文/通榆縣疾病預(yù)防控制中心 郭亥

一、引言

在檔案管理工作中，引入信息化技術(shù)，可以更好地減輕人工勞動(dòng)量，提高檔案的利用效率。在疾控部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作中，通過(guò)信息化建設(shè)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息在不同疾控機(jī)構(gòu)之間的共享，能有效地促進(jìn)我國(guó)疾控事業(yè)的發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案信息化可以更好地對(duì)檔案的原件進(jìn)行保護(hù)，避免了紙質(zhì)檔案原件被借閱過(guò)多所造成的丟失或者損壞。通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描檔案，實(shí)現(xiàn)電子化的管理與保存，提高了對(duì)檔案信息的保護(hù)效果。在信息化技術(shù)引入后，一個(gè)先進(jìn)的檔案信息管理平臺(tái)，可以更好地減輕檔案信息管理人員的工作壓力，只要熟悉了基本工作流程和操作需求，就可以完成日常的檔案管理工作。信息化的檔案管理工作，在海量的檔案中提供了更加便捷的檢索途徑，通過(guò)對(duì)電子文檔的自動(dòng)檢索，只需要輸入關(guān)鍵詞信息，就可以快速地進(jìn)行檔案的調(diào)閱。另外，檔案信息化也更好地實(shí)現(xiàn)了疾控部門(mén)的檔案共享與資源整合，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成檔案信息的快速傳遞，這對(duì)于我國(guó)疾控事業(yè)開(kāi)展日常工作有著至關(guān)重要的意義。

二、現(xiàn)階段疾病預(yù)防控制部門(mén)檔案管理工作中的不足

在現(xiàn)階段的疾控部門(mén)檔案管理工作中，很多管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度不足，其內(nèi)部缺乏專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)。檔案管理工作的從業(yè)人員大多數(shù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練，并且人員編制上存在不足的問(wèn)題，檔案管理工作人員也沒(méi)有得到明確的解釋。管理機(jī)制上的不足和管理人員數(shù)量和素質(zhì)上的缺失，導(dǎo)致了檔案管理工作信息化建設(shè)發(fā)展舉步維艱。相對(duì)于其他管理部門(mén)的工作來(lái)說(shuō)，檔案管理部門(mén)的工作不被重視，并且缺乏短期效益獲取的能力。再加上相關(guān)投入不足，各種條件限制，導(dǎo)致了檔案管理工作在整個(gè)疾控部門(mén)的內(nèi)部管理工作中地位十分輕微。

很多檔案管理人員由于沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)系統(tǒng)化的培訓(xùn)，并且缺乏醫(yī)學(xué)知識(shí)與檔案管理技能等多方面的能力，其檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，很多工作任務(wù)難以得到有效地完成。由于疾控中心屬于事業(yè)單位，其內(nèi)部管理工作具有相應(yīng)的流程，并且管理工作單一化，缺乏有效的考核。檔案管理工作人員的工作態(tài)度消極，缺乏主動(dòng)性，各項(xiàng)信息化工作的落實(shí)與執(zhí)行也難以得到有效的保證。

三、如何做好疾病預(yù)防控制部門(mén)檔案信息化建設(shè)工作

（一）提高對(duì)信息化建設(shè)工作的重視。疾控部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作中，要重視信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，將信息化建設(shè)工作納入整體發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃當(dāng)中。管理者要提高認(rèn)識(shí)，并且加強(qiáng)學(xué)習(xí)，為檔案管理信息化建設(shè)打造一個(gè)良好的開(kāi)展環(huán)境，加強(qiáng)相關(guān)軟硬件方面的投入。在人員配置上，要結(jié)合不同崗位的需求來(lái)指派專(zhuān)人進(jìn)行負(fù)責(zé)，確保整體內(nèi)部管理機(jī)制對(duì)檔案管理工作有明確的保障。

（二）提高從業(yè)人員信息技術(shù)素養(yǎng)。信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作的內(nèi)容和形式都發(fā)生了一定的變化。信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理人員的信息技術(shù)要求較高，只有具有高素質(zhì)、高業(yè)務(wù)能力的專(zhuān)業(yè)人才才能更好地適應(yīng)信息化建設(shè)的需求。在日常檔案管理工作中，要積極地開(kāi)展相關(guān)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，及時(shí)地對(duì)專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)高效管理。

（三）完善檔案管理平臺(tái)。檔案信息的存儲(chǔ)需要一個(gè)完善的管理平臺(tái)來(lái)做為承載，并且其管理平臺(tái)要具有完善的管理功能。檔案管理平臺(tái)中，傳統(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，存儲(chǔ)在管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。數(shù)據(jù)庫(kù)建立的過(guò)程中，需要不同部門(mén)進(jìn)行相互配合，提高數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)部檔案信息的完整性。

（四）創(chuàng)建規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理流程。檔案管理工作信息化建設(shè)，需要一個(gè)科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理流程來(lái)做為管理工作的執(zhí)行依據(jù)。針對(duì)于當(dāng)前疾控部門(mén)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和工作流程來(lái)進(jìn)行梳理與改進(jìn)，提高檔案管理工作信息化建設(shè)的成效。通過(guò)構(gòu)建完善、規(guī)范的管理流程，可以更好地讓檔案信息管理工作有章可循，通過(guò)層層地強(qiáng)化、把關(guān)與監(jiān)管，促進(jìn)各項(xiàng)管理制度的有效落實(shí)，從而讓信息化管理工作得到最大限度地發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)階段疾控部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作中，信息化建設(shè)是其重要的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理工作引入信息化技術(shù)，可以更好地構(gòu)建一套完善的檔案信息管理平臺(tái)，提高檔案信息的利用效率，為疾控機(jī)構(gòu)開(kāi)展相關(guān)工作提供良好的檔案信息基礎(chǔ)。在開(kāi)展檔案管理工作要重視網(wǎng)絡(luò)化、信息化、現(xiàn)代化與規(guī)范化地發(fā)展，加強(qiáng)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)的共享與交互，優(yōu)化資源配置，為疾控事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1] 李敏.淺談疾病預(yù)防控制檔案的信息化管理問(wèn)題[J].才智,2014(12).

[2] 甄蕊.談疾病預(yù)防控制檔案管理的幾點(diǎn)看法[J].黑龍江史志,2013(11).

[3] 劉雪玫.淺析基層疾病預(yù)防控制檔案的利用[J].云南檔案,2013(04).