文/廣東省源天工程有限公司 魏海如

在實際工作中，檔案管理信息化主要是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資源進(jìn)行合理的調(diào)整與管理，從而達(dá)到對檔案資源的高效利用。就目前信息化數(shù)據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀而言，由于部分系統(tǒng)操作、軟件應(yīng)用存在的各種安全漏洞以及從業(yè)人員素質(zhì)等問題，常常導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)安全問題、敏感數(shù)據(jù)的防竊取問題、防篡改問題，影響了信息化檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的安全隱患，逐漸引起了人們的注意力。

一、進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要性分析

目前，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平逐漸提高，使用檔案管理信息化系統(tǒng)，可以對職工檔案進(jìn)行信息化管理，對于促進(jìn)檔案管理工作的效率，具有重要的促進(jìn)作用。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，有利于解決傳統(tǒng)檔案管理工作中零散、不規(guī)范、信息查詢慢等問題，在最短的時間內(nèi)達(dá)到快速查詢信息的目的。利用信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的搜索引擎，甚至可以幾秒內(nèi)完成相關(guān)信息的查詢工作，給相關(guān)的管理工作帶來了極大的便利。另外，由于檔案管理工作本身具有一定的滯后性，傳統(tǒng)的檔案管理基本是通過手工制作完成的，規(guī)范性不強，時間也相對較長，對于檔案信息的同步性沒有保障。而信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，可以從根本上解決這個問題。信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，利用計算機(jī)技術(shù)可以快速地實現(xiàn)檔案信息的同步記錄，方便工作人員的隨時查詢，以滿足不同單位對檔案信息的有效需求。

二、信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問題分析

（一）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金有限。在信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)發(fā)展的新時期，在資金預(yù)算方面相較于前期的資金預(yù)算要高很多。專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件是檔案管理信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，如果專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件不能得到及時的更新，很難有效地開展信息化數(shù)據(jù)檔案的高效管理工作。但是在實際的工作中，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)后期的資金投入?yún)s相對較少。資金投入較少，直接導(dǎo)致檔案管理部門的硬件系統(tǒng)陳舊，缺少相應(yīng)的配套軟件。加之舊的軟件功能較少、適應(yīng)性較弱，嚴(yán)重影響了信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的順利開展。

（二）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低。部門單位盲目進(jìn)行檔案資料的收集工作，在沒有將資料進(jìn)行分類之前，不考慮資料的使用價值，不進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，直接記錄下來。盲目地收集資料，從檔案管理工作的表面上，可以達(dá)到檔案資料的詳盡度要求，但實際上資料的價值不高，反而因為占用了大量的資源，影響了正常的檔案管理工作。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低的問題，對于信息化數(shù)據(jù)檔案的管理工作，會產(chǎn)生極其不利的影響。其次，檔案管理部門的人員服務(wù)意識欠缺，也是導(dǎo)致檔案資料流于形式化的重要原因。

（三）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高。信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高，會直接導(dǎo)致信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作難以進(jìn)行下去。檔案管理工作人員是檔案管理工作的核心部分，檔案管理水平在一定程度上取決于工作人員的素質(zhì)。目前，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)普遍不高，部分年長的工作人員由于自身知識結(jié)構(gòu)老化，對新概念、新知識的接受能力較差，很難適應(yīng)信息化數(shù)據(jù)檔案管理的難度，無法深入開展相關(guān)的檔案管理工作。致使信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，一直無法取得顯著的成效。

三、促進(jìn)信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的有效策略分析

結(jié)合信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作過程中存在的問題，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下進(jìn)行深入分析，有利于促進(jìn)信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的完善發(fā)展，也能在最短的時間內(nèi)，顯著提高檔案管理工作的效率。在此，主要分析信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集利用效率較低、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高等問題的有效策略，可以為日后采取有效工作方法奠定基礎(chǔ)。

（一）加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入。為進(jìn)一步解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足問題，加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，在短時間內(nèi)完成檔案部門硬件設(shè)備和軟件的更新。同時，將相關(guān)的檔案工作納入單位的整體規(guī)劃中，從單位財政和政策兩個方面，確保檔案管理工作可以順利地開展下去。單位在財政方面，應(yīng)根據(jù)實際工作情況，設(shè)立檔案管理的專項資金，保證檔案管理部門硬件和軟件設(shè)施更新及擴(kuò)展工作。在政策方面，可以通過企業(yè)文化宣傳檔案管理的重要性，積極鼓勵工作人員參與到檔案管理工作中。因此，必須要加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，才能更好地保障檔案管理工作水平的進(jìn)一步提高。

（二）合理地構(gòu)建檔案信息資源體系。合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對于解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)中存在的資源收集、利用效率較低問題，具有一定的現(xiàn)實意義。在檔案信息收集的過程中，優(yōu)先選擇與單位相關(guān)的資料，有選擇性地刪除沒有查閱價值的信息。同時，按照國家的相關(guān)法律法規(guī)，合理地制定檔案管理辦法，用以規(guī)范檔案資料收集存在的問題。另外，在檔案管理工作中，應(yīng)逐步改善重收集輕利用的問題，使檔案管理在工作中發(fā)揮其應(yīng)有的價值。合理構(gòu)建檔案信息資源體系，才能從根本上改善檔案資料收集中的低效率問題。所以，結(jié)合具體單位的工作狀況，合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對于信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的發(fā)展具有極大的促進(jìn)作用。

（三）全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。為了更好地解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高的問題，促進(jìn)檔案管理工作的有序開展，全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)，是相對有效的策略。檔案管理部門應(yīng)定期準(zhǔn)備專業(yè)的培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的扎實理念以及開拓意識，使其可以在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，快速更新信息化數(shù)據(jù)檔案建設(shè)的重要性觀念。同時，檔案管理部門也可以根據(jù)實際的工作需要，積極引進(jìn)專業(yè)的人才，使之可以更加專業(yè)地進(jìn)行檔案管理工作。全方位提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理部門進(jìn)行檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是做好一切檔案管理工作的基本前提。因此，在檔案管理工作的實際工作中，必須結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中存在的具體問題，積極探究解決的策略，力爭在最短的時間內(nèi)做好檔案管理工作。

綜上所述，由于現(xiàn)代社會的發(fā)展，需要大量的信息，檔案信息的需求量越來越大，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，已成為當(dāng)前檔案信息化管理的基礎(chǔ)性工作。

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