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        城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用與實(shí)現(xiàn)

        2015-11-26 16:50:18汕頭市城市建設(shè)檔案館鄭育能
        辦公室業(yè)務(wù) 2015年4期
        關(guān)鍵詞:檔案館檔案管理利用

        文/汕頭市城市建設(shè)檔案館 鄭育能

        我國(guó)城市正在飛速發(fā)展著,越來(lái)越多的城市建設(shè)檔案隨之發(fā)生變動(dòng),傳統(tǒng)的檔案管理方法逐漸凸顯出準(zhǔn)確度差、投入高、勞動(dòng)量大、效率低等缺點(diǎn),跟城市在信息時(shí)代的發(fā)展要求不符。此時(shí),數(shù)字化管理為城市建設(shè)檔案管理提供了新的選擇。為了更好地在城市建設(shè)檔案工作中利用數(shù)字化管理,我們首先要做的就是為數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)提供組織保障。

        一、城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用

        (一)館藏城市建設(shè)檔案數(shù)字化。在城市建設(shè)檔案工作中利用數(shù)字化管理,主要是通過(guò)對(duì)多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行融合和利用,協(xié)調(diào)處理傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)的檔案資料,將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息,從而使所有館藏的城市建設(shè)檔案信息都用數(shù)字化的形式來(lái)存儲(chǔ)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用具備明顯的實(shí)效性,工作效率大大提升,這是城市建設(shè)檔案館實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化最核心的基本點(diǎn)。

        (二)城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化。城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理不僅涵蓋了一切傳統(tǒng)檔案館的效能,還新增了檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動(dòng)化、檔案資料安全存儲(chǔ)以及計(jì)算機(jī)輔助管理檔案業(yè)務(wù)工作、輔助檔案信息立卷、檔案館實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、檔案自動(dòng)化標(biāo)引、安全保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、輔助檔案館庫(kù)房管理等各方面的功能,這是城市建設(shè)檔案工作有效利用數(shù)字化管理的另一個(gè)基本點(diǎn)。

        (三)檔案資源的利用共享化。當(dāng)下,城市建設(shè)的步伐越來(lái)越快,各種城市建設(shè)檔案資料依然以紙質(zhì)文字的形式存在于城市建設(shè)檔案的信息空間當(dāng)中。為改變這一傳統(tǒng)的方式,以實(shí)現(xiàn)資源共享,數(shù)字化管理是唯一行之有效的手段。具體地,城市建設(shè)檔案館充分利用信息網(wǎng)絡(luò),直接將資料信息傳遞給每一個(gè)用戶,從而實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案資源的利用共享化,完成城市建設(shè)檔案為社會(huì)服務(wù)的根本目的。

        二、實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的組織保障

        (一)建立集中的城市建設(shè)檔案管理模式。我國(guó)檔案管理主要有兩種模式,即分散制、集中制,城市建設(shè)檔案管理也一樣。城市建設(shè)檔案的分散管理模式具體是指檔案館內(nèi)各個(gè)不同的部門采取不同的方式管理檔案資料,而集中管理模式具體是指城市建設(shè)檔案館對(duì)檔案實(shí)行集中管理,具體體現(xiàn)在兩個(gè)方面:一方面,對(duì)館內(nèi)的所有城市建設(shè)檔案進(jìn)行集中管理或相對(duì)集中管理。另一方面,統(tǒng)一建立城市建設(shè)檔案管理制度。較分散管理模式而言,城市建設(shè)檔案集中管理模式的優(yōu)勢(shì)在于:對(duì)檔案管理進(jìn)行整體規(guī)劃,避免在對(duì)新型檔案或跨類別檔案的管理上出現(xiàn)交叉、空白,能促進(jìn)統(tǒng)一檔案發(fā)展規(guī)劃的形成,同時(shí)對(duì)城市建設(shè)檔案的利用和安全也更有利。

        城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理不僅涵蓋了館內(nèi)所有的檔案類別,還需要數(shù)字信息技術(shù)的支持,更離不開其他專業(yè)部門的配合——它不是一個(gè)專業(yè)、一個(gè)部門就能獨(dú)立完成的。在集中管理模式下,城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理能得到更有效、更全面的組織和實(shí)施,且能構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息資源利用平臺(tái),以順利開展城市建設(shè)檔案服務(wù)工作。

        (二)檔案館領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠的重視,并提供支持。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)涉及到各方面的工作,不管是部門協(xié)調(diào)、人員組織,還是業(yè)務(wù)推廣、資金保障等,我們要想做好檔案工作及檔案的數(shù)字化管理,得到領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視和支持是最重要的前提。從實(shí)踐結(jié)果來(lái)看,我國(guó)大多數(shù)檔案館的數(shù)字化管理進(jìn)程較慢的主要原因是得不到必要的技術(shù)支持、資金支持等。因此,檔案館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極將城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理提上工作日程,如針對(duì)檔案工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)緊張、錄入目錄的工作量巨大等問(wèn)題,為工作人員配備一定數(shù)量的短期外協(xié)工,專門協(xié)助檔案館工作人員完成數(shù)字化加工、錄入目錄、整理資料等工作,確保城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理按期順利實(shí)現(xiàn)。

        (三)建立健全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的組織網(wǎng)絡(luò)。城市建設(shè)檔案的根本目的在于提供利用,為城市規(guī)劃、建設(shè)及發(fā)展服務(wù)。在城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理時(shí)代里,檔案的形態(tài)及管理方式均發(fā)生了重大改變,致使檔案服務(wù)方式也發(fā)生了相應(yīng)變化。在這樣的情況下,城市建設(shè)檔案館有必要成立城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的工作小組、領(lǐng)導(dǎo)小組,以建立健全組織網(wǎng)絡(luò),做到層層分工落實(shí),確保檔案數(shù)字化管理早日實(shí)現(xiàn),為服務(wù)奠定基礎(chǔ)。如城市建設(shè)檔案館積極建設(shè)檔案數(shù)字化管理體系,由各部門主管共同組成專門的領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的總體協(xié)調(diào)、安排及監(jiān)督等工作;由檔案館全體工作人員及每一個(gè)部門的檔案兼職人員共同組成專門的工作小組,負(fù)責(zé)將各項(xiàng)檔案數(shù)字化管理工作落到實(shí)處,進(jìn)一步明確每一個(gè)工作人員的任務(wù)和職責(zé)。

        [1] 郎勇,金雪. 切實(shí)解決實(shí)際問(wèn)題 進(jìn)一步推進(jìn)城建檔案管理——赴杭州、寧波、廈門考察學(xué)習(xí)情況介紹[J]. 城建檔案,2014(02):10-11.

        [2] 陸紅. 傳統(tǒng)出版和數(shù)字化出版并存時(shí)期出版社圖書檔案數(shù)字化管理工作探討[J]. 城建檔案,2014(06):43-45.

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