文/廣東省東莞市第五人民醫(yī)院　王霞玲

醫(yī)院檔案的收集、開發(fā)和利用的研究

文/廣東省東莞市第五人民醫(yī)院王霞玲

【摘要】醫(yī)院檔案管理工作，具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化要求，其管理內(nèi)容，主要包括檔案的收集、開發(fā)和利用。本文立足于醫(yī)院檔案管理的實際工作，分析檔案收集、開發(fā)和利用環(huán)節(jié)客觀存在的問題，針對問題提出了檔案收集、開發(fā)和利用的管理方法。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案；收集；開發(fā)；利用

一、醫(yī)院檔案收集、開發(fā)和利用的常見問題

（一）檔案收集問題。檔案收集，是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)。在收集方面，有不歸檔、歸檔數(shù)量不齊全、歸檔錯誤等問題，某醫(yī)院的日常檔案管理工作，由于沒有將偶發(fā)衛(wèi)生事件信息收集，列入至重點歸檔內(nèi)容，以致在突發(fā)非典期間，既沒有及時布置歸檔工作，也沒有催收相關(guān)部門提交病例資料，使得某些關(guān)鍵性文件出現(xiàn)流失現(xiàn)象，另外只重視紙質(zhì)檔案，而忽視聲像、電子、實物等載體型材料，也是多數(shù)醫(yī)院檔案收集工作的通病。

（二）檔案開發(fā)問題。檔案的開發(fā)編研，傳統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，反而成為開發(fā)編研工作的條條框框，對于少量種類的檔案資料，綜合加工分析方法尚可應(yīng)付，如果遇到反映醫(yī)院醫(yī)療科研，或者其他重大信息的資料開發(fā)，則對編研的創(chuàng)造性要求更高。根據(jù)目前醫(yī)院的發(fā)展形勢，很多專題的匯編資料，涉及到各種原始資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)事實，某些醫(yī)院滯留于墨守成規(guī)的“室內(nèi)資料室內(nèi)編”方式，平時不開展檔案編研規(guī)劃工作，在產(chǎn)生開發(fā)需求時才忙于應(yīng)付，這種情況在很多醫(yī)院中屢見不鮮。再加上檔案開發(fā)編研規(guī)則的不明確，操作手段的不規(guī)范，以及操作計劃的不周詳，都可能影響檔案的開發(fā)編研質(zhì)量，甚至脫離醫(yī)院的實際發(fā)展需求。

（三）檔案利用問題。醫(yī)院檔案不僅是醫(yī)院發(fā)展情況的反映，而且是醫(yī)院發(fā)展的信息依據(jù)。對此，很多醫(yī)院并沒有意識到檔案的重要性，以致對檔案的利用不充分，反而形成信息資源浪費現(xiàn)象。檔案利用的有效性與否，除了意識方面的問題，在方式層面，也有一定的問題存在，譬如利用方向不明確、利用手段落后等，不僅無法發(fā)揮檔案的作用，而且會浪費人力、物力和財力。

二、醫(yī)院檔案收集、開發(fā)和利用的問題對策

（一）檔案收集問題對策。檔案收集的相關(guān)信息，上至醫(yī)院高層，下至個科室，都是主要的信息來源。由于收集意識淺薄，加上醫(yī)院宣傳力度不足，很多醫(yī)院對歸檔工作的重視程度不夠。筆者認(rèn)為：檔案部門應(yīng)該主動爭取醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，同時及時與科室溝通，爭取更多人重視和支持歸檔工作。而在前端控制方面，為避免檔案收集工作的“無章可循”，在檔案收集工作開展之前，有必要立足于實際情況，進行充分的調(diào)查研究，以此科學(xué)劃定收集的范圍和采用合理的收集方法。期間，檔案部門要明確立卷人員的分工和職責(zé)，以指導(dǎo)、培訓(xùn)、監(jiān)督、檢查相結(jié)合的方式，對立卷工作進行跟蹤，尤其是在催收環(huán)節(jié)，要杜絕不歸檔和歸檔內(nèi)容不符合要求等情況的出現(xiàn)。至于檔案收集的方法，針對不同的收集對象，可靈活選擇集中收集、分散收集、網(wǎng)絡(luò)收集、上門收集和不定時收集等方式，加快信息化在收集環(huán)節(jié)的建設(shè)。

（二）檔案開發(fā)問題對策。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革，以及現(xiàn)代型醫(yī)院的深化發(fā)展，檔案開發(fā)編研工作，有必要探索一條適合醫(yī)院的新渠道。圍繞以上提到的檔案開發(fā)問題，筆者認(rèn)為需要從以下幾個方面進行解決：首先是檔案開發(fā)編研管理網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，考慮到醫(yī)院檔案信息收集內(nèi)容的繁多復(fù)雜，而作為重要歸檔對象的各個部門，所提供的信息資料，可能涉及到各種專業(yè)性極強的技術(shù)和一些機密程度比較高的科研工作，而普通的檔案歸檔工作人員，不可能面面俱到地了解這些技術(shù)和工作，此時如果有網(wǎng)絡(luò)軟件作為輔助編研管理，則能夠避免編研管理過程中受到技術(shù)因素的限制，確保不會出現(xiàn)錯誤開發(fā)或者遺漏開發(fā)的問題。其次是將信息化管理技術(shù)，融入到檔案開發(fā)編研環(huán)節(jié)。目前互聯(lián)網(wǎng)上，充斥各種圖書、文獻、期刊和情報信息，雖然真?zhèn)斡写甲C，但信息量已經(jīng)遠遠超過紙質(zhì)文檔，在這種信息資料極為豐富的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，信息管理技術(shù)的融入，能夠提高檔案開發(fā)編研的效率水平，為醫(yī)院節(jié)省更多的人力、財力和物力，使得醫(yī)院的檔案室，成為名副其實的綜合效益資源庫。最后是開發(fā)編研水平的提高，以醫(yī)院的專題數(shù)據(jù)匯編工作為例，在此類檔案開發(fā)之前，要檢查專題研究的成果，在多方論證和認(rèn)真篩選后，形成能夠分期實施的選題計劃，將“立足室藏”和“面向需求”結(jié)合起來，圍繞醫(yī)院改革、建設(shè)、發(fā)展的現(xiàn)實需求，真正掌握檔案開發(fā)編研工作的脈絡(luò)。

（三）檔案利用問題對策。檔案利用問題的解決，需要從兩個方面入手，一是意識，二是手段。意識方面，在上文“檔案收集問題對策”的研究中，已作出類似的闡述，在此重點研討檔案利用手段問題的解決。鑒于目前醫(yī)院檔案利用手段的滯后性，筆者認(rèn)為：一方面，醫(yī)院在利用檔案時，需要明確利用方案，即檔案的用途，譬如用于某醫(yī)療專題研究的檔案，則在將詳細(xì)的檔案需求信息傳達至檔案管理部門后，由后者準(zhǔn)確提供所需檔案；另一方面利用信息化的技術(shù)，減少檔案重復(fù)利用的行為，這也是檔案利用方面亟待改進的地方。

三、結(jié)束語

通過以上的研究，基本明確了醫(yī)院檔案在收集、開發(fā)和利用等方面的問題，以及相應(yīng)問題的解決對策，原則上可供相關(guān)醫(yī)院檔案管理工作，引為工作參考借鑒的理論和實踐依據(jù)，但考慮到不同醫(yī)院檔案管理工作要求和條件的差異性，以上方法在實際應(yīng)用時，需要根據(jù)檔案管理工作的實際情況，進行靈活地參考借鑒。

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