文/寧夏漢延渠管理處　何曉媛

淺談渠道管理單位水利工程科技檔案管理的現(xiàn)狀及建議

文/寧夏漢延渠管理處何曉媛

水利工程檔案是在水利工程建設(shè)與管理過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的原始記錄，本文針對(duì)渠道管理單位近年來(lái)的水利工程科技檔案管理現(xiàn)狀，闡述了水利工程科技檔案的特點(diǎn)以及在管理中存在的一些問(wèn)題，提出幾點(diǎn)建議。

水利工程；科技檔案；管理

隨著2011年中央一號(hào)文件《關(guān)于加快水利改革發(fā)展的決定》的出臺(tái)，國(guó)家對(duì)水利工程建設(shè)的投入越來(lái)越大，各渠道管理單位對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施維修改造的工程建設(shè)也越來(lái)越多，所產(chǎn)生的水利工程檔案比前幾年翻了幾番。作為信息資源的水利工程科技檔案發(fā)揮著其前所未有的巨大作用。不但可以為水利事業(yè)提供查考依據(jù)和實(shí)例，優(yōu)化水利建設(shè)方案，對(duì)水利工程質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)管和論證，還能在水災(zāi)害發(fā)生時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)在最短時(shí)間內(nèi)作出正確的決策提供有利的一手資料，從而保障人民群眾的生命及財(cái)產(chǎn)安全?？梢?jiàn)水利工程檔案的重要性日益凸顯。近幾年渠道管理單位雖然加強(qiáng)了對(duì)科技檔案工作的重視，但在檔案管理中對(duì)各項(xiàng)制度的落實(shí)、建立健全安全體系保障上還不夠完善，所以，做好渠道管理單位水利工程科技檔案的管理工作將是一項(xiàng)重要的長(zhǎng)期性工作。

一、渠道管理單位水利工程科技檔案的特點(diǎn)

（一）渠道管理單位水利工程科技檔案的安全關(guān)乎國(guó)家和人民財(cái)產(chǎn)的安危。水利是農(nóng)業(yè)的命脈、生態(tài)安全的源頭保障，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)支撐、民生改善的緊迫要?jiǎng)?wù)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)持續(xù)快速發(fā)展，我國(guó)水資源形勢(shì)深刻變化，水安全狀況日趨嚴(yán)峻，《關(guān)于加快水利改革發(fā)展的決定》文件中指出：“水資源是基礎(chǔ)性的自然資源和戰(zhàn)略性的經(jīng)濟(jì)資源。”從中可以看到，水利事業(yè)不僅關(guān)系著防洪安全、供水安全、糧食安全，而且關(guān)系著經(jīng)濟(jì)安全、生態(tài)安全、國(guó)家安全。所以涉及的水利工程已提高到一個(gè)戰(zhàn)略級(jí)的高度，相對(duì)應(yīng)產(chǎn)生的水利工程科技檔案在保障經(jīng)濟(jì)社會(huì)安全，促進(jìn)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，保護(hù)水土資源和改善生態(tài)環(huán)境等方面影響力重大，成為水利工程建設(shè)及管理中一個(gè)不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

（二）水利工程科技檔案具有一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和科研價(jià)值。

1.水利工程檔案具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值。由于水利工作是一個(gè)發(fā)展的持續(xù)過(guò)程，完整的水利工程科技檔案也必將是一種融匯多方且具有連續(xù)性的豐富史料。水利工程科技檔案見(jiàn)證著一項(xiàng)工程建設(shè)的全部歷程，有著非常重要的研究保存價(jià)值。通過(guò)查找相關(guān)檔案，可以以史為鑒，做到防微杜漸，避免重蹈覆轍，進(jìn)而可以節(jié)約開(kāi)支，降低成本，創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。如渠道治理、防洪排澇、工程建設(shè)、灌溉管理、供水收費(fèi)等多方面的資料記載，對(duì)在根治水患、抵御水旱災(zāi)害、水利工程的維修等方面，也將會(huì)發(fā)揮其重要作用。水利工程科技檔案作為資料性、憑證性的特性，還可用以維護(hù)單位的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益。

2.水利工程科技檔案具有較強(qiáng)的科研價(jià)值。渠道管理單位主要任務(wù)是為灌區(qū)農(nóng)業(yè)用水做好服務(wù)，所以，在灌溉管理以及渠道維修、渠道的砌護(hù)等各類(lèi)工程建設(shè)過(guò)程中，必然會(huì)產(chǎn)生和形成一些可供后人查考和取證的各種形式的原始資料。渠道管理單位對(duì)于自己掌握的這些第一手資料，經(jīng)過(guò)收集、鑒定、加工、整理、保存以后，就會(huì)成為該單位最齊備、最寶貴的水利工程科技檔案。教學(xué)科研單位在自己的工作過(guò)程中有可能借助水利工程檔案，參考前人所記載的豐富歷史資料，從而更好、更快地取得科研成果。

二、當(dāng)前渠道管理單位水利工程科技檔案管理工作的基本現(xiàn)狀

（一）個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理工作相對(duì)滯后。水利工程科技檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要單位領(lǐng)導(dǎo)給予高度重視，但個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作是檔案管理人員的事，致使對(duì)檔案工作缺乏及時(shí)、有效、準(zhǔn)確地領(lǐng)導(dǎo)，雖然制定了相關(guān)的責(zé)任制，但大多卻流于形式。傳統(tǒng)意義上的檔案管理，具有臨時(shí)性和相對(duì)滯后的特點(diǎn)，業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)各自為政，檔案部門(mén)被動(dòng)等待，業(yè)務(wù)部門(mén)敷衍交差，容易形成資料積累殘缺不全，這樣既給整理歸檔工作帶來(lái)了困難，又使得形成的檔案材料保存和利用價(jià)值不高。例如：就近年的渠道水利基礎(chǔ)設(shè)施改造工程而言，從項(xiàng)目的申報(bào)到工程竣工，工程形成的文件材料涉及面廣、涉及部門(mén)和人員多，經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，加之施工人員組成復(fù)雜，隨著工程施工結(jié)束，臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散，檔案材料也隨之消失。而一般的小型水利工程由于施工建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，未引起檔案人員的足夠重視。

（二）有的單位未制定相應(yīng)的工程檔案管理制度，工程檔案管理安全性欠缺。由于資金、辦公條件等影響，個(gè)別單位沒(méi)有健全或完善工程檔案管理規(guī)章制度；有些單位雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但在工作中缺乏嚴(yán)格的管理制度，沒(méi)有嚴(yán)格合理的考核辦法和健全的規(guī)章制度作保障，工作的隨意性很大，管理人員在工作中相互推諉、敷衍塞責(zé)導(dǎo)致了部分檔案不能及時(shí)存檔，如：渠道管理單位大部分檔案為文書(shū)檔案，水利工程科技檔案占的份額并不大，還有一些是大型重點(diǎn)工程檔案，雖然這些單位建筑物主權(quán)在本單位，但施工單位不一定是本單位，還有近幾年來(lái)，涉水工程逐年增多，一些工程直接由涉水單位來(lái)做，所以形成在本單位施工過(guò)程產(chǎn)生的水利科技檔案無(wú)法收集或收集不齊全，造成這些檔案外流，這就給檔案管理的安全埋下了隱性的伏筆。

（三）個(gè)別單位檔案室硬件設(shè)施配備不齊全，檔案管理人員不穩(wěn)定、素質(zhì)層次不齊。近年來(lái)，渠道管理單位從原有的對(duì)檔案室的防盜、防火、防水的外部設(shè)備的配備延伸至給保密文件配備保密文件柜。大多數(shù)單位檔案保管條件的確有了明顯改善，但仍有部分單位的檔案保管條件比較落后，達(dá)不到安全標(biāo)準(zhǔn)，與整齊、規(guī)范、統(tǒng)一的要求還有一定的差距。有的單位綜合檔案室雖然曾經(jīng)達(dá)到省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，但在達(dá)標(biāo)后漸漸變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，不能適應(yīng)起碼的安全要求；有的盡管有綜合檔案室，但設(shè)備不齊全，檔案柜五花八門(mén)不統(tǒng)一，比較零亂。在影響檔案安全的各種因素中，人是決定性的因素。檔案安全的最大保障是人的認(rèn)真，檔案安全的最大危險(xiǎn)是人的疏忽。各單位檔案管理專(zhuān)、兼職人員情況也不容樂(lè)觀，有的單位根本沒(méi)有落實(shí)專(zhuān)職檔案人員，檔案業(yè)務(wù)工作雖歸口于機(jī)關(guān)辦公室，但檔案人員一崗兼多職，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力從事檔案管理工作；大多數(shù)檔案管理人員不是具有檔案專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)職人員，業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，有的僅憑經(jīng)驗(yàn)來(lái)整理檔案，也沒(méi)有參加過(guò)檔案局的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)；有的單位檔案人員因業(yè)務(wù)變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，檔案平時(shí)疏于管理，應(yīng)對(duì)檢查敷衍了事，有的干脆臨時(shí)花錢(qián)雇人上門(mén)整檔，檔案入柜后也不去查閱利用。

三、做好渠道管理單位水利工程科技檔案工作的建議

（一）強(qiáng)化工程檔案的重要性，把檔案管理工作滲透到工程建設(shè)的全過(guò)程。首先，作為檔案管理人員，一方面要通過(guò)各種合理的、靈活的方式向領(lǐng)導(dǎo)闡明工程科技檔案工作的重要性和緊迫性，讓他們了解檔案工作的重要性，以取得單位領(lǐng)導(dǎo)及其他職能部門(mén)的認(rèn)同和配合；其次，應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，建成一把手參與，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，有人員、有經(jīng)費(fèi)、有設(shè)施完善的保密環(huán)境，如有人員調(diào)整時(shí)及時(shí)調(diào)整檔案小組成員，并堅(jiān)持做到檔案工作與業(yè)務(wù)工作同時(shí)部署，同落實(shí)，讓檔案工作成為單位的一項(xiàng)重要專(zhuān)項(xiàng)工作。對(duì)于施工周期短，形成檔案材料快的工程，專(zhuān)職或兼職檔案人員可主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢(xún)問(wèn)和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息，并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門(mén)有針對(duì)性地收集檔案資料。對(duì)于大型水利工程及某些跨年度的水利工程，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)始終保持與兼職檔案員及監(jiān)理、施工單位的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失，以確保工程檔案的連續(xù)性、完整性。

（二）建立健全水利工程檔案各類(lèi)管理制度及安全管理體系。要想做好單位檔案安全體系建設(shè)，最重要的就是制定出一系列可靠的檔案保管制度及檔案保護(hù)安全防范措施，并嚴(yán)格執(zhí)行。各單位應(yīng)當(dāng)執(zhí)行水利科技檔案的專(zhuān)項(xiàng)管理制度，明確相應(yīng)的責(zé)任辦公室和責(zé)任人，認(rèn)真落實(shí)檔案安全責(zé)任制，做到有領(lǐng)導(dǎo)管、有專(zhuān)人抓。

（三）加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。由于水利工程檔案具有“次性”和不可回復(fù)性的特點(diǎn)，客觀上對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程科技檔案工作的人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書(shū)檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關(guān)的一些專(zhuān)業(yè)類(lèi)別檔案，懂不同類(lèi)別檔案的分類(lèi)整理。因此，為達(dá)到水利工程科技檔案整理規(guī)范化的要求，一是需要檔案管理員多學(xué)習(xí)檔案規(guī)章制度及專(zhuān)業(yè)知識(shí)，多參加上級(jí)專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)、各級(jí)檔案學(xué)會(huì)及其高等院校舉辦一些水平較高的、帶有一定研究性和前沿性的關(guān)于檔案管理的繼續(xù)教育培訓(xùn)班、研討班，以不斷更新知識(shí)、提高檔案管理的業(yè)務(wù)能力；二是檔案專(zhuān)職人員經(jīng)常進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，對(duì)各業(yè)務(wù)科室兼職檔案管理人員就水利工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類(lèi)型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案，今后需歸檔及歸檔范圍。使大家對(duì)檔案內(nèi)容有所了解，注意積累資料，使檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化做好歸檔資料的收集工作。

（四）做好檔案室的硬件設(shè)施投入及安全性保障。一是強(qiáng)化檔案室的環(huán)境控制，創(chuàng)造良好的保存環(huán)境，延長(zhǎng)檔案的自然壽命。應(yīng)不斷更新檔案保護(hù)技術(shù)設(shè)備，按照國(guó)家制定的各種保護(hù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檔案保護(hù)的具體要求，達(dá)到檔案室的安全保管條件；二是繼續(xù)做好檔案室外圍設(shè)施的防護(hù)措施，如沒(méi)有加裝防盜、防火設(shè)施的盡量加裝防盜窗、監(jiān)控器、滅火器等防盜、防火設(shè)備；三是對(duì)于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的電子工程檔案，如一些水利工程圖紙等，要明確責(zé)任，專(zhuān)人管理，對(duì)于重要文檔絕對(duì)遵守保密規(guī)定不能外流，做好電子檔案源頭保護(hù)的控制。對(duì)于載體或者內(nèi)容已經(jīng)遭受損害的檔案要進(jìn)行修復(fù)，修復(fù)之前必須制定檔案修復(fù)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，必要時(shí)要進(jìn)行實(shí)驗(yàn)，確保在修復(fù)時(shí)不造成新的損壞。

水利工程科技檔案不僅是水利事業(yè)的重要組成部分，還是水利建設(shè)的歷史記錄，也是水利工程建設(shè)的重要依據(jù)。作為渠道管理單位檔案工作者，從整理檔案到管理檔案的過(guò)程中，不僅要整理好、保管好檔案，更要對(duì)檔案的保密性及安全性負(fù)總責(zé)。因此，只有加強(qiáng)工程科技檔案的科學(xué)管理、安全管理，才能確保其被準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)、有效地利用，使其能全方位地為水利事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)，才能使其自身的價(jià)值得以彰顯，才能更加有效地幫助水利事業(yè)健康、快速地發(fā)展。

[1]吳海安.怎樣管理好水利工程技術(shù)檔案［j］.檔案時(shí)空，1994（2）