文/貴州高速公路集團(tuán)有限公司 羅評(píng)娉

當(dāng)前我國(guó)的信息技術(shù)在不斷地發(fā)展，同時(shí)辦公自動(dòng)化的水平也有了非常顯著的提升，電子文件的數(shù)量也比以往多了很多，在當(dāng)前的檔案工作中，一個(gè)十分重要的內(nèi)容就是對(duì)電子檔案進(jìn)行妥善的管理，同時(shí)還要保證電子檔案的真實(shí)性和完整性，但是從實(shí)際的工作情況來(lái)看，還是存在著非常大的不足，職責(zé)的劃分還不是十分清晰，管理制度建設(shè)不完善，管理人員自身的素質(zhì)也不是很高，這都會(huì)對(duì)檔案工作的質(zhì)量產(chǎn)生非常不利的影響，所以必須要采取有效的措施對(duì)其予以改進(jìn)。

一、明確電子文件的涵義

在信息時(shí)代的社會(huì)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀，必須對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革與優(yōu)化。很多檔案館引進(jìn)了先進(jìn)的信息數(shù)字技術(shù)，提高了工作人員的工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管檔案的方式，會(huì)造成檔案的缺失以及丟失問(wèn)題，采用電子檔案的管理方式，可以有效延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間，而且可以提高檔案信息檢索的效率，為利用者節(jié)省了大量的時(shí)間。

相關(guān)的文件當(dāng)中已經(jīng)對(duì)電子文件的定義作出了規(guī)定，電子文件就是指在數(shù)字化的設(shè)備或者是環(huán)境當(dāng)中形成的，以數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或者是光盤(pán)當(dāng)中的同時(shí)依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行查閱和處理的文件。

由其定義我們就可以了解到，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理產(chǎn)生，并且使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍攝的圖片或者是視頻以及用錄音設(shè)備制作的音頻等等都能夠成為電子文件的重要組成部分，當(dāng)前電子文件還有對(duì)其產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)或者是使用及修改過(guò)程中所有的詳細(xì)記錄進(jìn)行記載的相關(guān)信息，這主要是由于每一份電子文件在生成之后都會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生其元數(shù)據(jù)和相關(guān)的信息內(nèi)容。

二、明確電子文件的管理職責(zé)

想要切實(shí)做好電子文件管理工作，充分保障電子檔案的真實(shí)性和完整性，相關(guān)的檔案行政管理部門(mén)與檔案形成部門(mén)、職責(zé)部門(mén)等有關(guān)部門(mén)之間要進(jìn)行良好的協(xié)調(diào)合作，并將各項(xiàng)職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）檔案行政管理部門(mén)。檔案行政管理部門(mén)對(duì)電子文件的管理有著重要的責(zé)任，檔案行政管理部門(mén)的工作人員要與其他部門(mén)的工作人員多進(jìn)行交流與溝通，還要對(duì)設(shè)定區(qū)域內(nèi)的電子文件進(jìn)行分類歸檔，并進(jìn)行合理的監(jiān)督。電子文件雖然發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，但是對(duì)檔案管理制度有著較大的影響，改變了以往的工作方式。檔案行政管理部門(mén)的工作人員要負(fù)起責(zé)任，提高工作的效率，這樣才能保證電子文件管理的質(zhì)量。

（二）電了文件形成單位。電子文件形成單位發(fā)揮著對(duì)電子文件進(jìn)行全程管理的作用，在電子文件形成時(shí)要對(duì)其進(jìn)行全程監(jiān)督，這些工作都需要有電氣文件形成單位的參與，工作人員一定要負(fù)起責(zé)任，管理人員還要制定出完善的管理制度，這樣才能對(duì)工作人員的日常行為進(jìn)行約束，才能提高電子文件歸檔的效率。

1.檔案部門(mén)的職責(zé)。檔案部門(mén)對(duì)電子文件的管理發(fā)揮著重要的作用，在與信息化工作等部門(mén)商議后，可以建立完善的文件歸檔制度，這包括對(duì)電子文件歸檔的要求，保管期限等。檔案部門(mén)還要與其他部門(mén)做好協(xié)調(diào)與交流工作，要滿足檔案管理的相關(guān)要求，還要保證電子文件的真實(shí)性，通過(guò)監(jiān)督與管理，可以保證電子文件信息的完整性。

2.信息化部門(mén)的職責(zé)。信息化工作部門(mén)對(duì)電子文件的管理發(fā)揮著安全保障的作用，信息化部門(mén)在檔案部門(mén)與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)部門(mén)之間架起了一座橋梁，可以為檔案部門(mén)提供較多的安全保障技術(shù)，還可以實(shí)現(xiàn)兩個(gè)部門(mén)之間的交流與溝通，可以對(duì)重要的電子文件進(jìn)行備份，還可以在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化后，對(duì)電子文件進(jìn)行遷移，這一過(guò)程保留了電子文件的格式，可以保證電子文件的有效性、完整性以及安全性。

（三）電子文件形成部門(mén)的職責(zé)。由于電子文件的大量出現(xiàn)，為了更好的對(duì)電子文件形成保護(hù)，建立了專門(mén)的電子文件形成部門(mén)，而這一部門(mén)的主要職責(zé)就是對(duì)電子文件進(jìn)行有效的積累和歸檔，值得注意的是，部門(mén)工作的開(kāi)展一定要依據(jù)本單位實(shí)際的檔案部門(mén)的要求來(lái)進(jìn)行。

由于電子文件的數(shù)量較多而且內(nèi)容龐雜，所以并不是一個(gè)人或者是一個(gè)部門(mén)就可以做好的工作，針對(duì)電子文件開(kāi)展工作，需要每一個(gè)部門(mén)都積極地參與，加強(qiáng)部門(mén)之間的合作和溝通，通過(guò)通力合作來(lái)對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔和積累。只有這樣才能夠有效地保障電子檔案信息的真實(shí)性和可靠性，從而為日后的電子文件的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、明確電子文件的管理原則

要想有效地保障電子文件檔案的完整性和真實(shí)性，就需要對(duì)電子文件進(jìn)行有效的控制，檔案部門(mén)要注重對(duì)電子文件生成的過(guò)程實(shí)施全程監(jiān)控，在保障電子文件真實(shí)、有效的基礎(chǔ)上，對(duì)電子文件的歸檔過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)密的控制，從而保障電子文件歸檔的質(zhì)量。

要想有效地保障電子文件的真實(shí)性和可靠性，就需要對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及背景信息進(jìn)行全面的掌控，將其與原文件進(jìn)行對(duì)比和分析，保持電子文件的形成與原文件的相關(guān)信息保持一致，只有這樣，才能夠在根本上保障電子文件的真實(shí)性和完整性。而電子文件部門(mén)需要對(duì)形成的電子文件的內(nèi)容和相關(guān)信息進(jìn)行必要的確認(rèn)，保持形成的電子文件與原始的文件相一致，從而保障文件的行政有效性以及法律證據(jù)性。

電子文件一定要保障其具有完整性，其完整性不僅指其內(nèi)容要完整，還指其電子文件結(jié)構(gòu)和背景信息要保持完整。要想使得電子文件保持完整就需要對(duì)信息收集的過(guò)程以及歸檔的過(guò)程進(jìn)行有效的控制，保障電子文件形成的完整性，只有這樣，才能夠保障電子文件的有效性。

有效性是電子文件管理的另一個(gè)重要的原則，所謂有效性就是電子文件所具備的可利用的價(jià)值以及可以被理解的程度。概括起來(lái)即電子文件信息記錄的可靠性以及兼容性等。如果電子文化沒(méi)有有效性，也就失去了保存的價(jià)值，因?yàn)橐粋€(gè)無(wú)法將其紀(jì)錄的信息識(shí)別或者讀取出來(lái)的電子文件，也就變成了死文件，毫無(wú)價(jià)值可言。

安全性是電子文件保存所要遵循的重點(diǎn)原則，尤其是在信息化時(shí)代，電子儲(chǔ)存方式為文件的永久保存提供了條件，但是網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入以及黑客的入侵，都為電子文件帶來(lái)了非常大的安全隱患，一旦文件信息被竊取，后果無(wú)法想象，尤其事關(guān)國(guó)家機(jī)密安全的電子文件。另外，因?yàn)殡娮游募c紙質(zhì)文件相比，修改更加便利，而且不會(huì)留下任何的痕跡，如果一旦電子文件遭到篡改，難以辨別其真假，也無(wú)法恢復(fù)到原來(lái)的面貌，為此，有關(guān)管理人員應(yīng)該制定密碼保護(hù)或者編寫(xiě)特定的程序來(lái)實(shí)現(xiàn)電子文件的安全管理等。此外，現(xiàn)階段我國(guó)的電子文件身份認(rèn)定的技術(shù)并不發(fā)達(dá)，很多非法操作者正是借機(jī)竊取文件，而且不會(huì)有任何的警告。正是由于上述原因，使得我國(guó)的電子文件安全性受到了極大地威脅，為此，有關(guān)人員應(yīng)該針對(duì)現(xiàn)實(shí)情況采取措施，盡快解決問(wèn)題。

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