郭俊強(qiáng)++范夢洋++蘇沛++焦雙酉

摘 要：近年來，“物聯(lián)網(wǎng)”一詞變得愈來愈熱，各種物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備應(yīng)運(yùn)而生。在此趨勢下，本文提出了“智能檔案柜”的研究理念，旨在開發(fā)出一款便于檔案管理的產(chǎn)品，使得檔案錄入、查詢、提取之類的工作變得便捷可靠。

關(guān)鍵詞：檔案管理；智能；自動(dòng)化；文字識別

一、研究背景

檔案管理是一項(xiàng)極其繁瑣的工作，從檔案的收集、整理，到著錄、提取，整個(gè)過程紛繁復(fù)雜。目前對于檔案的管理均采用檔案柜進(jìn)行存放和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)錄入的方法。這種方法遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到工作人員的需求。目前有些檔案柜雖然應(yīng)用了較為先進(jìn)的設(shè)備或技術(shù)，但面對大量的檔案數(shù)據(jù)的存儲，仍然得不到滿足。傳統(tǒng)的檔案柜，只是對檔案進(jìn)行了規(guī)則化的整理以及保密。在查找方面存在著很大的弊端。

二、問題提出

為了更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，提高工作人員對檔案的存取的效率，本小組提出一種新型的智能檔案柜。進(jìn)行檔案提取時(shí)，檔案管理員只需輸入需要查找的人名、編號或其他信息后確認(rèn)，所需檔案自動(dòng)開啟它的柜門。進(jìn)行檔案存儲時(shí)，檔案管理員只需對檔案封面信息進(jìn)行掃描，檔案的基本信息便會自動(dòng)錄入檔案管理系統(tǒng)內(nèi)。

三、功能介紹

智能檔案柜具有自動(dòng)化存取、自動(dòng)化信息錄入、安全性監(jiān)測等功能。廣泛應(yīng)用于干部人事、財(cái)務(wù)綜合等各種檔案管理。大大方便了用戶使用，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率和自動(dòng)化水平。智能檔案柜存儲空間可自動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化分配。節(jié)省檔案存取時(shí)間。操作簡單易懂，處理功能卓越，可實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，并可與中心的MRP、ERP系統(tǒng)進(jìn)行無縫集成。系統(tǒng)運(yùn)行過程中，計(jì)算機(jī)對自動(dòng)檔案柜的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)交換。智能檔案柜就是在檔案柜的基礎(chǔ)上加安裝了單片機(jī)控制器，溫濕度傳感器，字跡識別攝像頭等，通計(jì)算機(jī)自動(dòng)化的監(jiān)控檔案柜的安全情況。通過專門的軟件進(jìn)行管理，并與電腦連接使用的檔案柜。

（一）自動(dòng)化存取。* 功能介紹： （1）檔案存入：檔案信息錄入后，柜門會自動(dòng)開啟一個(gè)空閑的柜子，進(jìn)行檔案的存放。（2）檔案提取：在終端上查詢要找的檔案信息，找到檔案后，自動(dòng)開啟需求檔案的檔案柜門，進(jìn)行檔案的提取。 * 功能原理：檔案柜采用了自動(dòng)門技術(shù)，開機(jī)時(shí)只要在上位機(jī)點(diǎn)擊開門，檔案柜即依空閑位自動(dòng)打開柜門；完成操作任務(wù)關(guān)閉上位機(jī)時(shí)，檔案柜自動(dòng)關(guān)閉柜門。

* 功能特點(diǎn)：自動(dòng)化：無需自己開啟柜門，找到相應(yīng)的檔案后，自動(dòng)的開啟，進(jìn)行檔案的提取。方便快捷：只需要輸入查找的檔案信息，系統(tǒng)會迅速的為你找到相應(yīng)的檔案。智能化：掃描結(jié)束，信息錄入，自動(dòng)開啟空閑的檔案柜門，進(jìn)行檔案的存放，解決了尋找空閑柜子的麻煩。

（二）自動(dòng)化信息錄入功能。* 功能介紹。將寫好的檔案，在字跡識別攝像頭進(jìn)行掃描，識別字體，獲取檔案進(jìn)行錄入。并將信息錄入到檔案庫中，方便以后的查詢，提取。* 功能原理。利用 OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)通過檢測暗、亮的模式確定其形狀，然后用字符識別方法將形狀翻譯成計(jì)算機(jī)文字；采用光學(xué)的方式將紙質(zhì)文檔中的文字轉(zhuǎn)換成為黑白點(diǎn)陣的圖像文件，并通過識別軟件將圖像中的文字轉(zhuǎn)換成文本格式，供文字處理軟件進(jìn)一步編輯加工 。* 功能特點(diǎn)： 實(shí)時(shí)性強(qiáng)：能夠隨時(shí)對一個(gè)檔案進(jìn)行命名存儲。 隨意性：不僅可以進(jìn)行手寫檔案的存放與錄入，也可以對打印檔案的存放和錄入

（三）安全性監(jiān)測。* 功能介紹。（1）顯示檔案柜的溫濕度，在到達(dá)預(yù)警溫濕度時(shí)，進(jìn)行報(bào)警，避免檔案的損壞。（2）顯示檔案名稱及日期 。* 功能特點(diǎn)。安全化：溫度過高時(shí)，可能存在火災(zāi)的情況，進(jìn)行報(bào)警，并及時(shí)檢修。方便快捷：不需要定時(shí)查看檔案柜的安全情況。在出現(xiàn)文件損壞的情況時(shí)，會自動(dòng)的報(bào)警提醒。

四、前景展望

智能檔案柜可廣泛用于部隊(duì)、政府、醫(yī)院、銀行、公檢法系統(tǒng)、金融機(jī)構(gòu)、院校、圖書館、檔案館、研究所、設(shè)計(jì)所、海關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位等。以上領(lǐng)域每天都會產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，并且將這些數(shù)據(jù)放入磁帶、檔案或紙張等存儲介質(zhì)中。這樣會造成大量存儲介質(zhì)的產(chǎn)生。而傳統(tǒng)的管理方法，就是將存儲介質(zhì)存放在簡單的鐵皮柜中，依靠專門的人員進(jìn)行管理。而且隨著數(shù)據(jù)量的增加，就會造成人力成本大大提高，工作效率低下等情況。而智能檔案柜就可以解決以上所遇到的全部問題，并且還能夠提高信息化建設(shè)的效率，明顯增加實(shí)際利益。智能檔案存儲柜通過軟件進(jìn)行檔案的查找、借閱和歸還等操作，并可以進(jìn)行智能定位，方便管理者查找和管理，節(jié)省管理成本，提高工作效率。

智能檔案柜與傳統(tǒng)的檔案柜功能迥異有以下幾點(diǎn)： （1）方便性高：自動(dòng)打開要查找的檔案，無需繁瑣的一個(gè)個(gè)地查找。（2）臨時(shí)性強(qiáng)：通過對手寫檔案以及打印檔案的掃描，直接進(jìn)行存檔，更好的解決的對臨時(shí)檔案的存檔處理。（3）安全性好：添加報(bào)警功能，能夠更好的對檔案柜進(jìn)行安全檢測，避免檔案柜的損壞。

參考文獻(xiàn)：

[1] 基于無線傳感器網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的溫濕度數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)的研究，孟未來，2007.05.15

[2] 智能檔案柜，北京旭航電子新技術(shù)有限公司，2012.09.20