學(xué)的管理和先進(jìn)的技術(shù)是必不可少的，可從以下4個方面入手開展管理工作：①按照區(qū)域、職能劃分網(wǎng)絡(luò)，比如單位局域網(wǎng)、地區(qū)局域網(wǎng)等；實現(xiàn)小范圍局域網(wǎng)的資源分享，相關(guān)人員要定期更新上傳的資源，保證資源的時效性。②配置多媒體技術(shù)管控系統(tǒng)，即通過多媒體技術(shù)中的文字、照片、圖像、聲音對檔案進(jìn)行多樣化管理。③設(shè)置多媒體檢索。檢索者可按照自身需求選擇檢索方式，從而提高檔案查詢的準(zhǔn)確性和全面性。④管理與計算機(jī)技術(shù)完美結(jié)合。指通過信息化建設(shè)，使傳統(tǒng)文檔管理從本質(zhì)上轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚瑫r，利用計算機(jī)技術(shù)優(yōu)化各類文件檔案的整理、編目、檢索等，從而降低各個流程的操作難度和復(fù)雜度，保證辦公室自動化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的有效落實。

3 結(jié)束語

對于醫(yī)學(xué)院校而言，處理日?，嵤滦枰ㄙM大量的人力和物力，且這些工作影響了整體的運作效率。而辦公自動化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)可有效解決這一問題，即通過結(jié)合內(nèi)、外雙重信息，并優(yōu)化日常事務(wù)處理流程，從而提升檢索效率，形成人性化、高效化和科學(xué)化的辦公環(huán)境，最終實現(xiàn)醫(yī)學(xué)院校辦公室無紙化、無距離的科學(xué)辦公。

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〔編輯：張思楠〕