文/國網(wǎng)四川北川縣供電有限責(zé)任公司　經(jīng)秀琴

電力檔案安全管理的規(guī)范化措施

文/國網(wǎng)四川北川縣供電有限責(zé)任公司經(jīng)秀琴

電力檔案屬于機(jī)密事務(wù)記錄，同時反映了電力企業(yè)的發(fā)展與項目的開展過程?；诖?，本文對電力檔案安全管理的規(guī)范化措施進(jìn)行討論，望能給相關(guān)部門提供有價值的參考。

電力檔案；安全管理；規(guī)范措施

所謂的檔案安全管理所指的是檔案管理的相關(guān)企業(yè)、單位為了防止檔案受到外來因素或者自身因素導(dǎo)致檔案丟失或者損耗而做出的管理工作。通過安全管理的規(guī)范化措施可以有效地防止安全事故的發(fā)生，在最大程度上延長了檔案保存的周期，能更好地發(fā)揮檔案資源的作用。

一、電力檔案安全管理規(guī)范化的重要性

關(guān)于電力檔案就是電力部門內(nèi)部工作以及事務(wù)的事實記錄，在整個檔案文件中反映了電力企業(yè)的文化、歷史、事跡等內(nèi)容。伴隨著社會的進(jìn)展以及市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場競爭呈現(xiàn)出越來越嚴(yán)重的趨勢。企業(yè)為了在這樣的激烈競爭中獲取主動權(quán)，就需要頂住供求關(guān)系的嚴(yán)重制約。在這樣的背景影響下，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過自身的優(yōu)勢進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)缺點。電力檔案所記錄的就是電力企業(yè)中所發(fā)生的一切真實的大小事務(wù)。電力企業(yè)相關(guān)部門可以通過對這些檔案的分析，針對自身企業(yè)發(fā)展策略進(jìn)行科學(xué)、合理的規(guī)劃與決策。檔案分析以及管理工作，能夠更全方位地為企業(yè)提供服務(wù)，促進(jìn)電力企業(yè)經(jīng)營管理模式的深化。電力檔案安全管理是象征一個企業(yè)邁進(jìn)現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一，同時，通過電力檔案管理工作還能反映出企業(yè)的管理水平。此外，通過電力檔案，可以協(xié)助企業(yè)找到錯誤的根源，及時進(jìn)行錯誤的修正，為企業(yè)的發(fā)展提高具有一定的促進(jìn)作用。當(dāng)前的電力檔案管理工作已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，采用了電子檔案以及紙質(zhì)檔案兩種方式進(jìn)行存儲，更加方便了檔案的使用性和實效性，提高了企業(yè)的工作效率，提升了企業(yè)的管理水平。因此電力檔案安全管理的規(guī)范化具有非常重要的作用性與必要性。

二、電力檔案安全管理的現(xiàn)狀

對于當(dāng)前的電力檔案管理工作而言，有一些管理工作人員缺乏一定的認(rèn)識，從意識上覺得電力檔案管理可有可無，從而放松了自身對檔案管理的工作要求。由于缺乏一定的重視，導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)了缺乏工作責(zé)任感、細(xì)節(jié)處理不到位以及缺少良好的職業(yè)道德。由于對電力檔案安全管理工作的不重視，也放松了自我的要求，沒有在工作學(xué)習(xí)中積累一定的檔案管理理論知識，沒有清楚地意識到電力檔案安全管理的必要性以及對企業(yè)發(fā)展的重要性。有的電力企業(yè)對檔案管理工作缺少一定的宣傳，企業(yè)管理人員對于檔案管理工作不重視，消弱了整個企業(yè)的檔案管理意識。在一定層面上影響到了企業(yè)管理工作與時代需求的接軌。在當(dāng)前我國市場經(jīng)濟(jì)得到高速發(fā)展的背景影響下，電力企業(yè)應(yīng)該做好電力檔案安全管理工作，不斷地規(guī)范檔案管理方式，更新檔案管理觀念，通過借鑒與創(chuàng)新檔案管理手段，更加全方位地、真實地反映企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r以及經(jīng)營成果。充分地發(fā)揮電力檔案管理工作人員的義務(wù)與責(zé)任，為促進(jìn)企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)競爭中獲得一席之地而作出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

三、電力檔案安全管理的規(guī)范化措施

（一）建立規(guī)范的檔案管理準(zhǔn)則。電力企業(yè)的發(fā)展是一個時間較長、資料較多的過程。在這個企業(yè)發(fā)展過程中，要想把電力檔案進(jìn)行全面、真實地記錄是一個非常困難的工作。當(dāng)前電力企業(yè)的檔案記錄人員相對缺少，檔案管理歸檔工作缺少一定的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理準(zhǔn)則。在這樣的一個工作環(huán)境中，容易出現(xiàn)記錄檔案混亂的問題。因此電力企業(yè)應(yīng)該建立起相應(yīng)的規(guī)范化檔案安全管理條例。讓檔案管理工作人員以規(guī)范的檔案管理準(zhǔn)則來進(jìn)行約束與限制，通過規(guī)范、統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)歸檔工作，有效地提高檔案管理工作效率，提升檔案的真實性與具體性。

（二）加強檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)。現(xiàn)在的市場經(jīng)濟(jì)正在高速地發(fā)展，電力企業(yè)管理模式也在不斷地更新與發(fā)展。傳統(tǒng)的電力檔案管理工作，都是兼職人員或者是暫時調(diào)派的工作人員。進(jìn)行檔案管理工作時，工作人員沒有熟練的檔案管理工作經(jīng)驗，對于檔案管理的資料收集與整理、歸檔、記錄、組卷等工作流程完全不了解，從而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了許多的問題。比如：檔案查閱不方便、檔案資料不完整等問題。這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響了檔案的利用率。因此應(yīng)該加強檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，有效地避免類似問題的發(fā)生，更加規(guī)范化、科學(xué)化、安全化地對電力檔案進(jìn)行管理。

（三）加強檔案前期管理，保障檔案管理規(guī)范化。電力企業(yè)每發(fā)展一個項目都是一個長期的過程，從項目工程的開始到結(jié)束都會產(chǎn)生許多繁雜的檔案資料，而且這些繁雜的檔案很難進(jìn)行歸檔，如果在進(jìn)行檔案管理過程中，要一直待項目結(jié)束才進(jìn)行整理，這樣會造成檔案管理的困難度。因此要加強電力檔案前期管理，從而更好地保障檔案管理的規(guī)劃化、科學(xué)化更加具備檔案記錄的真實性。

（四）用法律手段來保障項目規(guī)范化。電力項目開展的每一個階段的大小事務(wù)都要進(jìn)行檔案記錄，以便在項目完成之后對出現(xiàn)的問題提供檢查的憑證。因此，在進(jìn)行項目合同合訂時，就需要把檔案管理歸入合同當(dāng)中，通過法律的手段來保障項目的規(guī)范化以及完整性。這也是電力檔案安全管理的重要途徑之一。

[1]杜桂芳.信息時代做好企業(yè)檔案安全管理工作的思考[J].山東工業(yè)技術(shù),2013(08).

[2]趙月.檔案安全管理淺析[J].黑龍江史志,2013(08).