文/秦皇島市住房公積金管理中心　時虹云

如何做好檔案管理工作

文/秦皇島市住房公積金管理中心時虹云

【摘要】通過分析檔案管理工作的重要性，提出做好檔案管理工作的必要性和意義，分析目前檔案管理工作中存在的問題，提出做好檔案管理工作的主要措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；措施

檔案管理工作是立足于事業(yè)單位根本的管理工作，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案管理也融入了科學(xué)化的管理方式。但是，當(dāng)前檔案管理工作還存在一些問題，需要提出強(qiáng)化檔案管理的措施來實現(xiàn)檔案管理的自我價值。

一、檔案管理工作的必要性和意義

檔案管理工作對企事業(yè)單位來說非常重要，是提高事業(yè)單位人員工作效率的有效保證。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作更趨向科學(xué)性原則，對檔案進(jìn)行開發(fā)與利用，進(jìn)而充分挖掘檔案管理的價值，對檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會獲取信息資源不可或缺的途徑，因此，首先，檔案管理工作本身具有管理性質(zhì)，區(qū)別與其他管理工作，它不僅是對文件形式資料的管理，更需要通過先進(jìn)的科學(xué)手段和方法對系統(tǒng)中信息進(jìn)行分析和篩選，以滿足企事業(yè)單位的需要。其次，檔案管理工作是用來衡量企事業(yè)單位業(yè)績水平和管理水平的依據(jù)，通過檔案記載和分類管理可以掌握事業(yè)單位的第一手資料，為事業(yè)單位未來發(fā)展提供依據(jù)。最后，檔案管理工作能有效的提高工作人員的工作效率，提高資源利用率。通過檔案管理工作對資料進(jìn)行整理、編輯和鑒定，最后科學(xué)的統(tǒng)計和分類保管?？偠灾?，檔案管理工作對事業(yè)單位來說非常必要，是事業(yè)單位健康長遠(yuǎn)發(fā)展的必然要求。

二、目前檔案管理工作存在哪些問題

檔案管理工作是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作也迎來了新的發(fā)展呢時期，但是，就目前事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)展情況來看，仍存在許多問題，下面進(jìn)行具體的分析：

（一）檔案管理工作邊緣化危險。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)的推廣和普遍應(yīng)用，使檔案管理工作出現(xiàn)邊緣化的危險。目前檔案管理方法較為落后，工作效率不高，難以滿足事業(yè)單位的需要。檔案管理邊緣化危險還體現(xiàn)在缺少現(xiàn)代化管理模式上，隨著改革的不斷深入，檔案管理工作也要進(jìn)行改革。面對大量的檔案資料，檔案資料的整理、分析、處理和保管遇到困難，為檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。

（二）檔案管理工作不規(guī)范。檔案管理工作不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)阻礙了檔案管理的發(fā)展。檔案管理工作的目的就是充分、合理、有效的利用信息資源，為事業(yè)單位以及社會服務(wù)，滿足社會發(fā)展的需求。檔案缺少標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理，則影響檔案的真正作用，不利于檔案管理的發(fā)展，不利于檔案保管利用價值的最大化和資料完整化以及檢索利用便捷化。

（三）檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高。由于檔案管理工作在事業(yè)單位的認(rèn)識程度還不夠深入，工作人員沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，將其當(dāng)作可有可無的工作，導(dǎo)致檔案管理工作人員在檔案管理過程缺少責(zé)任感，職業(yè)道德素質(zhì)較低。而且，檔案管理工作與先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，更需要高素質(zhì)的人才進(jìn)行檔案管理，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢，這也是目前檔案管理工作面臨的重要問題之一。

三、提高檔案管理工作的對策分析

（一）檔案管理與現(xiàn)代技術(shù)完美結(jié)合。檔案管理工作必須深入改革，其中管理方式落后問題必須及時解決，其中計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是最重要的管理手段，所以檔案管理與先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合才能走上良性發(fā)展的軌道。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化管理，充分利用豐富的庫藏資源。在利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的同時，還要注重信息的安全性，為了保證信息安全，要指定嚴(yán)密的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。

此外，還可以利用局域網(wǎng)提供檔案信息在線服務(wù)，通過創(chuàng)新性的服務(wù)理念及模式，改變傳統(tǒng)的被動的檔案管理，加強(qiáng)檔案資源的利用，提高檔案管理工作的價值。

（二）實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，建立依法治檔的觀念。檔案的規(guī)范化管理非常重要，能夠提高檔案資料的利用價值和利用率，更好的為社會、事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。檔案規(guī)范化管理要做到：準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工，在堅持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。此外，還要設(shè)計完善的檔案管理方案，為檔案規(guī)范化管理提供依據(jù)。檔案管理方案要考慮總體性、全局性、長期性和穩(wěn)定性。檔案管理內(nèi)容要涉及檔案管理手段、管理方式，對信息技術(shù)的功能設(shè)定，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)計的思路及目標(biāo)等，一個完整的管理方案關(guān)系到檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，對檔案管理未來發(fā)展非常重要。

依法治檔是將檔案管理建立的法制化的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，建立嚴(yán)格的法制制度，完善檔案管理工作的規(guī)章制度，不斷應(yīng)用現(xiàn)代化的設(shè)備及手段對檔案進(jìn)行管理,不斷改革，與時俱進(jìn)。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。建立一支管理能力強(qiáng)、技術(shù)能力強(qiáng)的高科技人才是檔案管理部門的首要任務(wù)。首先，要加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識,制定切實可行的培訓(xùn)計劃。其次，提高檔案管理人員信息化意識，提高其信息處理能力。檔案管理工作人員需要具有熟練運(yùn)用信息資源管理理論和技術(shù)手段的能力，對檔案信息資源管理進(jìn)行科學(xué)管理和有效開發(fā)。最后，加強(qiáng)檔案管理人員技術(shù)應(yīng)用，提高其創(chuàng)新意識。管理人員要熟練掌握計算機(jī)技術(shù)，并且不斷學(xué)習(xí)。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理工作是非常必要和重要的，不僅是事業(yè)單位掌握內(nèi)部發(fā)展?fàn)顩r的有效根據(jù)，還是制定科學(xué)合理發(fā)展目標(biāo)和方向的重要依據(jù)。因此，發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理工作中的問題，深化檔案管理工作改革，加強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識對事業(yè)單位未來發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]郝永琴,關(guān)鳳明.關(guān)于做好新時期檔案管理工作的研究與探索[J].中小事業(yè)管理與科技,2011(3).