文/北京市地質研究所　鐘智瓊

論地質科技檔案工作者職業(yè)素質

文/北京市地質研究所鐘智瓊

【摘要】本文通過分析當前地質科技檔案人員管理的現(xiàn)狀及存在的問題，從協(xié)調能力、服務意識、法律意識、技術素質、學習能力五方面展開論述，詳細介紹信息化時代地質科技檔案工作者的職業(yè)素質要求。

【關鍵詞】地質科技檔案；職業(yè)素質；檔案管理

科技檔案管理工作是地質事業(yè)的重要組成部分，是一項基礎工作。地質檔案管理承擔著服務、記錄和再創(chuàng)造等重要功能，隨著科學技術以及信息產業(yè)的快速發(fā)展，檔案工作實踐中層出不窮的新事物、新問題強烈地呼喚著檔案工作者的綜合素質不斷提高。地質科技檔案管理是一個復雜的系統(tǒng)工程。目前，一些地質檔案工作者自身的知識、技術水平，綜合素質已經不能勝任現(xiàn)代地質科技檔案的管理。管理者應認識到問題所在，并認識到提升檔案工作者職業(yè)素質的重要性。

一、當前地質科技檔案人員管理中存在的問題

長久以來，科研單位的技術人員，甚至部分領導對檔案管理工作普遍存在認識誤區(qū)，認為檔案管理無足輕重，檔案管理人員都是不懂技術的低學歷低素質人員，甚至在資料匯交過程中對其工作抱有輕視對立的態(tài)度。這造成優(yōu)秀人才不愿從事檔案事業(yè)，檔案工作隊伍缺乏既懂檔案業(yè)務又熟悉技術的全面手，大多數(shù)人員知識結構比較單一，意識還停留在傳統(tǒng)觀念上，缺乏創(chuàng)新精神，技術知識層面上還不具備檔案現(xiàn)代化管理素質。管理人員認為只要能維持現(xiàn)狀，不出大的問題即可，檔案信息發(fā)布渠道越窄越好，工作越少越好，平均主義、吃大鍋飯的思想大量存在，這造成檔案行業(yè)優(yōu)秀人才引不進來和檔案人員不思進取的因素。

二、地質檔案工作者的協(xié)調管理能力和主動服務意識要求

地勘單位地質檔案人員配備通常只有一兩人，業(yè)務范圍涉及資料匯交、地質檔案實物借閱歸還、庫房管理、地質檔案涉密數(shù)據(jù)發(fā)送等。工作任務交叉繁雜，服務對象除相關專業(yè)技術人員外，還要面對上級檔案部門、同級單位和顧客單位的業(yè)務交流。為了做好檔案工作，檔案管理人員必須具有一定的管理協(xié)調能力，通過交流，使他們盡快了解別人的先進經驗，及時查找自己的不足。在實際工作中，檔案工作者的協(xié)調能力與檔案的齊全完整度正相關。如何才能得到各方面的支持順利開展工作，減少摩擦，除了靠有關規(guī)章制度，更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調能力的發(fā)揮。

地質檔案管理本質上是一項服務工作，管理員應具有良好的政治水平和思想政治素質，較強的服務意識。以往，地質檔案管理極為被動，將工作定位于實體保管為主。隨著地勘單位市場經濟的繁榮，項目呈現(xiàn)爆炸式的增長，按照傳統(tǒng)的管理辦法效率低下，必然不能滿足技術創(chuàng)新要求。檔案工作者應樹立超前服務、主動服務意識，發(fā)揮自己的聰明才智，運用現(xiàn)代化辦公手段提高工作效率，深入社會調查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發(fā)展。

三、地質檔案工作者的法律、法規(guī)和保密意識要求

地質科技檔案部分涉及國家機密，部分涉及單位經濟秘密，應將檔案工作者的法律保密意識優(yōu)先于所有工作要求之上。地質檔案工作者除了要學習和遵守《檔案法》《保密法》等通用檔案相關法律，針對地質科技檔案的保密工作，還需學習國務院、國土資源部和北京市政府下發(fā)的有關法規(guī)文件，如《地質資料管理條例》《國土資源管理工作國家秘密范圍的規(guī)定》《涉密地質資料管理細則》等。保密意識在地質科技檔案管理上需要再三強調的。地質科技檔案工作者需嚴格遵守保密紀律，對于保密檔案妥善保管，絕密檔案單獨保管。嚴格執(zhí)行檔案接收、借閱、鑒定和銷毀制度，認真履行登記、審批手續(xù)。定期進行保密檔案、資料和物品的清查工作。

四、地質科技檔案工作者的技術素質要求

地質科技檔案具有較強的專業(yè)性，作為地質檔案工作者，應掌握檔案管理專業(yè)知識和工作技能技巧，具有一定的知識面和地質專業(yè)學科知識，了解分管檔案所涉及的內容，可準確分類編寫檔案，能合理地綜合使用開發(fā)檔案，掌握計算機基礎知識，具有辦公軟件、數(shù)據(jù)庫和多媒體應用等操作應用能力，掌握檔案網(wǎng)絡化和信息化知識。

（一）具備檔案信息化管理的素質。信息時代的科技檔案管理工作從收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編目、編研利用等環(huán)節(jié)提出了更嚴格、更規(guī)范化管標準、更高的要求。檔案工作者需掌握計算機基礎知識，具有辦公軟件、數(shù)據(jù)庫和多媒體應用等操作應用能力，掌握檔案網(wǎng)絡化和信息化知識，在工作中有運用光學掃描復制、文字圖像壓縮、計算機智能檢索、通信網(wǎng)絡、遠程信息傳輸?shù)燃夹g的能力。

（二）了解分管檔案項目實施的細節(jié)。隨著地勘行業(yè)的不斷深化，各種項目不斷增加，以作者所在單位2014年為例，全年匯交項目47個，種類涉及地質災害調查、遙感調查與解譯、地質災害危險性評估與勘查、地質災害治理設計、壓覆礦產資源評估五類。在項目實施過程中除了最終的成果資料外，還會形成各類中間文件，按類型可分為：1.質量記錄。例如項目投標文件、政府批函、合同、立項申請、三級審核記錄、野外驗收記錄、項目分階段的評審意見等。質量記錄能夠全面記錄項目實施情況，對項目進度控制、質量控制、新項目的準備等工作都具有重要的利用意義和參考價值，對地勘單位的實際生產活動有著重要的意義。2.原始資料。如野外記錄簿、野外記錄表、地球物理探測記錄、鉆孔記錄、探槽編錄表、土工試驗結果等。然而，因為項目組成員存在認識上的誤區(qū)，往往把資料匯交當做不得不完成的任務而非對自身工作的總結，在資料匯交過程中普遍存在敷衍的情況。地質檔案人員如只是被動的等待，必然會出現(xiàn)資料漏交情況。只有檔案工作者主動了解項目實施的過程才能有效開展資料匯交工作。因此，地質檔案工作者應在項目實施的各關鍵節(jié)點，如原始資料評審會、項目各階段評審會等，全程跟蹤項目進展，根據(jù)項目實施具體情況，為項目各個階段與環(huán)節(jié)直接提供所需檔案，并能及時收集整理所產生的檔案資料。

（三）掌握各類主流軟件用法和信息收集、推送技術。地質檔案涉及業(yè)務廣泛，地質檔案管理人員在工作中需要掌握和利用各類主流專業(yè)軟件的使用方法。用于地質資料匯交的常見軟件有：地質資料歸檔匯交信息系統(tǒng)EDMAKER2014、全國地質資料監(jiān)管平臺2.0；用于測繪制圖和遙感影像解譯的主流軟件有：MapGis、AutoCAD、ArcGis、Envi等；對于后一類專業(yè)軟件，地質檔案人員雖然無生產要求，因為本職工作涉及項目匯交質量檢查和涉密資料借閱，數(shù)據(jù)讀取和數(shù)據(jù)裁剪操作成為基本的技能要求。

互聯(lián)網(wǎng)資料收集也是現(xiàn)代地質檔案工作者的技能要求重要部分。目前國內較重要的地質資料收集平臺有：如全國地質資料信息網(wǎng)，地質檔案人員可預先查找工作區(qū)資料和借閱要求，并為前去收集資料的人員提供技術指導；中國地質圖書館文獻資源遠程訪問門戶為地質專業(yè)論文和各類技術規(guī)范的收集提供了一個集中窗口；中國地質調查局網(wǎng)站等網(wǎng)站是地調項目承擔單位了解全國地學動態(tài)和技術要求的重要渠道。

此外，作為現(xiàn)代檔案管理人員，還需掌握常見的信息推送技術，如辦公網(wǎng)信息發(fā)布、互聯(lián)網(wǎng)技術論壇等。

五、地質檔案工作者的學習和創(chuàng)新能力要求

地質檔案工作者觀念的更新、認識的改變、管理模式的改進、業(yè)務素養(yǎng)與技術技能的提高是地質科技檔案現(xiàn)代化管理的重要保證。當前已經進入終身學習的時代，隨著信息技術的日益發(fā)展和普遍應用，要求科技檔案管理人員不斷拓展知識面，優(yōu)化知識結構。在實際工作中，既要熟悉檔案現(xiàn)代化管理和現(xiàn)代化科學技術，又要熟練掌握計算機應用、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代化管理等手段，以便了解國內外檔案發(fā)展趨勢。檔案工作者必須摒棄以往那種因循守舊、墨守陳規(guī)的工作做法，勇于探索、勇于創(chuàng)新，不斷研究共性的、規(guī)律性的新問題，提出創(chuàng)新的對策和辦法。

六、總結

綜上所述，地質檔案管理的要求越來越專業(yè)，地質檔案工作者必須是懂檔案知識、管理知識、地質專業(yè)知識的復合人才，一個合格的檔案管理人員必須不斷提高整體素質，才能適應和實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化需要。

參考文獻：

[1]金恒.論煤炭科技檔案在工程項目質量控制中的作用[J].辦公室業(yè)務,2013.

[2]彭利華，陳永強.信息化時代高校檔案管理人員的職業(yè)素質[J].武漢紡織大學學報,2013(5):70-71.

[3]梁江華.提高檔案管理人員素質的重要性和有效策略[J].價值工程, 2013:132-133.

[4]邵在玲.淺談檔案管理人員的個人素質[J].中國成人教育,2010:36.