文/東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院 宋柳萍

一、辦公自動(dòng)化對(duì)系部行政秘書(shū)工作的重要性

在高校行政管理中，系部行政秘書(shū)是下屬教學(xué)部門(mén)與學(xué)院行政職能崗位，是與各領(lǐng)導(dǎo)層聯(lián)系的紐帶，負(fù)責(zé)系部與各部門(mén)工作互通，是各項(xiàng)工作的重要樞紐，負(fù)責(zé)部門(mén)上傳下達(dá)的工作。同時(shí)，系部行政秘書(shū)的工作還兼具綜合性、時(shí)效性、繁雜性等特點(diǎn)。高校行政管理中采用OA辦公系統(tǒng)，可以本著把單位日常辦公管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的原則，將領(lǐng)導(dǎo)層、相關(guān)職能部門(mén)及下屬各教學(xué)系部利用互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)，實(shí)現(xiàn)公文、通知、公告、請(qǐng)示的上傳下達(dá)，實(shí)現(xiàn)基層數(shù)據(jù)的采集與匯總，形成一個(gè)涵蓋數(shù)據(jù)采集、信息保存、信息處理、傳輸控制的信息行政管理系統(tǒng)。

綜上所述，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)涵蓋面廣，實(shí)用率高，辦公速度快等特點(diǎn)能夠極大限度地提升行政秘書(shū)的工作速度，保證工作質(zhì)量，無(wú)疑是提高工作效率的重要及有效手段。

二、辦公自行化系統(tǒng)對(duì)系部行政秘書(shū)工作的積極作用

（一）節(jié)約成本、節(jié)省時(shí)間、提高工作效率。傳遞、辦理公文、撰寫(xiě)各項(xiàng)文書(shū)是系部行政秘書(shū)的常規(guī)工作。秘書(shū)撰寫(xiě)各類(lèi)文書(shū)通常需要經(jīng)過(guò)多次斟酌、刪減等修改程序才能定稿發(fā)出，根據(jù)傳統(tǒng)的秘書(shū)工作，文件在反復(fù)的過(guò)程中必定需要消耗大量時(shí)間，大量紙張筆墨，不可避免地造成了資源浪費(fèi)；同時(shí)，按照傳統(tǒng)的秘書(shū)工作，公文的辦理也需要秘書(shū)人員手動(dòng)將各類(lèi)文件分類(lèi)，整理，編排時(shí)間順序，按照急緩程度傳到不同領(lǐng)導(dǎo)處查閱審批，在公文的傳遞過(guò)程中，即使秘書(shū)人員如何抓緊時(shí)間傳送文件，中間都會(huì)出現(xiàn)由于程序復(fù)雜而消耗時(shí)間，如出現(xiàn)同一文件需要經(jīng)過(guò)多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批，這種滯慢的情況更加不可避免，甚至可能出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)尚未審批完成文件已經(jīng)過(guò)期的情況。同時(shí)在公文辦理中，也可通過(guò)計(jì)算機(jī)將文件掃描傳送到相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)算機(jī)中待其查閱審批，即使領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，也可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)辦公，并且可在系統(tǒng)上查看領(lǐng)導(dǎo)批閱情況，方便行政秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)能夠嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)審批文件，傳達(dá)文件精神，下達(dá)文件任務(wù)，真正地實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化、個(gè)性化辦公，確保各項(xiàng)工作按時(shí)按量完成，節(jié)省時(shí)間，節(jié)約資源，提高工作效率。

（二）提高文件歸檔的系統(tǒng)性、科學(xué)性，方便查閱。系部行政秘書(shū)負(fù)責(zé)系部上傳下達(dá)的重要工作，也負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)文件的歸檔整理工作。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的出現(xiàn)，行政秘書(shū)人員可通過(guò)辦公系統(tǒng)及互聯(lián)網(wǎng)，接收各部門(mén)傳送的公文并可在計(jì)算機(jī)中建立相關(guān)文件夾，將公文文件按照類(lèi)別、重要等級(jí)等情況以電子文件的形式歸檔存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)磁盤(pán)中。秘書(shū)也可根據(jù)實(shí)際的工作需要，打印復(fù)印相關(guān)的紙質(zhì)材料歸檔，避免傳統(tǒng)的檔案管理需要眾多文件柜儲(chǔ)存大量紙質(zhì)材料的問(wèn)題，大大節(jié)省了檔案歸檔的時(shí)間及空間。系部領(lǐng)導(dǎo)、系部人員在工作過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)需要用到多種不同類(lèi)型的文件，甚至是多年前的文件。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，秘書(shū)避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)資料查閱工作的麻煩，計(jì)算機(jī)搜索功能使秘書(shū)人員可以在最短的時(shí)間內(nèi)提供相關(guān)文件，保證各項(xiàng)工作及時(shí)順利地開(kāi)展。

（三）增強(qiáng)系部秘書(shū)與各工作人員的協(xié)同合作。系部行政秘書(shū)工作屬于學(xué)院行政管理工作的基層管理，所有的材料數(shù)據(jù)的收集匯總，通過(guò)不同領(lǐng)導(dǎo)審批，甚至可能出現(xiàn)同一份文件需要遞交多個(gè)部門(mén)審批存檔的情況。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，秘書(shū)人員可以同時(shí)給多個(gè)部門(mén)多個(gè)工作人員及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)送各種辦理文件，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作同時(shí)進(jìn)行。利用自動(dòng)化系統(tǒng)，各部門(mén)人員也可隨時(shí)查閱文件的辦理進(jìn)度、辦理情況，做到實(shí)時(shí)工作跟蹤，節(jié)省大量的工作時(shí)間、人力及物力。工作過(guò)程中，行政秘書(shū)也可將材料及數(shù)據(jù)的收集工作利用電子文檔的形式統(tǒng)一發(fā)送、收集、整理。這就可以最大限度地避免系部在崗教師由于上課等原因不能及時(shí)上交材料的情況，確保工作按時(shí)按量完成。

（四）有利于促進(jìn)秘書(shū)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在方便秘書(shū)人員工作、提高辦公效率的同時(shí)也對(duì)秘書(shū)人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)水平提出了較高的要求。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)為中心，利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及一系列的先進(jìn)設(shè)備形成的辦公系統(tǒng)，要求秘書(shū)人員不僅僅需要具備秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及能力，還要求秘書(shū)人員必須懂得相關(guān)的計(jì)算機(jī)及其他辦公設(shè)備例如一體復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描機(jī)等相關(guān)先進(jìn)設(shè)備的運(yùn)用知識(shí)。所以，為了適應(yīng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展需求，秘書(shū)人員必須提高自己的專(zhuān)業(yè)技能及先進(jìn)設(shè)備的運(yùn)用能力。由于系部處理的辦公文件及相關(guān)數(shù)據(jù)均為教學(xué)一線數(shù)據(jù)材料，相對(duì)而言更加零散繁雜，所以系部行政秘書(shū)更應(yīng)該掌握好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用技能，提高工作效率，才能更好地服務(wù)一線教學(xué)部門(mén)，為整個(gè)學(xué)院的行政管理奠定好基礎(chǔ)。

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