唐亞琴
南京工業(yè)大學(xué)浦江學(xué)院 江蘇南京 211134
目標(biāo)管理在高校辦公室中的運用研究
唐亞琴
南京工業(yè)大學(xué)浦江學(xué)院 江蘇南京 211134
高校辦公室作為學(xué)校管理系統(tǒng)中的協(xié)調(diào)者,在學(xué)校的管理工作上發(fā)揮了承上啟下、左右聯(lián)系、溝通參謀的重要作用,但當(dāng)前我國高校辦公室管理工作出現(xiàn)了很多問題,本文從管理的角度對高校辦公室管理的有效性進(jìn)行探討,分析目標(biāo)管理在高校辦公室中的運用。
目標(biāo)管理;高校辦公室
目標(biāo)管理是以目標(biāo)為基礎(chǔ),或?qū)⑵渥鳛橹笇?dǎo)而實行的一種管理方法,被廣泛地運用到大型企業(yè)的管理工作中,在長期實踐中取得了較大的成功,已經(jīng)逐漸成為了很多事業(yè)單位管理改革的選擇方向?;趯Ω咝1旧砉芾硪?guī)范化、制度化與高效化的客觀要求,目標(biāo)管理在高校辦公室中的運用將有更大的價值與意義。
首先是管理目標(biāo)明確,分級管理。目標(biāo)管理是以目標(biāo)作為管理基礎(chǔ),或是直接將有效的理論作為基本范疇,根據(jù)各級的職能,制定分目標(biāo),保證在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)自我控制與目標(biāo)達(dá)成。其次是得到多種理論的支持。如人性假設(shè)理論,這種理論除了比較現(xiàn)實的物質(zhì)因素外,還從心理因素、社會因素等方面進(jìn)行綜合考慮,影響到參與人員的生產(chǎn)積極性。又如動機(jī)激發(fā)理論,也就是假設(shè)人們想要達(dá)成某種目標(biāo),那么目標(biāo)管理模式將會遵循這個規(guī)律,引導(dǎo)其完成整體目標(biāo)。最后是系統(tǒng)管理,以人為本。目標(biāo)管理能很好地運用總體目標(biāo),密切聯(lián)系整個單位,強(qiáng)調(diào)對整體與系統(tǒng)的統(tǒng)一管理。以人為本,強(qiáng)調(diào)民主,滿足單位目標(biāo)與個人需求,充分調(diào)動工作積極性[1]。
2.1 問題較多,對目標(biāo)管理的運行產(chǎn)生消極影響
如缺乏科學(xué)的目標(biāo)構(gòu)建體系,一些高校辦公室制定的目標(biāo)過于深入,追求面面俱到,細(xì)而多的環(huán)節(jié)使得任務(wù)權(quán)衡不當(dāng),缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)。另外,制定的目標(biāo)太高,過于理想化,實現(xiàn)起來比較困難。而對于過程中出現(xiàn)的變動缺乏及時靈活的處理對策,無法根據(jù)形勢與具體情況及時調(diào)整目標(biāo),缺乏民主制定的環(huán)境,很多職工沒有參與目標(biāo)制定工作,影響實行主動性,其中的管理不足也影響了目標(biāo)的實施。
2.2 缺乏到位的認(rèn)識與健全的機(jī)制
很多辦公室人員對目標(biāo)管理的概念認(rèn)識模糊不清,誤以為目標(biāo)管理非常簡單,只是單純根據(jù)下達(dá)任務(wù)進(jìn)行目標(biāo)考核,并沒有認(rèn)識到這種管理模式是建立在以職工為中心的自我控制與指導(dǎo)基礎(chǔ)上,認(rèn)識不足導(dǎo)致不少人員對管理有排斥情緒。此外,一些人員對自身的職能也認(rèn)識不足,導(dǎo)致管理機(jī)制的缺失。辦公室工作與其他部門之間的交集密切,如果對工作的定位不明確,那么目標(biāo)制定也會不合理。缺失的機(jī)制勢必會使辦公室工作處處受阻,工作較為被動。
3.1 提前做好準(zhǔn)備,打下基礎(chǔ)
在高校辦公室管理中運用目標(biāo)管理的首要任務(wù)就是時刻準(zhǔn)備著:(1)思想準(zhǔn)備,比如培養(yǎng)教職工對目標(biāo)管理理論與實踐的學(xué)習(xí),樹立明確的目標(biāo)管理意識以及民主管理理念。(2)組織準(zhǔn)備,落實辦公室責(zé)任,定職定責(zé),培養(yǎng)骨干,做好人員分流工作,不斷完善辦公室獎懲制度,結(jié)合學(xué)校管理的實際情況制定科學(xué)合理的薪酬制度。(3)文件準(zhǔn)備,目標(biāo)管理的反饋工作不可或缺,要及時對反饋加強(qiáng)重視,建立相應(yīng)的制度以及有效的管理系統(tǒng),為目標(biāo)管理提供支持。
3.2 建立目標(biāo)管理體系
設(shè)立明確的具體的目標(biāo),保證目標(biāo)符合可實行性,具備充分的現(xiàn)實意義,同時科學(xué)建立目標(biāo)體系,比如設(shè)立辦公室的整體工作目標(biāo),全面考慮到可能出現(xiàn)的各種問題,預(yù)先準(zhǔn)備解決問題的各種方案,隨后將目標(biāo)分解,設(shè)立每一個科室的具體責(zé)任與目標(biāo),明確任務(wù),確保其通過規(guī)劃與努力得以實現(xiàn)。值得引起注意的是,在設(shè)立的過程中,管理者必須要引導(dǎo)教職工積極參與其中,以形成良好的工作氛圍,逐漸實現(xiàn)與學(xué)校最終目標(biāo)相符的整體目標(biāo),規(guī)范辦公室任務(wù)管理,使其管理工作為學(xué)校的建設(shè)起到促進(jìn)的作用。
3.3 采取有效的授權(quán)與控制政策,保證管理方式的順利實施
目標(biāo)管理落實到具體的工作上要分為三個實施步驟,首先是實行有效的授權(quán)管理,要求上級下放下級權(quán)力,使下級有一定的自主管理權(quán),同時保證下級的管理權(quán)力不越位,并恪守職責(zé);其次是進(jìn)行有效的控制,針對一些在具體工作中出現(xiàn)的失誤,必須追究責(zé)任,層層調(diào)查,保證工作質(zhì)量與工作熱情不受到影響,并有效監(jiān)督目標(biāo)實現(xiàn)的進(jìn)度;最后是定期檢測監(jiān)督目標(biāo)實現(xiàn)的情況,對于一些無法按時完成的科室或教職工,要跟進(jìn)并予以督促,為目標(biāo)管理的順利實施起到推動作用。
3.4 做好考評工作,及時反饋
辦公室在目標(biāo)實施結(jié)束以后,要對取得的成果與預(yù)設(shè)目標(biāo)進(jìn)行比較,才能對目標(biāo)實現(xiàn)情況以及科室教職工的工作狀況進(jìn)行衡量,將此作為依據(jù)對教職工進(jìn)行獎懲,這是目標(biāo)管理非常重要的一個階段。
要建立有效的成果考評體系。保證考核標(biāo)準(zhǔn)清晰明確,預(yù)防出現(xiàn)歧義或困惑的產(chǎn)生,考核標(biāo)準(zhǔn)要遵循客觀的原則,保證與標(biāo)準(zhǔn)之間協(xié)調(diào)一致,考核方法符合辦公室的實際情況,也符合考核對象的特征。對考核進(jìn)行設(shè)計時要緊緊圍繞每一項具體工作目標(biāo)制定,明確相關(guān)數(shù)據(jù)的來源渠道以及指標(biāo)的認(rèn)定方式,針對不同的指標(biāo)設(shè)定不同的分值。另外,對定性指標(biāo)和定量指標(biāo)要采用不同的考核形式進(jìn)行,保證考核工作合情合理。為了反映出各科室教職工實際的工作狀態(tài),考核可以從德、能、勤、績、廉五個方面進(jìn)行,德是指政治思想和道德品質(zhì),勤是指工作效率與勞動紀(jì)律,能是指勝任工作的各種能力,績是指業(yè)績與目標(biāo)完成情況,廉示指廉潔自律和法紀(jì)觀念,將這五個方面歸為一個統(tǒng)一的整體,根據(jù)每一個崗位的不同,分職責(zé)分層次地進(jìn)行考核,形成及時的反饋機(jī)制[2]??荚u要注意科學(xué)有效,自評與領(lǐng)導(dǎo)考評相結(jié)合,保證公平公正,預(yù)防弄虛作假,充分調(diào)動教職工的工作熱情,提高辦公室工作質(zhì)量。
綜上所述,高校辦公室目標(biāo)管理的執(zhí)行涉及到管理觀念的轉(zhuǎn)變與管理方式的變革,同時還受到各種主客觀方面的影響與制約,要取得成效并不是一朝一夕的事,需要逐步建立與貫徹實行,因此,高校辦公室領(lǐng)導(dǎo)與全體教職工必須更行觀念,進(jìn)取創(chuàng)新,實現(xiàn)現(xiàn)代高校管理模式的重建目標(biāo)。
[1]楊英.目標(biāo)管理在高校辦公室的運用研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,12(11):22-23.
[2]陳洪林.高校辦公室運用目標(biāo)管理的策略研究[J].集美大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版),2013,12(02):44-45.