李百毅

企業(yè)即時通訊價值

李百毅

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南車青島四方機車車輛股份有限公司

近年來，隨著公司業(yè)務的快速發(fā)展，公司進入迅速成長階段。同時，市場競爭日趨激烈，如何利用現(xiàn)代信息手段加強企業(yè)內(nèi)、外溝通與協(xié)調(diào)，加快反應速度是公司面臨的一個重要挑戰(zhàn)。隨著公司的發(fā)展，企業(yè)員工之間的溝通方式也越來越多，如：移動設備、電子郵件、即時通信工具，音視頻會議等。這些通信手段的應用滿足了公司通信的需求，但堆積在一起的各種通信手段使企業(yè)通信系統(tǒng)復雜臃腫，放慢了公司的信息化進程，桎梏了公司的進一步發(fā)展。目前，通信多媒體技術(shù)已在社會上得到廣泛應用。隨著移動技術(shù)、社交網(wǎng)絡的發(fā)展，其功能、應用領(lǐng)域也在不斷擴充。如：QQ、MSN等大量免費的個人即時通訊軟件的大量應用，在方便溝通的同時，也給企業(yè)的IT管理等方面帶來了諸多挑戰(zhàn)。為了應對這種挑戰(zhàn)，企業(yè)即時通訊應運而生，作為企業(yè)溝通必備的工具，逐漸被各企業(yè)所認知，但是企業(yè)即時通訊對于企業(yè)的好處有多少，相信大多數(shù)企業(yè)未必盡知。其實企業(yè)即時通訊不止對企業(yè)的溝通方面有價值，同時對于企業(yè)內(nèi)部管理、業(yè)務集成、信息安全都有不可小覷的作用。

1 前言

隨著技術(shù)的發(fā)展與溝通方式的變化，作為互聯(lián)網(wǎng)最普及的基礎(chǔ)服務之一，即時通訊用戶規(guī)模每年都在穩(wěn)步地增長。隨著電子商務應用和企業(yè)信息化建設的深入發(fā)展，即時通信軟件在各種環(huán)境下凸顯出的需求越發(fā)強烈。目前，我國的即時通訊市場無論在用戶人數(shù)、活躍程度、人均擁有賬戶數(shù)都創(chuàng)下了世界之最。用戶基數(shù)成為即時通訊市場強而有力的驅(qū)動因素。針對企業(yè)領(lǐng)域的應用情況，即時通訊又分出了重要的一脈支流——企業(yè)即時通訊。

2 企業(yè)溝通中出現(xiàn)的問題

很多企業(yè)在使用企業(yè)即時通訊之前都有存在這樣一個問題。而事實上，企業(yè)即時通訊的產(chǎn)生是為了補足個人即時通訊面對商業(yè)應用時表現(xiàn)出來的欠缺。個人通訊主要是以人與人之間的感情交際為溝通前提，再加上個人通訊本身集成的許多娛樂因素，以及溝通過程中信息的安全問題，在工作過程中給企業(yè)辦公埋下了很多隱患。以個人為單位的通訊架構(gòu)加大了企業(yè)對人脈的管理難度，一旦員工離職，客戶的通訊極有可能會隨之流失。

3 企業(yè)即時通訊能幫助企業(yè)完善哪些問題

企業(yè)即時通訊是一種全新的運營模式，其賬戶由企業(yè)管理員同一申請，并按照企業(yè)的通訊架構(gòu)分層級清晰顯明，適合任何規(guī)模的企業(yè)操作，更滿足了企業(yè)內(nèi)外協(xié)作、架構(gòu)管理及管控方面的需求。若有員工離職其賬號仍由企業(yè)收回，避免人脈流失問題。除了完全剔除娛樂因素之外，以“IM+門戶+應用功能”使企業(yè)即時通訊成為一個功能整合體。并且可以與其它通訊手機完全融合，實現(xiàn)單點登錄，如視頻會議、協(xié)同辦公、短信平臺、在線客服、網(wǎng)絡監(jiān)控等等，并提供第三方CC_API接口實現(xiàn)CC與其他軟件終端的運行和對接，企業(yè)只需通過簡單的操作便能迅速部署，以最大程度地將企業(yè)資源轉(zhuǎn)化為商業(yè)價值。

企業(yè)即時通訊可以減少員工上班娛樂時間

QQ、MSN等這些免費個人即時通訊工具開放的娛樂功能為企業(yè)辦公埋下了隱患。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，辦公室員工每小時因為個人即時通訊軟件平均被打擾11次，每年對美國經(jīng)濟造成5880億美元的損失。被打擾的工作者不但浪費了時間，而且造成工作效率的低下。

當然不可能完全杜絕使用即時通訊工具，唯一的辦法是用一種即時通訊可控的方式來讓娛樂功能徹底從你的辦公室里剔除。企業(yè)即時通訊可以幫你很好解決這個問題。諸如IBM Sametime、微軟Lync等作為企業(yè)用戶設計的功能配置，一方面完全隔離了所有與工作無關(guān)的娛樂功能，另一方面還配備了豐富的互聯(lián)網(wǎng)辦公工具，諸如離線文件傳送、共享、在線截圖、企業(yè)短信發(fā)送、多人群組文字、遠程協(xié)助、視頻語音會議等，為員工打造一個純粹的企業(yè)溝通協(xié)作平臺，提高工作效率。

企業(yè)即時通訊可加快企業(yè)內(nèi)部溝通

企業(yè)即時通訊特有的組織結(jié)構(gòu)樹型目錄與成員名片，這些特點對于能夠使異地辦公的公司成員也能夠如同處在同一間辦公室，無需自己再與同事相互添加個人賬號，像CC企業(yè)即時通訊只需企業(yè)管理員在后臺設置，所有的人員變動都會同步更新到所有員工賬號的通訊列表。層級關(guān)系、電子名片以及員工招聘都可一目了然，有助于企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)互聯(lián)互通。例如員工根據(jù)不同的條件定位快速找到目標同事，查看聯(lián)系人的在線狀態(tài)信息，并可利用即時文字、圖片、語言、視頻、短信等各種溝通手段快速發(fā)起溝通對話，高效、快捷地提高辦事效率。

企業(yè)即時通訊可加強企業(yè)內(nèi)部的IT管理

相比個人即時通訊的不可遙控，企業(yè)即時通訊給予了企業(yè)管理者足夠的管理權(quán)限。諸如IBM Sametime、微軟Lync等企業(yè)即時通訊是以企業(yè)/機構(gòu)為主體來申請用戶賬號，而所有公司的下屬成員賬號均由企業(yè)統(tǒng)一開設、分配、管理。企業(yè)管理者可針對不同的員工職務信息，進行相關(guān)的權(quán)限控制。比如決定員工是否可使用通訊工具、是否可對外溝通、是否可使用文件傳送、共享、在線截圖等，是否具有第三方消息接收、是否可進行短信收發(fā)等。同樣作為企業(yè)管理者可查看到完整的監(jiān)控記錄，針對不同用戶身份定義不同的角色和權(quán)限能力，讓不同層級的員工可以各就其能、各盡其職。另外，當員工離職時企業(yè)可將其賬號進行回收，避免客戶資源的流失。

企業(yè)即時通訊可消除企業(yè)的“信息孤島”

“信息孤島”指的是相互之間在功能上不關(guān)聯(lián)互動、信息不共享互換以及信息與業(yè)務流程和應用相互脫節(jié)的計算機應用系統(tǒng)。在IT信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)進行的每一次局部的IT應用都可能與以前的應用不配套，也即是說，幫助企業(yè)日理萬機的業(yè)務系統(tǒng)間很難做到相互兼容，從而很可能造成設備閑置、資源浪費、信息冗余的困局。在企業(yè)業(yè)務需要統(tǒng)一的環(huán)境下，企業(yè)即時通訊能夠通過開放的第三方接口將企業(yè)其他業(yè)務系統(tǒng)融合進來，如OA、ERP、CRM、流程審批系統(tǒng)等，所起的作用是從中形成一個有機的整體，修補原本被割斷的密切相連的業(yè)務流程，使企業(yè)業(yè)務能夠完整、順利的執(zhí)行和處理。

企業(yè)即時通訊能夠保障企業(yè)溝通的信息安全

個人即時通訊的安全隱患問題一直是引起企業(yè)用戶恐慌的源頭。盡管現(xiàn)在個人即時通訊技術(shù)已經(jīng)進入成熟階段，但它并非最安全的通信工具。缺乏完善的安全機制，它很容易讓蠕蟲病毒進入網(wǎng)絡，竊取企業(yè)機密，并在不留下任何痕跡的情況下將機密傳遞給企業(yè)的競爭對手。類似IBM Sametime、微軟Lync這種專業(yè)企業(yè)即時通訊的優(yōu)勢在于，它可以從技術(shù)、商務、安全、管理人員以及服務流程等各方面制定嚴格細致的安全標準，如采用基于CA認證的128位銀行級別數(shù)據(jù)加密傳輸模式，數(shù)據(jù)備案加密保存、SSL高安全訪問數(shù)據(jù)加密鑰等等。

4 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)即時通訊系統(tǒng)通過對各種信息進行集成和高效的協(xié)作共享，不僅加強了企業(yè)信息流轉(zhuǎn)的效率，整合了企業(yè)資源，提高了整體工作效率、而且還提高了企業(yè)的整體反應能力，使企業(yè)在激烈的競爭中處于有利地位。所以企業(yè)級的即時通訊系統(tǒng)，是企業(yè)建立高效、可視化、信息交流、共享平臺的必然選擇。

10.3969/j.issn.1001-8972.2015.02.026