●孫 莉

（1．東華大學(xué)旭日工商管理學(xué)院，上海200051；2．寧夏大學(xué)數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)學(xué)院，銀川750021）

電子文件管理系統(tǒng)的架構(gòu)、核心算法及其實(shí)現(xiàn)

●孫 莉1，2

（1．東華大學(xué)旭日工商管理學(xué)院，上海200051；2．寧夏大學(xué)數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)學(xué)院，銀川750021）

電子文件管理；算法

以政務(wù)部門(mén)信息資源整合為背景，從各種文書(shū)、憑證類電子文件在生成、辦理、交換、共享、歸檔保存等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的統(tǒng)一管理和有效利用的實(shí)際需求出發(fā)，提出了電子文件管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)和主要業(yè)務(wù)流程，并以電子文件的捕獲和移交等核心模塊為例，給出了系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)所需的流程和算法。

1 概述

政務(wù)部門(mén)在信息資源應(yīng)用整合過(guò)程中需要對(duì)大量重要的電子文件進(jìn)行安全可靠的統(tǒng)一管理，本研究旨在改變電子文件管理現(xiàn)存的四種狀態(tài)：①電子文件資源在不同應(yīng)用系統(tǒng)和不同部門(mén)之間的共享和協(xié)同使用困難，使大量電子文件處在“失用”狀態(tài)；②電子文件基本采用正文與標(biāo)識(shí)（屬性）信息分開(kāi)存儲(chǔ)，文件本身缺少過(guò)程管理和背景信息，處在“失真”狀態(tài)；③在目前復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，部分電子文件被人為篡改，處在“失信”狀態(tài)；④隨著時(shí)間的推移和電子文件讀寫(xiě)工具的升級(jí)換代，大量文件在格式轉(zhuǎn)換過(guò)程中損壞，存在“失存”的危險(xiǎn)狀態(tài)。

2 系統(tǒng)框架

基于電子簽章的電子文件管理系統(tǒng)屬于電子文件全生命周期的中間系統(tǒng)，處于各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理等系統(tǒng)之間，具有承上啟下的作用。

如圖1所示，在總體框架設(shè)計(jì)上，分為IT基礎(chǔ)設(shè)施層、信息資源層、應(yīng)用支撐層、業(yè)務(wù)應(yīng)用層、數(shù)據(jù)利用層。其中，信息資源層主要是按照不同的用途，將實(shí)現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分為通用文件、專用文件、元數(shù)據(jù)等進(jìn)行管理和儲(chǔ)存；應(yīng)用支撐層為系統(tǒng)提供安全可靠的電子文件版式轉(zhuǎn)換、加蓋簽章、真?zhèn)悟?yàn)證等支持。

為了實(shí)現(xiàn)電子文件的收集與歸檔，電子文件管理信息系統(tǒng)在制定統(tǒng)一電子文件標(biāo)準(zhǔn)和操作流程規(guī)范的基礎(chǔ)上，需要實(shí)現(xiàn)相關(guān)各部門(mén)、各機(jī)構(gòu)電子文件的分類、格式、標(biāo)識(shí)、登記與著錄，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口規(guī)范和業(yè)務(wù)流程規(guī)范實(shí)現(xiàn)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換與共享，形成各類電子文件，并對(duì)電子文件的內(nèi)涵進(jìn)行充分揭示，以支持電子文件的高效利用。將電子簽章技術(shù)和版式文件技術(shù)相結(jié)合，保證電子文件交互與存儲(chǔ)管理的可信、可控、保真、防篡改，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的憑證作用和長(zhǎng)期保管。［1］

系統(tǒng)需要提供將捕獲來(lái)的電子文件進(jìn)行補(bǔ)錄、分類、案卷整理的功能，記錄電子文件的所有操作過(guò)程及操作過(guò)程中形成的電子文件，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全生命周期的管理，主要業(yè)務(wù)流程見(jiàn)圖2。

圖1 系統(tǒng)總體框架

3 核心算法及實(shí)現(xiàn)

3.1 電子文件捕獲的功能及流程

電子文件捕獲主要實(shí)現(xiàn)電子文件形成及其元數(shù)據(jù)捕獲的功能，［4］支持文件管理員手工錄入，指定文件夾自動(dòng)抓取和系統(tǒng)自動(dòng)捕獲。在捕獲電子文件的同時(shí)，系統(tǒng)還向文件管理人員提供電子文件登記功能，登記的對(duì)象包括文件及其組成部分，如組合文件、單份文件、文件說(shuō)明、文件分類、文件的關(guān)聯(lián)等。［3］自動(dòng)捕獲方式的運(yùn)行流程是：①業(yè)務(wù)系統(tǒng)將上傳的電子文件放在電子文件管理系統(tǒng)的捕獲目錄中；②系統(tǒng)程序定時(shí)掃描捕獲目錄；③解壓zip文件；④將電子文件上傳到存儲(chǔ)服務(wù)器；⑤根據(jù)電子文件的屬性XML生成電子文件的描述性寫(xiě)入數(shù)據(jù)庫(kù)；⑥提交文件審核，完成對(duì)文件的捕獲。具體來(lái)講，在系統(tǒng)啟動(dòng)時(shí)，一個(gè)線程定時(shí)掃描自動(dòng)捕獲的文件目錄，若有文件存在，將其解壓處理；解壓后校驗(yàn)文件中XML的合法性，校驗(yàn)完成后，上傳組件到存儲(chǔ)服務(wù)器；在數(shù)據(jù)庫(kù)中寫(xiě)入元數(shù)據(jù)信息、分類信息、關(guān)聯(lián)信息、組件信息，完成自動(dòng)捕獲任務(wù)；如捕獲過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，系統(tǒng)會(huì)記錄錯(cuò)誤日志供業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用（見(jiàn)圖3）。

圖2 主要業(yè)務(wù)流程

圖3 自動(dòng)捕獲的基本業(yè)務(wù)流程

3.2 電子文件捕獲功能算法和程序?qū)崿F(xiàn)

在電子文件列表界面上，觸發(fā)添加按鈕，彈出登記電子文件的界面；填完元數(shù)據(jù)信息和組件信息之后，觸發(fā)保存按鈕，提交到CaptureAction的save方法里；save方法調(diào)用CaptureService的save接口，在save接口里調(diào)用checkData校驗(yàn)數(shù)據(jù)的完整性；有問(wèn)題直接返回，沒(méi)有問(wèn)題則上傳電子文件到存儲(chǔ)服務(wù)器，再調(diào)用RecordDAOImpl的save方法將元數(shù)據(jù)寫(xiě)入到數(shù)據(jù)庫(kù)。

人工捕獲主要算法是將電子文件通過(guò)FTP上傳到電子文件的存儲(chǔ)系統(tǒng)里保存，上傳之前需申請(qǐng)存儲(chǔ)接口位置，根據(jù)上傳用戶所在單位就近原則選擇上傳的存儲(chǔ)接口，上傳成功之后才將元數(shù)據(jù)信息、分類信息、組件信息、關(guān)聯(lián)信息寫(xiě)入到數(shù)據(jù)庫(kù)。

自動(dòng)捕獲的主要算法是：系統(tǒng)起動(dòng)后有一個(gè)線程自動(dòng)掃描捕獲的目錄，如果目錄里有文件，起動(dòng)捕獲程序；解壓zip文件，解析XML文件，將XML文件解析成Record對(duì)象；再調(diào)用人工捕獲的程序處理。

3.3 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)說(shuō)明

與電子文件封裝標(biāo)準(zhǔn)類似，［4］電子文件封裝標(biāo)準(zhǔn)中將電子文件以BASE-64的方式存儲(chǔ)在XML里，這種做法對(duì)于比較小的文件是可以的，但如果文件很大，XML就很難讀出來(lái)了。所以為了支持所有的電子文件，本系統(tǒng)將電子文件以引掛的方式引入到XML，方框區(qū)域表示電子文件的元數(shù)據(jù)信息，其中包括題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者等，path-docx表示以外掛路徑的方式引入組件。［5］

3.4 移交功能實(shí)現(xiàn)

移交通常是將滿足移交條件的文件移交到檔案館或第三方機(jī)構(gòu)，移交的電子文件按照國(guó)家檔案局的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行封裝。機(jī)構(gòu)移交文件后可根據(jù)自身需要在本地續(xù)存文件拷貝。移交前要進(jìn)行鑒定處置，主要是針對(duì)已經(jīng)歸檔的文件進(jìn)行管理，包括文件鑒定提醒、文件鑒定申請(qǐng)、文件鑒定審核、文件鑒定管理、文件移交處置、文件續(xù)存處置、文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)、文件銷(xiāo)毀審核、文件銷(xiāo)毀查詢等。

電子文件鑒定主要分為文件保管期限鑒定和文件開(kāi)放鑒定。［6］其中，文件保管期限鑒定主要是對(duì)到期的文件提交鑒定申請(qǐng)，以便對(duì)到期的文件做處置，處置結(jié)果分為移交、銷(xiāo)毀和續(xù)存三種。文件開(kāi)放鑒定是針對(duì)文件需要開(kāi)放，以便大家都可以查詢的鑒定處置。

生成移交包的業(yè)務(wù)流程：取得移交包中文件的結(jié)果集，遍歷結(jié)果集，下載相應(yīng)的電子文件，將元數(shù)據(jù)屬性信息與電子文件一起封裝在XML里，之后對(duì)內(nèi)容做數(shù)字簽名，簽名信息和簽名證書(shū)也寫(xiě)入xml；xml生成后，產(chǎn)生移交清單、進(jìn)行壓縮，生成壓縮包（見(jiàn)圖5）。

3.5 移交功能算法和程序?qū)崿F(xiàn)

圖4 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中的XML語(yǔ)言

圖5 生成移交包程序流程

系統(tǒng)根據(jù)移交包的ID，調(diào)用RecordDAO的findAll的方法得到要移交的所有文件信息，第一個(gè)文件調(diào)用EEPService的generateEEP的方法生成長(zhǎng)期保存格式文件，生成eep時(shí)需要調(diào)用addAttribute生成屬性信息，調(diào)用addComponents生成組件信息，調(diào)用addBehaviour生成業(yè)務(wù)行為信息，調(diào)用addAgent生成機(jī)構(gòu)人員信息；再將這些信息生成簽名信息，將簽名結(jié)果放在xml里，最后生成長(zhǎng)期保存格式文件；將所有的EEP打包成zip包，添加文件清單等信息，生成一個(gè)完整的移交包。系統(tǒng)根據(jù)移交包的文件內(nèi)容生成eep的標(biāo)識(shí)信息，再將eep的簽名內(nèi)容用電子證書(shū)作簽名，將證書(shū)內(nèi)容與簽名結(jié)果內(nèi)容寫(xiě)到eep文件里，主要用到簽名的算法用RSA算法。再生成保管期限處置表、移交明細(xì)、再將每個(gè)eep文件和相關(guān)的文件壓縮成一個(gè)移交包。

4 結(jié)論

本文研究實(shí)現(xiàn)的電子文件管理系統(tǒng)，結(jié)合電子簽章等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上電子文件捕獲、電子文件整理、電子文件鑒定處置、電子文件統(tǒng)計(jì)、電子文件檢索與利用、長(zhǎng)期保存轉(zhuǎn)換等目標(biāo)。通過(guò)電子文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以規(guī)范政務(wù)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源的內(nèi)部共享和外部協(xié)同，有效提升行政效率，降低行政運(yùn)行成本。對(duì)于整合資源、提高安全、實(shí)現(xiàn)電子文件的全生命周期管理等方面具有重要的意義。

［1］郭理橋．政務(wù)信息資源共享及業(yè)務(wù)協(xié)同——深化電子政務(wù)建設(shè)應(yīng)用的有效途徑［J］．中國(guó)建設(shè)信息，2009（15）：50－51.

［2］馮惠玲．我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的特點(diǎn)［J］.檔案學(xué)通訊，2009（5）：9－12.

［3］劉越男．提升電子文件管理系統(tǒng)質(zhì)量的路徑分析［J］．檔案學(xué)研究，2010（5）：82－86.

［4］陳勇．電子文件管理若干前沿理論探微［J］．湖北檔案，2008（6）：8－10.

［5］章燕華．電子文件管理規(guī)范體系框架研究［J］.檔案學(xué)通訊，2010（5）：39－43.

［6］劉越男，等．電子文件管理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計(jì)［J］．檔案學(xué)研究，2012（2）：56－64.

G255.76

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1005－8214（2015）11－0067－03

孫莉（1975－），女，寧夏大學(xué)數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)學(xué)院講師，東華大學(xué)旭日工商管理學(xué)院在讀博士，研究方向：計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)。

2015－08－10［責(zé)任編輯］劉丹