張曉敏

與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效的交流是做好秘書工作的前提。需要注意的是，有一些在日常交流中常說的話，在與領(lǐng)導(dǎo)交流時(shí)卻應(yīng)盡量避免。

簡(jiǎn)單草率的拒絕

句式1.“我不知道?！薄拔也涣私狻！?/p>

句式2.“我不會(huì)?！薄拔覜]學(xué)過?！薄拔覜]做過?！薄拔覜]經(jīng)驗(yàn)?！?/p>

這些語句通常在兩種情況下出現(xiàn)。一種情況是領(lǐng)導(dǎo)希望了解一些信息，秘書提供不了，此時(shí)秘書會(huì)用句式1。另一種情況是領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，秘書沒有能力完成，或者不樂意接受，此時(shí)秘書會(huì)用句式2。

不管是哪種情況，簡(jiǎn)單草率的拒絕都會(huì)阻斷交流，不僅讓領(lǐng)導(dǎo)掃興，而且會(huì)傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)這樣的信息：這個(gè)秘書不行，職責(zé)范圍內(nèi)的工作都不會(huì)做。

為領(lǐng)導(dǎo)提供信息、完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，是秘書的職責(zé)。如果秘書確實(shí)不知道、不了解領(lǐng)導(dǎo)希望得到的信息，那就努力去搜集，然后再匯報(bào)。秘書可以說：“對(duì)不起。這個(gè)問題我不了解。我馬上去調(diào)查，盡快向您匯報(bào)?！比绻_實(shí)沒有把握做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，那就先弄清楚領(lǐng)導(dǎo)的目的和要求，努力試著做，或者向經(jīng)驗(yàn)豐富的同仁前輩請(qǐng)教。如果還是無法完成，就如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)已經(jīng)做到哪一步，困難在哪里，看領(lǐng)導(dǎo)怎么安排。

事不關(guān)己的敷衍

句式：“您是領(lǐng)導(dǎo)，您說行就行。”“您是老板，你覺得行就行?！?/p>

這些語句一般會(huì)被秘書用來回答領(lǐng)導(dǎo)就某個(gè)問題向秘書征求意見時(shí)。這樣的回答至少有三個(gè)后果。第一，中斷了談話，讓領(lǐng)導(dǎo)很掃興；第二，容易給領(lǐng)導(dǎo)留下這樣的印象：這個(gè)秘書對(duì)工作不感興趣，或者沒有認(rèn)識(shí)到問題的重要性的；第三，阻斷了領(lǐng)導(dǎo)想根據(jù)秘書提供的新信息作重新決策的嘗試，增加了決策的風(fēng)險(xiǎn)。

其實(shí)，無論領(lǐng)導(dǎo)是否向秘書征求意見，最終拍板的還是領(lǐng)導(dǎo)。之所以向秘書征求意見，并不是讓秘書來作決策，只是領(lǐng)導(dǎo)希望從秘書這里得到些新的信息，以便作出最后的決定。所以，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的咨詢，秘書都應(yīng)該當(dāng)作領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作積極對(duì)待，提供力所能及的意見或建議。這是秘書的職責(zé)。

不假思索的疑問

句式：“為什么？”

領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布指示或者交代任務(wù)時(shí)，秘書最好少問為什么。秘書應(yīng)該弄清楚的是任務(wù)的具體內(nèi)容和要求，這樣才能保質(zhì)保量地完成任務(wù)。至于原因，很多情況下秘書應(yīng)該根據(jù)自己對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和單位的了解去分析。秘書的主要任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)分憂，減輕其工作量，所以，只要不影響任務(wù)的完成，有些“為什么”可以不問。如果覺得不知其所以然會(huì)影響工作，那么可以根據(jù)自己掌握的情況提出一些看法，試著與領(lǐng)導(dǎo)繼續(xù)交流。

不加思考的反問

句式：“是嗎？”“真的嗎？”“不會(huì)吧？”“不至于吧？”

在聽完一個(gè)情況介紹或者較為新奇的觀點(diǎn)之后，因?yàn)橛兴鶓岩?，人們常常?huì)用以上的反問句。但是，秘書與領(lǐng)導(dǎo)交流時(shí)應(yīng)堅(jiān)決避免這么問，因?yàn)檫@么問等于是在質(zhì)疑領(lǐng)導(dǎo)，也就是質(zhì)疑領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。這是秘書工作的大忌。一般情況下領(lǐng)導(dǎo)的話是公正可信的，因而是可行的，不容隨意質(zhì)疑。如果真的覺得領(lǐng)導(dǎo)的某些言論或者介紹的某種情況不可思議，可以換一種方式提出來，比如，可以用“您是說……（重復(fù)領(lǐng)導(dǎo)談話的主要內(nèi)容）。我覺得……”的方法提出自己的看法。

推卸責(zé)任的辯解

句式：“請(qǐng)聽我解釋?！?/p>

這句話一般被用來說明失誤的原因或理由，會(huì)給人留下推卸責(zé)任的印象。

工作中出現(xiàn)失誤時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)最希望聽到的是秘書準(zhǔn)備怎么解決，怎樣把損失降到最低。所以，秘書應(yīng)該盡量把工作做好，避免失誤；出現(xiàn)問題時(shí)應(yīng)盡力挽回?fù)p失，同時(shí)勇于承擔(dān)自己的責(zé)任，這才是一個(gè)合格的秘書應(yīng)有的工作態(tài)度。

（摘自《秘書》）