范 燁 盧東慧

（哈爾濱商業(yè)大學 黑龍江 哈爾濱 150028）

加強高校學生檔案管理工作新思考

范 燁 盧東慧

（哈爾濱商業(yè)大學 黑龍江 哈爾濱 150028）

文章論述了高校學生檔案的重要性，并對當前高校學生檔案管理中存在的學生檔案收集內容與社會需求脫節(jié)、學生檔案人檔脫離現(xiàn)象嚴重、高校師生檔案意識淡薄、學生檔案數(shù)字化程度不高等若干問題，提出相應的解決對策。

高校學生檔案管理；學生檔案；對策

一、高校學生檔案的重要性

學生檔案是干部人事檔案的原始材料，它是干部人事檔案形成的基礎，是一個人一生中最早的真實記錄。學生檔案基本信息一旦形成就要伴隨他一生，因此，學生檔案工作做得如何直接影響干部人事檔案的質量。認真做好學生檔案的收集、鑒別、整理工作對干部人事檔案的形成至關重要，高校學生檔案管理部門應高度重視學生檔案建設，把對學生各方面能力的培養(yǎng)，技能的提升在學生檔案中都能體現(xiàn)出來，為學生就業(yè)提供第一手資料，為干部人事檔案的建立提供有價值的原始資料。

高校學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、能、勤、績及家庭背景的書面材料，是非常寶貴的個人信息資源，它對個人就業(yè)、升學、出國、轉正定級、職稱評定、工齡核算等方面起著重要的憑證作用。學生檔案中的成績單、年度品行鑒定表、獎懲材料等，從這些材料中能夠真實客觀地反映出學生的學習情況、政治思想表現(xiàn)、社會實踐狀況、家庭背景等。通過這些信息有利于學生工作者全面了解學生情況，更好地開發(fā)學生潛能；有利于用人單位對畢業(yè)生個人信息的了解，得知應聘者在校學習期間的思想道德、知識能力和個人素質等情況，學生檔案都很好的發(fā)揮了參考作用。

二、高校學生檔案管理中存在的主要問題

（一）高校學生檔案內容貧乏，收集內容與社會需求脫節(jié)

高校學生檔案是大學四年中逐漸形成的包括學籍材料、鑒定材料、獎懲材料、黨團材料等，這部分材料只體現(xiàn)了高校學生在校時間的部分情況和表現(xiàn)，無法滿足用人單位對畢業(yè)生的實際考評需要，在當下實行雙向選擇就業(yè)模式下，用人單位更加看重的是學生的個人素質、科研能力、組織能力、團隊協(xié)作能力及誠信等方面的信息，而這些內容是目前學生檔案所不能提供的。因此，針對社會需求的變化，檔案部門應調整學生檔案收集內容，將收集重點逐漸向能反映學生德、能、勤、績等材料方面來。

（二）高校學生檔案人檔脫離現(xiàn)象嚴重

高校學生檔案是不可再生的寶貴的信息資源。大學時期是人的一生的黃金時期，在這期間形成的人事檔案對今后就業(yè)、提升具有重要的參考價值，然而許多學生不清楚、不重視自己的檔案。自主創(chuàng)業(yè)畢業(yè)生認為檔案沒用，有的將檔案繼續(xù)放在學校，有的將檔案放在人才中心，從此不再問津；對于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生，由于用人單位只看重畢業(yè)生的能力，不要求提供檔案，再加上剛畢業(yè)的學生工作不穩(wěn)定，跳槽現(xiàn)象嚴重，認為檔案沒用，放棄對檔案的管理，久而久之就造成了人和檔案脫離，而且這種局面隨著就業(yè)壓力的加大會更加嚴重。

（三）師生檔案意識薄弱，學生檔案管理難度增大

由于高校檔案管理部門和管理者對本職工作的宣傳不到位，使得學生缺乏檔案意識，不知道檔案對自己有何作用，因此，在填寫學籍檔案時缺乏嚴肅認真的態(tài)度，草草添完交差，書寫不規(guī)范，內容不準確現(xiàn)象時常發(fā)生。同時，隨著高校擴招，學生檔案管理工作量猛增，導致管檔部門只能機械地完成大量的學生檔案收集工作，很難抽出時間審理學生檔案內容是否添寫正確，書寫是否規(guī)范，學生檔案管理難度增大。

（四）高校學生檔案數(shù)字化程度不高

就筆者所在的檔案館而言，由于設備條件限制、再加上人力不足，學生檔案數(shù)字化程度不高，雖然使用了檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理還停留在目錄式建檔階段，學生檔案還是以紙質為主，有利用只能通過復印來解決，這種落后的工作方式已不能適應現(xiàn)代社會快節(jié)奏的信息需求，同時手工利用檔案也增加了工作人員的負擔，影響了對學生檔案信息資源的進一步開發(fā)，這種落后的管理方式在高校學生就業(yè)過程中顯得無能為力。

三、加強高校學生檔案管理工作主要對策

（一）適應社會需求新形勢，豐富高校學生檔案內容

傳統(tǒng)的學籍材料反映的是一個學生在高校學習期間基本情況的歷史記錄，內容單一、檔案術語化、形式化嚴重，喪失了檔案的參考、憑證屬性。在雙向選擇的就業(yè)模式下，高校學生檔案管理工作必須完善學生檔案內容，使學生檔案能夠如實反映學生的綜合素質，為用人單位提供第一手參考資料。學生檔案除傳統(tǒng)收集范圍外，還應增加學生的科研水平、協(xié)調能力、組織能力、進取精神、誠信等方面信息的收集，這些內容不僅可以幫助用人單位選拔合適的人才，也可以增加畢業(yè)生的就業(yè)砝碼。因此，高校學生檔案的建立，一定要跟上社會需求新形勢，重新構建檔案內容指標體系，實現(xiàn)學生檔案的參考價值。

（二）健全高校學生檔案保存與轉遞制度

高校學生檔案材料形成涉及學校多個部門，而各部門大多各行其是，責任不明，在檔案的收集、保存過程中缺乏統(tǒng)一指揮，學生檔案材料的收集、歸檔工作滯后，造成學生檔案歸檔材料不齊全、歸檔內容不規(guī)范、檔案材料錯裝、漏裝現(xiàn)象時有發(fā)生，給畢業(yè)生就業(yè)造成不可彌補的損失。強化學生檔案的規(guī)范化管理，明確責任，建立嚴密的檔案保管、轉遞制度，檔隨人走，杜絕棄檔現(xiàn)象的發(fā)生。檔案如同人的身份證要伴隨人的一生，或更長時間，因此檔案管理部門應強化檔案意識，做好學生檔案的接收、保存、轉遞工作，為學生提供高效、優(yōu)質的服務。

（三）加大宣傳力度，全面提高師生檔案意識

高?？赏ㄟ^多種途徑與方式，加強師生檔案意識的培養(yǎng)：首先，在新生入學之際，通過講座的形式宣傳《檔案法》，按照學校要求重視個人檔案材料的日常積累，讓學生初步樹立檔案意識；其次，根據(jù)學校實際情況，充分利用校園網(wǎng)、報刊、廣播、宣傳欄等多種形式，大力宣傳檔案的重要性與棄檔的危害性，使廣大師生充分認識到學生檔案對學生就業(yè)、升學、出國深造以及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。

（四）加快高校學生檔案數(shù)字化建設

學生檔案管理部門應與時俱進，重視學生檔案的基礎工作，同時開發(fā)適合本校實際的學生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，把高校學生檔案從落后的手工管理向現(xiàn)代化管理轉化，借助現(xiàn)代的信息技術實現(xiàn)學生檔案內容的數(shù)字化，網(wǎng)絡化，使各部門學生檔案信息資源共享，從而達到更加快速、準確、全面地提供每個學生檔案信息的目的。改變學生檔案載體的單一性，采用磁盤、光盤等大容量的載體，既可以保存更多的紙質檔案信息，也為實現(xiàn)學生檔案信息化與網(wǎng)絡化奠定基礎。

學生檔案是高校檔案管理工作的一個重要組成部分，是干部人事檔案形成的基礎。學生檔案是學校與社會聯(lián)系的橋梁紐帶，它為人才開發(fā)提供原始信息和準確數(shù)據(jù)，為用人單位選拔人才提供重要參考。因此，做好學生檔案管理工作意義重大。

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本文是黑龍江省自然科學基金項目(項目編號：F201217)和黑龍江省教育廳項目(項目號∶12531175)階段性研究成果。

范燁哈爾濱商業(yè)大學人事處檔案科副研究館員情報學碩士。