文/湄洲灣職業(yè)技術(shù)學(xué)院　蔡亞瓊

?

高職院校教學(xué)檔案利用服務(wù)實踐中的問題反思

文/湄洲灣職業(yè)技術(shù)學(xué)院蔡亞瓊

【摘要】分析高職院校的教學(xué)檔案管理的實踐與現(xiàn)狀，其存在教學(xué)檔案管理隊伍不夠穩(wěn)定、教學(xué)檔案管理還比較分散、缺乏有效的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用機制等問題，反思教學(xué)檔案服務(wù)利用中存在的問題，提出了強化教學(xué)檔案服務(wù)利用的幾點措施，為教學(xué)檔案全面服務(wù)并適應(yīng)高職院校應(yīng)用型技術(shù)人才培養(yǎng)目標(biāo)的發(fā)展需求提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案；服務(wù)利用；問題反思

教學(xué)檔案是高職院校師生最關(guān)心、最直接、最重要的原始記錄，據(jù)統(tǒng)計，高職院校檔案查檔利用中，查閱教學(xué)檔案占全部利用的85%以上，同時，學(xué)校的教學(xué)管理、師生的日常教學(xué)活動均圍繞教學(xué)檔案的查閱與利用展開的。因此，做好教學(xué)檔案的利用服務(wù)，滿足師生日益增強的教學(xué)檔案需要，促進(jìn)校園和諧，已成為高職院校檔案同仁的共識。高職院校都在不同程度重視教學(xué)檔案管理與建設(shè)，在硬件中重視加強場地設(shè)施設(shè)備的添置，軟件中注重推進(jìn)教學(xué)檔案的信息化管理進(jìn)程，教學(xué)檔案管理、利用水平在不斷提高。然而，教學(xué)檔案利用服務(wù)實踐要深入持久地開展，就必須在不斷總結(jié)教學(xué)檔案服務(wù)工作經(jīng)驗的同時，更加關(guān)注和反思教學(xué)檔案服務(wù)工作中已有的難題和新出現(xiàn)的問題。

一、教學(xué)檔案管理隊伍不夠穩(wěn)定

大多高職院校教學(xué)檔案管理人員為兼職非檔案專業(yè)技術(shù)人員，缺乏專職教學(xué)檔案管理人員，而且教學(xué)檔案管理隊伍不夠穩(wěn)定，人員變化頻繁，造成隊伍素質(zhì)參差不齊，整體管理水平偏低，教學(xué)檔案的形成、建立、收集、整理、服務(wù)利用等環(huán)節(jié)無法銜接到位，導(dǎo)致教學(xué)檔案缺失嚴(yán)重，教學(xué)檔案實用性差，教學(xué)檔案管理嚴(yán)重滯后，嚴(yán)重影響教學(xué)檔案的利用與服務(wù)質(zhì)量。

二、教學(xué)檔案管理還比較分散

（一）管理場所分散。目前，高職院校的教學(xué)檔案管理在校、系兩級不同場所中分散管理，未建立起集中統(tǒng)一的管理場所，分散的場所致使管理效率低下，也造成校系兩級的檔案間不協(xié)調(diào)，甚至相互矛盾的現(xiàn)象，不利于教學(xué)檔案的共享利用。

（二）管理職能分散。高職院校的教學(xué)管理主要包括學(xué)籍管理、教學(xué)常規(guī)管理、實踐教學(xué)、實驗室管理、教學(xué)改革與教研等，不少院校往往因日常職能模塊的不同分屬于不同管理職能部門，即使同一管理部門也普遍存在不同模塊使用不同的管理軟件與系統(tǒng)的情況，系統(tǒng)間的兼容性差，尚未形成一體化管理格局，導(dǎo)致管理中無法及時協(xié)調(diào)集中，甚至出現(xiàn)管理的重疊矛盾和空白區(qū)域，給管理利用帶來較大的不便和困難，利用服務(wù)效率因此而低下。

（三）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。高職院校對教學(xué)檔案的管理包括兩方面，一是對教學(xué)檔案各形成單位的電子文件進(jìn)行歸檔管理，二是對教學(xué)檔案進(jìn)行資源整合。就前者而言，最好的方式是實行電子文件到電子檔案的自然歸檔和一體化管理，但由于教學(xué)管理中各職能模塊的管理系統(tǒng)與檔案管理分屬不同信息管理系統(tǒng)，各系統(tǒng)的設(shè)計單位不同，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行設(shè)計，未建立起統(tǒng)一的共享兼容對接關(guān)系，系統(tǒng)間形成的數(shù)據(jù)難以互相轉(zhuǎn)換，無法直接進(jìn)行電子文件歸檔。就后者而言，對教學(xué)檔案進(jìn)行資源整合，建立教學(xué)檔案目錄與教學(xué)檔案專題數(shù)據(jù)庫是當(dāng)前重點，但由于目前還沒有建立檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，描述數(shù)字檔案資源的格式規(guī)范還沒有形成，所以還沒有建立起全面的、系統(tǒng)的、面向師生查檔需求的目錄和完整數(shù)據(jù)庫。

三、缺乏有效的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用機制

提供優(yōu)質(zhì)的教學(xué)檔案利用服務(wù)，是教學(xué)檔案乃至學(xué)校管理工作的目標(biāo)，其工作除具備豐富的教學(xué)檔案管理資源和對這些檔案資源的科學(xué)管理加工等基礎(chǔ)外，還必須建立起先進(jìn)的檔案服務(wù)運行機制，在檔案部門與師生之間建立起真正的綠色通道。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案服務(wù)運行機制具有一定的優(yōu)越性，但在現(xiàn)代飛速發(fā)展的數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的局限性顯而易見，數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)體系的建立是大勢所趨。但目前教學(xué)檔案服務(wù)利用存在的問題主要有：

（一）數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)認(rèn)識存在偏差。目前，受外圍網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與政策導(dǎo)向的影響，高職院校都已意識到借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行數(shù)字化教學(xué)檔案利用服務(wù)十分重要。事實上這種服務(wù)的宗旨、內(nèi)涵、真正原因以及如何正確實施等問題由于缺乏理論上的深入研究，形成了純粹的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，導(dǎo)致人們對教學(xué)檔案服務(wù)利用認(rèn)識上的偏差。所以，應(yīng)從師生需求服務(wù)、信息知識服務(wù)、服務(wù)效益等方面進(jìn)行研究，建立適合于高職教學(xué)與管理的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的理論體系，并以此提高并指導(dǎo)教學(xué)檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的工作。

（二）教學(xué)檔案信息化管理不夠完善。檔案館業(yè)務(wù)管理是檔案利用服務(wù)的基礎(chǔ)，其目的是最大限度地滿足師生對教學(xué)檔案的需求。教學(xué)檔案的信息化是推動教學(xué)檔案利用服務(wù)的原動力，直接影響教學(xué)檔案的利用服務(wù)水平。目前高職院校的教學(xué)檔案信息化仍處在發(fā)展階段，整體信息化程度差距較大，不少教學(xué)檔案仍未實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，未能實現(xiàn)開放性管理，如教學(xué)設(shè)備檔案、實踐教學(xué)檔案等因未能全面實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理而使其檔案缺失嚴(yán)重、查閱利用困難、利用服務(wù)效率低下。全面實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)化管理才能有效提高教學(xué)檔案的利用服務(wù)水平。

（三）未建立起多元化開放性服務(wù)利用機制。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化時代，教學(xué)檔案服務(wù)利用形式仍然較為單一，大多仍以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)形式為主，缺少便于師生服務(wù)利用的服務(wù)方式。尚未建立起形式多樣的借鑒網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子閱覽室、電子觸摸屏技術(shù)、移動網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)運用的服務(wù)利用形式，未建立起開放性服務(wù)利用，無法適應(yīng)高效服務(wù)利用。

（四）數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)缺乏完善的制度保障。由于觀念、經(jīng)費、人員等因素的影響，不少高職院校對數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用意識淡漠，尚缺少對教學(xué)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用配套的制度建設(shè)，尚未建立起完善的運行保障制度，這也是各種服務(wù)方式無法綜合利用的原因之一。所以，制度規(guī)范是保障服務(wù)方式實現(xiàn)的關(guān)

鍵，目前最需要的是在多形式利用服務(wù)的同時建立一套適用于教學(xué)檔案的數(shù)字化收集、檔案網(wǎng)絡(luò)開放、檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全保障等相關(guān)的具體細(xì)則與操作規(guī)范。

綜上分析，高職院校教學(xué)檔案管理與服務(wù)利用中管理隊伍還不夠穩(wěn)定，教學(xué)檔案管理分散，還缺乏有效的教學(xué)檔案管理服務(wù)利用機制作為保障。針對以上存在的問題，高職院校應(yīng)做到以下幾個方面：

第一，正確把握“質(zhì)”與“量”的關(guān)系。高職院校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理不僅要注重“量”的積累，更要全面把握服務(wù)與利用“質(zhì)”的內(nèi)涵，全面圍繞教學(xué)檔案的服務(wù)利用開展工作。

第二，建立一體化教學(xué)檔案管理體系。全面反思并正視存在的問題，理清教學(xué)管理職能，理順教學(xué)檔案管理關(guān)系，建立起一體化的教學(xué)檔案管理體系，為教學(xué)檔案服務(wù)利用創(chuàng)造條件。

第三，建設(shè)高素質(zhì)的穩(wěn)定教學(xué)檔案管理隊伍。加強教學(xué)檔案管理隊伍建設(shè)，提高管理隊伍整體素質(zhì)，增強服務(wù)利用意識，提高教學(xué)檔案服務(wù)利用水平。

第四，建立多元化開放式教學(xué)檔案服務(wù)利用平臺。推進(jìn)信息化管理進(jìn)程，引入多元化服務(wù)利用方式，建立便于師生的共享型開放式的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化檔案服務(wù)利用平臺。

第五，建立有效的教學(xué)檔案服務(wù)利用保障機制。高職院校教學(xué)檔案服務(wù)利用應(yīng)該建立起與教學(xué)檔案職能以及數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢相適應(yīng)的管理制度與保障機制，確保開放性的服務(wù)利用平臺安全有序運行，最大程度發(fā)揮其應(yīng)有的功效。

四、總結(jié)

高職院校的建設(shè)水平很大程度上取決于教學(xué)檔案的利用與功能發(fā)揮，高職院校要適時根據(jù)高職人才培養(yǎng)和技術(shù)發(fā)展的新要求，在實踐中堅持“走群眾路線”服務(wù)師生，不斷“回頭看”反思教學(xué)檔案管理與服務(wù)利用中存在的問題，突出教學(xué)檔案的服務(wù)利用功能，實時整改提高，建立起服務(wù)于應(yīng)用型技術(shù)人才培養(yǎng)目標(biāo)的高職院校教學(xué)檔案服務(wù)利用機制。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉艷春.淺議高校檔案管理與檔案利用[J].華章,2011(30):322-323.

[2]李長江.高校檔案資源建設(shè)的成就、問題及對策[J].運城學(xué)院學(xué)報2013 (1):92-94.

[3]馮博,程玉香.從“27號令”看新時期高校檔案規(guī)范化管理[J].蘭臺世界月刊，2010(20):48-49.

[4]任雪英,馮春華.談教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].長春理工大學(xué)學(xué)報：社會科學(xué)版，2008,(01):137-138.

[5]童愛玲.高校教學(xué)檔案建設(shè)與教務(wù)信息管理[J].蘭州石化職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2008,(04):329-330.