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新時期教師進修學(xué)校的檔案管理工作的思考

文/四川省簡陽市教師進修學(xué)校曾定夏

【摘要】隨著新時期運用計算機對檔案實行電子化管理的要求日益提高，對于新時期進修學(xué)校檔案管理也提出了更高的要求。而在實踐過程中則要充分重視學(xué)校檔案管理中，目前所存在的問題，針對性地進行改進，充分發(fā)揮計算機技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所帶來的對檔案管理的便捷作用，促進資源共享與優(yōu)化，實現(xiàn)學(xué)校檔案的全方位信息化管理。

【關(guān)鍵詞】進修學(xué)校；檔案管理；信息技術(shù)

一、進修學(xué)校檔案管理的特點

進修學(xué)校檔案管理是衡量學(xué)校綜合管理水平和反映學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的標(biāo)志。學(xué)校檔案存在于學(xué)校各類實際管理工作和各職能部門的實際工作中，是隨著學(xué)校的日益發(fā)展逐漸累積起來的。本校培訓(xùn)對象為全市教師和學(xué)校干部，主要內(nèi)容涵蓋了基本功、教育教學(xué)業(yè)務(wù)水平和領(lǐng)導(dǎo)干部管理能力以及提高教職工素質(zhì)等緯度。這些檔案的收集與管理無不體現(xiàn)出教職員工的辛勤付出與智慧，也能最為直接地反饋出培訓(xùn)質(zhì)量的好壞。

二、進修學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）缺乏對檔案管理工作的重視。檔案的重要性不可忽視，它是記錄學(xué)校管理和教育教學(xué)過程以及結(jié)果的主要工具，因此檔案管理工作也是學(xué)校工作的重點之一。但就目前而言，檔案管理卻在學(xué)校工作過程中受到冷落。由于種種原因，如經(jīng)費缺乏、認(rèn)識不到位等導(dǎo)致學(xué)校對檔案管理工作的忽視。學(xué)校將重點都放在政教與教務(wù)管理方面，缺乏對檔案管理的重視，不僅對其投入的嚴(yán)重失調(diào)，在檔案管理人員的挑選方面也不夠細(xì)心，檔案管理人員多是一些兼職或業(yè)余人員，專業(yè)素養(yǎng)并不高，這也間接導(dǎo)致了檔案管理工作落實的缺乏。

（二）沒有完善的管理制度。檔案的管理需要經(jīng)過從形成到應(yīng)用的過程，因此需要制定嚴(yán)格的管理制度來切實保障這些步驟的施行.具備一個完善的管理制度也是進行檔案管理的基礎(chǔ)。而在學(xué)校內(nèi)部，部門多，教學(xué)工作類型多樣，事務(wù)繁雜，資料多，資料的分類亦需要嚴(yán)格管理。因此擁有一個嚴(yán)格的管理制度是必不可少的。但在實際操作中，經(jīng)常會出現(xiàn)紙質(zhì)文件與原文件不相同的情況。這些情況多是由于沒有對計算機上起草的文件進行很好的保護，隨意性大，因此會產(chǎn)生此類情況。

（三）從事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)落后。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)高低也是影響檔案管理的一個重要因素。而就目前的實際情況來看，學(xué)校所聘請的檔案管理人員并非專業(yè)從事檔案管理這一職業(yè)，多是兼職或半吊子，并未經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理知識培訓(xùn)，專業(yè)素養(yǎng)不高，并不能夠適應(yīng)當(dāng)前信息化環(huán)境下檔案管理工作的需要。

（四）檔案利用率低。學(xué)校對檔案方面的重視程度低，因此檔案的利用率也較低。相比之下博物館、圖書館等地對檔案管理的重視程度與使用程度都要大大高于學(xué)校。這其中或許由于學(xué)校檔案特色不鮮明，缺乏其特點。而且學(xué)校檔案缺乏在開發(fā)與綜合利用的動力。這些情況都是導(dǎo)致檔案管理工作缺失的重要原因。

三、加強新時期教師進修學(xué)校的檔案管理工作的措施

（一）加大檔案管理工作宣傳力度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度高低常常決定著教職員工對檔案管理工作的認(rèn)真與否，也決定了檔案工作日后的發(fā)展，從而影響檔案管理工作的質(zhì)量。因此必須提高對檔案管理工作的重視，將其提入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，同時增強領(lǐng)導(dǎo)們對檔案工作的重視意識，加強宣傳。檔案管理工作也要加強其專業(yè)性，營造一個良好的進行檔案管理工作的氛圍。

（二）加快建立完整檔案管理制度。建立良好檔案管理制度是開展檔案工作的必要保證，因此在制度建設(shè)方面必須采取一定的措施。首先要形成嚴(yán)格的檔案形成程序。在當(dāng)前電子檔案大行其道的情況下。檔案的形成過程要清晰，避免出現(xiàn)假檔案的情況。其次也要嚴(yán)格檔案的查閱,在查閱檔案時進行必要的授權(quán)管理，嚴(yán)格在查閱過程出現(xiàn)紕漏，避免出現(xiàn)檔案被篡改的情況。

（三）提高檔案管理數(shù)字化信息化水平。在當(dāng)前計算機技術(shù)迅猛發(fā)展的情況下，提高檔案管理的信息化、數(shù)字化水平也是當(dāng)務(wù)之急。首先加強電子檔案在檔案管理過程中的地位，使其成為檔案管理的主要形式，并逐步減少紙質(zhì)檔案的整理，積極促進紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，同時也要加強電子檔案的安全性重視，避免網(wǎng)絡(luò)安全問題的出現(xiàn)。其次要加大對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)方面的投入，提高其專業(yè)水平。

（四）加強檔案管理人員技能培訓(xùn)。信息時代對檔案管理者的自身素質(zhì)提出了很高的要求，不僅要求檔案管理人員擁有全方位的專業(yè)素養(yǎng)更要具備相應(yīng)的實際操作能力，同時也要掌握一定的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。因此加強人員技能培訓(xùn)，提高檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)，減少管理過程中的漏洞。

（五）提高檔案利用率。檔案的使用率低是學(xué)校檔案管理工作不足的一個重要原因。檔案即使整理好了，但實用率低，僅如一堆廢紙，一般束之高閣，也難以提高學(xué)校對檔案管理工作的重視。因此如何提高檔案的利用率也是解決信息化時代加強學(xué)校檔案管理工作的一個重要方面。目前普遍采用的方法及豐富檔案的形式，如檔案表現(xiàn)形式的多樣化，用ppt、動畫或人物訪談等，來提高人們對檔案的興趣；擴大檔案服務(wù)范圍，檔案不僅僅供本校師生查閱，更可用來成為學(xué)校對外展示形象的一個重要途徑，提高學(xué)校知名度。

三、結(jié)語

新時期進修學(xué)校的檔案管理必須順應(yīng)時代潮流，實現(xiàn)信息的電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。當(dāng)然，在實際在工作中也不能輕視紙質(zhì)檔案的管理，電子檔案管理受病毒感染，可由紙質(zhì)檔案來校正，相反，若紙質(zhì)中有誤，或收到認(rèn)為篡改，則也可通過電質(zhì)檔案加以指證?？傊?，有效并且高效的整合電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，才是新時期教師進修學(xué)校檔案管理工作的必然方向。

參考文獻：

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