楊凱

在精益新常態(tài)的背景下，越來(lái)越多的企業(yè)在推進(jìn)精益生產(chǎn)，但隨著精益生產(chǎn)的逐漸開(kāi)展，僅僅在生產(chǎn)領(lǐng)域推進(jìn)精益，顯然效果是有限的，所以大家思考如何把精益思想延伸到非制造部門(mén)。

通常我們?cè)谝粋€(gè)典型的辦公室環(huán)境，會(huì)看到一些癥狀，類(lèi)似我們到醫(yī)院看病一樣，比方說(shuō)我們對(duì)工作進(jìn)度把控不清，需要大量的溝通、郵件交流，每天參加很多的會(huì)議，同時(shí)這些會(huì)議大家感覺(jué)時(shí)間還是很長(zhǎng)，辦公室工作效率比較低，人很多，做不了事，同事和同事之間互相不了解對(duì)方的工作內(nèi)容，以及如何協(xié)作，辦公室各自為政，平時(shí)缺少溝通，改善的意識(shí)和文化就很難談起了，所以這些癥狀都是我們?cè)谵k公室會(huì)碰到的。有了這些癥狀，那么我們應(yīng)該如何去開(kāi)展工作，下面先跟大家分享一個(gè)案例。

長(zhǎng)安汽車(chē)信息管理部推進(jìn)精益辦公的一個(gè)案例。這個(gè)信息管理部是干什么的？信息管理部是僅次于戰(zhàn)略規(guī)劃部的一個(gè)重要部門(mén)，大家都知道汽車(chē)工廠有很多信息化的事情要做，信息管理部將近三百人的團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)長(zhǎng)安汽車(chē)整個(gè)信息系統(tǒng)的構(gòu)建，每年要做很多項(xiàng)目維護(hù)和運(yùn)行維護(hù)。這個(gè)項(xiàng)目是信息管理部的部長(zhǎng)提出來(lái)的，出現(xiàn)的癥狀和剛才講的非常相似，這個(gè)三百人團(tuán)隊(duì)每天工作很忙，對(duì)整個(gè)的工作進(jìn)度難以把握，每次開(kāi)會(huì)都開(kāi)很長(zhǎng)時(shí)間，得不出很好的結(jié)論或者措施，于是他們希望導(dǎo)入精益辦公。精益辦公做了哪些事情呢，主要做了三件非常重要又簡(jiǎn)單的事情。第一個(gè)我們叫OBEYA目視管理，也就是把核心的業(yè)務(wù)流程完全地梳理一遍，并且用目視化的方式進(jìn)行展現(xiàn)?？瓷先シ浅：?jiǎn)單，其實(shí)非常復(fù)雜，因?yàn)榘褬I(yè)務(wù)流程、管理的邏輯以及問(wèn)題的解決和處理都要形成目視化的管理的話，那么需要相當(dāng)多的時(shí)間。第二是對(duì)核心流程包括會(huì)議形成標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)。第三是大家比較熟悉的，在辦公室開(kāi)展5S的活動(dòng)?；旧弦赃@三條線為主開(kāi)展之后，從部級(jí)每周溝通開(kāi)會(huì)4.5小時(shí)下降到1個(gè)小時(shí)，部下面有很多處，處級(jí)每周1小時(shí)降到每周0.4小時(shí)。大家會(huì)看到類(lèi)似的問(wèn)題，在很多辦公室都會(huì)存在，那么我們就研究一下Why和What都需要做哪些事情？

為什么要精益辦公

首先我們先談第一個(gè)為什么，我們從范圍來(lái)談，大家看為什么要推進(jìn)精益辦公呢？在生產(chǎn)車(chē)間大多數(shù)公司都開(kāi)展精益了，但是在公司的七大環(huán)節(jié)即市場(chǎng)、工程設(shè)計(jì)、生產(chǎn)計(jì)劃采購(gòu)分銷(xiāo)，包括后臺(tái)部門(mén)，如果是服務(wù)業(yè)，會(huì)計(jì)公司律師事務(wù)所，軟件公司這些環(huán)節(jié)都沒(méi)有開(kāi)展，所以在范圍層面采取精益辦公是非常重要的。

第二個(gè)為什么要精益辦公，我們從財(cái)務(wù)層面來(lái)看，大家知道辦公室有很多的成本，在損益表上可以表現(xiàn)為管理費(fèi)用上，通過(guò)這個(gè)精益辦公，從領(lǐng)導(dǎo)角度說(shuō)可以降低辦公的流程成本，也可以

減少出錯(cuò)率，縮短辦公流程的時(shí)間，這是從財(cái)務(wù)角度來(lái)思考為什么要精益辦公。

第三我們從人員層面上來(lái)思考，按照大型的跨國(guó)企業(yè)外資企業(yè)，在工廠所占的人數(shù)有可能占公司所有人數(shù)一半都不到，大部分人都在市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)，工程設(shè)計(jì)、采購(gòu)等部門(mén)，如果只要工廠實(shí)施精益，那么大量非工廠人員就沒(méi)法參與精益的過(guò)程了。

第四我們可以從流程角度來(lái)切入，看為什么要做精益辦公，大家會(huì)看到整個(gè)公司流程，我們收到原材料到倉(cāng)庫(kù)然后生產(chǎn)配送內(nèi)部物流，外部物流直到客戶那里，這是物在流，那么更重要的對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是上面的信息流，包括訂單、工程設(shè)計(jì)、采購(gòu)、生產(chǎn)計(jì)劃和供應(yīng)商信息的傳遞，所有這些都是信息在流，所以僅僅改物流，沒(méi)有信息流配合的話，那么這種改進(jìn)是非常有限的。

第五，我們從文化方面來(lái)闡述，大家看到影響一個(gè)公司的文化的人往往是坐在辦公室的，比如說(shuō)我們公司推進(jìn)5S，車(chē)間5S做的很好，但是你一到辦公室，文件紙張到處都是，那么這樣的企業(yè)改進(jìn)文化很難建立，你在辦公室傳遞出負(fù)面信息，放大作用是10倍，如果我們?cè)谵k公室開(kāi)展5S，那么這個(gè)正向效果也是有10倍，所以在辦公室開(kāi)展精益，對(duì)企業(yè)的改進(jìn)文化起到一個(gè)非常重要的作用，因?yàn)榇蠖鄶?shù)領(lǐng)導(dǎo)都在辦公室，因?yàn)樗绊懸粋€(gè)企業(yè)的感情文化。

剛才從五個(gè)角度來(lái)闡述為什么要做精益辦公，為什么要花這么多錢(qián)、這個(gè)時(shí)間研究這個(gè)Why，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)要搞清楚為什么做這件事，他才會(huì)有動(dòng)力去做這件事，所以大家要花大量的時(shí)間先在Why這個(gè)層面搞清楚，或者說(shuō)在團(tuán)隊(duì)里面形成某種共識(shí)。

開(kāi)展精益辦公的5層模式

下面我們進(jìn)入What，精益辦公的核心是源自TPS精益生產(chǎn)系統(tǒng)，理論上講要對(duì)TPS要有深刻認(rèn)識(shí)，TPS不僅僅是一組的工具，我們要研究一個(gè)系統(tǒng)；不僅僅是一個(gè)系統(tǒng)的部件，更重要的是要研究這個(gè)系統(tǒng)部件和部件是怎么銜接的，大家看到有兩根柱子準(zhǔn)時(shí)制、自動(dòng)化，這些內(nèi)容都是非常重要的。

在具體的辦公環(huán)境中開(kāi)展精益活動(dòng)，那么我們要分析一下不同類(lèi)型的辦公環(huán)境，大概分成三類(lèi)，第一類(lèi)：重復(fù)性活動(dòng)比較多的交易形辦公，第二：項(xiàng)目型的辦公環(huán)境，第三：就是后臺(tái)型，行政辦公型的，那么這三種辦公環(huán)境所對(duì)應(yīng)地開(kāi)展精益導(dǎo)入模式會(huì)有所區(qū)別，在交易型辦公環(huán)境交易重復(fù)比較多，JIT的作業(yè)，這些流動(dòng)作業(yè)就非常重要了。在項(xiàng)目型的研發(fā)里，整個(gè)項(xiàng)目的過(guò)程管理，我們看到長(zhǎng)安汽車(chē)的信息化項(xiàng)目中有大量的項(xiàng)目管理、目視管理、任務(wù)看板，這些工具就比較重要了。那么一般典型的行政辦公環(huán)境大家都比較熟悉，辦公5S、目視化管理、標(biāo)準(zhǔn)化等等都可以順利展開(kāi)。

通過(guò)前期在一些公司開(kāi)展精益辦公的經(jīng)驗(yàn)，我們一定要在前三個(gè)月取得比較明顯的快速突破，樹(shù)立信心才能為后面的工作打下基礎(chǔ)，辦公室的同志比車(chē)間的同志難度更大，因?yàn)橹R(shí)越多難度越大，所以快贏就變得非常重要，在推進(jìn)距離上，把它總結(jié)為5層模式，在90天內(nèi)最好能按照這個(gè)5層模式快速推進(jìn)，分成基石、標(biāo)準(zhǔn)、績(jī)效、優(yōu)化、模式。

我們先從第一個(gè)開(kāi)始，基石辦公5S，很多企業(yè)不停在做辦公5S，非常重要的是我們要理解，推進(jìn)辦公5S目的在哪里，不同的目的推進(jìn)的手法不一樣，在90天推進(jìn)當(dāng)中，我們通過(guò)辦公5S進(jìn)行投石問(wèn)路，投石問(wèn)路問(wèn)什么？第一個(gè)，是不是可以讓大家從簡(jiǎn)單的辦公5S中獲得收益，獲得收益之后，大家形成了習(xí)慣，做了精益之后大家就可以取得很大的效果，那么在心理上會(huì)形成一個(gè)優(yōu)勢(shì)，為下一步打下一個(gè)好的基礎(chǔ)。第二個(gè)通過(guò)辦公5S我們也可以測(cè)試在這個(gè)辦公區(qū)域，在這個(gè)部門(mén)難點(diǎn)在哪里，哪些人是比較困難的，哪些事是比較難做的，為什么會(huì)是這樣？為下一步確定攻堅(jiān)點(diǎn)，需找方向和難點(diǎn)，目標(biāo)不是大掃除，總體目標(biāo)是你在30秒鐘找到任何想要找的物品，這個(gè)物品最好可以相互找。那么30秒鐘也可以作為這個(gè)區(qū)域的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)評(píng)估指導(dǎo)這個(gè)區(qū)域的檢查的手段。

第二個(gè)我們?cè)谵k公室建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)對(duì)辦公室來(lái)說(shuō)是比較難的，辦公室不是車(chē)間，要樹(shù)立這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的概念的話，我們要去從哪里入手，總是先從簡(jiǎn)單的入手。哪些是比較簡(jiǎn)單的，比如大家會(huì)看到我們每天都要用的東西：傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等，都可以建立比較簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)，幫助大家可以迅速地學(xué)會(huì)，甚至建立維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)，提醒大家定期換墨，從簡(jiǎn)單的設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)入手，辦公室推進(jìn)首先要吸引大家有興趣，能?chē)L到甜頭，然后進(jìn)入最關(guān)鍵的會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)。這個(gè)會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)是很多領(lǐng)導(dǎo)非常關(guān)注的，大家知道一個(gè)企業(yè)每天好多會(huì)議，會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)可以按照高效會(huì)議的指南進(jìn)行會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)，包括會(huì)議前中后的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)施。最后就是在流程上了，流程可以影響到我們后面的關(guān)鍵技巧，特別是在一次性的項(xiàng)目型的，流程就變得非常重要，對(duì)流程的梳理，流程過(guò)程的目視化就是非常重要的，用書(shū)面的形式寫(xiě)下來(lái)，流程圖需要有固定形式固定下來(lái)，為第三步打下基礎(chǔ)。

第三層，流程梳理完成之后，我們需要對(duì)區(qū)域或者這個(gè)區(qū)域有幾個(gè)團(tuán)隊(duì)，每個(gè)團(tuán)隊(duì)都要建立目視管理，分成哪幾個(gè)目視管理？第一個(gè)是績(jī)效的目視管理，這個(gè)團(tuán)隊(duì)到底有哪些目標(biāo)和指標(biāo)，要做績(jī)效目視管理，第二是團(tuán)隊(duì)的目視管理。這個(gè)團(tuán)隊(duì)的人員職責(zé)、訓(xùn)練、問(wèn)題的解決，我們要進(jìn)行目視化管理以及工作流程的過(guò)程目視管理。第三個(gè)過(guò)程的目視管理是重中之重，銷(xiāo)售、工程設(shè)計(jì)、過(guò)程的目視管理非常重要。采用的形式主要是目視的溝通管理板，目視板和管理板的特點(diǎn)大家知道和一般的宣傳板內(nèi)容是不一樣的，宣傳板的內(nèi)容是不動(dòng)的、靜態(tài)的，管理板的內(nèi)容是動(dòng)態(tài)的，是經(jīng)常要更新的，所以我們要建立團(tuán)隊(duì)的目視管理板，以這種形式開(kāi)展。

第四層我們?cè)诹鞒糖宄?，我們采用一些流程的分析工具，?lái)分析我們工作的流程，通過(guò)流程分析找到一些核心的問(wèn)題，采用結(jié)構(gòu)化的問(wèn)題解決方法，PADC問(wèn)題不斷的解決方法，不斷提升我們的績(jī)效。有好幾種流程圖，從高度來(lái)看，把它分成四個(gè)高度。一般在頂層會(huì)用SIPOC來(lái)確定流程圖的分析范圍，因?yàn)楹芏嗟霓k公流程，部門(mén)和部門(mén)之間有邊界；那么在高層，可以采用架子流圖來(lái)分析部門(mén)或跨部門(mén)的核心流程。當(dāng)跨部門(mén)流程很多的時(shí)候，還有一種叫泳道圖，來(lái)幫助分析跨部門(mén)的核心流程。如果再細(xì)節(jié)地看中層甚至底層的話，我們一般會(huì)針對(duì)流程不同層級(jí)選用相應(yīng)的工具或進(jìn)行組合，來(lái)進(jìn)行有效分析。對(duì)于問(wèn)題的解決方法，不同的公司是采用不同的方法，典型的是A3報(bào)告會(huì)比較多，要看公司用什么結(jié)構(gòu)化的問(wèn)題解決方法，核心是PDCA。

第五層叫開(kāi)放式辦公，打破不同邊界，打破小組的邊界。特別是項(xiàng)目型的團(tuán)隊(duì)，其中有兩個(gè)點(diǎn)，第一個(gè)就是要去掉隔板，最好是領(lǐng)導(dǎo)別有單獨(dú)辦公室，對(duì)于很多的隔板能夠去掉。第二是站立式辦公，也就是桌椅都是可移動(dòng)的，帶輪子的，可以隨時(shí)組合用的，沒(méi)有完美的辦公布局，根據(jù)不同的項(xiàng)目，不同的任務(wù)，進(jìn)行臨時(shí)的組合。開(kāi)放辦公雖然概念很好，但是很多企業(yè)在文化上會(huì)有一些限制。在前90天內(nèi)，開(kāi)放式的辦公暫不導(dǎo)入，因?yàn)殚_(kāi)放式辦公涉及到公司的文化改變，推進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)較大，所以放在后續(xù)開(kāi)展。通過(guò)十二周精益辦公開(kāi)展，團(tuán)隊(duì)可以總結(jié)一下得失，為后續(xù)全面開(kāi)展做好準(zhǔn)備。

總而言之，大家會(huì)看到精益辦公不僅僅可以用在生產(chǎn)性企業(yè)內(nèi)的后臺(tái)研發(fā)銷(xiāo)售部門(mén)，在一些服務(wù)性的企業(yè)也是完全可以應(yīng)用的。例如在上海陸家嘴金融區(qū)投資公司導(dǎo)入精益辦公，通過(guò)流程改善、目視化、建立會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)，提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。精益辦公是企業(yè)全面推進(jìn)精益管理的重要基石，通過(guò)精益辦公的推廣將精益思想延伸到非制造部門(mén)人員，讓企業(yè)每一位員工都能學(xué)習(xí)精益、參與改善、不斷進(jìn)步。