摘 要：本文通過對(duì)云南白藥集團(tuán)股份有限公司檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程的介紹，對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思路和實(shí)際操作方法進(jìn)行了初探，對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)具有一定借鑒作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)；實(shí)踐

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展也日新月異，深深融入到工作及生活的方方面面，日益成為社會(huì)發(fā)展的重要推動(dòng)力之一。當(dāng)前檔案工作的傳統(tǒng)管理方式面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，信息化成為當(dāng)前檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢(shì)和重要方向，檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化勢(shì)在必行。云南白藥集團(tuán)股份有限公司充分了解和順應(yīng)了這一趨勢(shì)，歷屆領(lǐng)導(dǎo)均十分重視檔案資源信息化建設(shè)工作，并從2012年初著手進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，2013年5月完成檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)搭建，與公司OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫鏈接，在2014年實(shí)現(xiàn)了從文件材料歸檔到查詢利用的全過程電子化、網(wǎng)絡(luò)化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式，使云白藥檔案管理工作走向了信息化發(fā)展的高速軌道。

一、建設(shè)背景

云南白藥集團(tuán)是云南省十戶重點(diǎn)大型企業(yè)、云南省百?gòu)?qiáng)企業(yè)，也是首批國(guó)家創(chuàng)新型企業(yè)，云南白藥商標(biāo)被評(píng)為中國(guó)馳名商標(biāo)，是公眾喜愛的中華老字號(hào)品牌。1902年，彝族名醫(yī)曲煥章先生創(chuàng)制云南白藥。1971年根據(jù)周恩來總理的三點(diǎn)指示，成立云南白藥廠。云南白藥歷經(jīng)從廠到股份制企業(yè)改制，再到集團(tuán)化管理的變遷，公司檔案室成立于1984年，多年來，公司嚴(yán)格按照國(guó)家和云南省相關(guān)工作規(guī)范對(duì)文書、科技、財(cái)務(wù)和人事檔案實(shí)行集中、統(tǒng)一保管。1990年順利通過“檔案管理國(guó)家二級(jí)”的評(píng)審驗(yàn)收。

隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案信息資源的利用要求不斷增加，而公司的檔案管理以往基本以單純的保管、簡(jiǎn)單的目錄管理、有限的單機(jī)目錄檢索為主，已經(jīng)無法滿足全集團(tuán)對(duì)于檔案信息服務(wù)的迫切需求。公司運(yùn)行的ERP系統(tǒng)、Oracle系統(tǒng)和OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，涵蓋了計(jì)劃、采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、行政等重要部門，自動(dòng)生成的文檔和系統(tǒng)產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)都是企業(yè)檔案信息的重要組成部分，應(yīng)該納入歸檔范圍，并按照國(guó)家規(guī)范進(jìn)行科學(xué)管理。而檔案室原有的管理手段難以管理海量數(shù)字檔案信息，大量電子文件信息在逐步流失，電子文件得不到有效、規(guī)范的管理，室藏檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息也因?yàn)楣芾碚吲c利用者的需求錯(cuò)位而無法得到最大的價(jià)值體現(xiàn)，因此檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化勢(shì)在必行。

二、檔案管理軟件選型

鑒于市場(chǎng)上檔案管理軟件品牌繁多，我們?cè)诹㈨?xiàng)時(shí)，不僅考慮軟件必須符合國(guó)家相關(guān)檔案工作規(guī)范和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)外，還要選擇與本企業(yè)、行業(yè)管理實(shí)際相符合、綜合性強(qiáng)的檔案管理軟件；因此在功能模塊的選擇上，則不是一味的貪多求全，而是選擇實(shí)用、在用、必須用的功能模塊；云南白藥在軟件代理商及服務(wù)商中選擇了有一定實(shí)力、軟件研發(fā)能力強(qiáng)、擁有一批豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)工程師的公司，從而在實(shí)施的過程中能給出合理化建議，少走彎路，提高工作效率，減少項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，保證了系統(tǒng)的實(shí)用和高效。

三、檔案信息化建設(shè)軟硬件環(huán)境準(zhǔn)備

在軟硬件購(gòu)買之前，我們首先向本單位的信息技術(shù)管理部門清楚了解了集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境運(yùn)行情況和使用的數(shù)據(jù)庫(kù)類型是否匹配，并請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)購(gòu)買的軟硬件給出合理化建議，保證在項(xiàng)目實(shí)施過程中不走回頭路，保障項(xiàng)目實(shí)施的順利進(jìn)行。其次根據(jù)云南白藥實(shí)際需求和現(xiàn)有的設(shè)施，我們?cè)谲浖线x擇了C/S與B/S相結(jié)合的基礎(chǔ)管理軟件，選加了全文檢索系統(tǒng)、在線OCR識(shí)別系統(tǒng)、流媒體系統(tǒng)和電子文件校驗(yàn)?zāi)K；硬件選配了高性能存儲(chǔ)、備份服務(wù)器一臺(tái)、寬幅面高速文檔掃描儀一臺(tái)、文檔拍攝儀一臺(tái)、普通刻錄機(jī)和藍(lán)光刻錄機(jī)各一個(gè)，彩色打印機(jī)一部。為系統(tǒng)建設(shè)夯實(shí)了軟硬件基礎(chǔ)。

四、檔案管理信息化項(xiàng)目實(shí)施

在項(xiàng)目實(shí)施前，我們首先制定了實(shí)施計(jì)劃，將整個(gè)項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，制定工作起止時(shí)間、責(zé)任人、參與人，擬定軟件實(shí)施方、檔案部門和信息技術(shù)部門的工作職責(zé)。第二是遵循國(guó)家企業(yè)檔案相關(guān)規(guī)定和規(guī)范，搭建檔案管理樹形結(jié)構(gòu)，并根據(jù)本集團(tuán)自身實(shí)際情況，構(gòu)建了一個(gè)合理化、方便平時(shí)管理、操作的檔案管理架構(gòu)體系。白藥檔案管理體系是多全宗、多載體、所有門類檔案實(shí)行集中、統(tǒng)一管理的一種模式。多個(gè)全宗中有正在運(yùn)行的企業(yè)，下有二級(jí)、三級(jí)企業(yè)，還包含多個(gè)撤銷企業(yè)。因此我們?cè)诖罱湫谓Y(jié)構(gòu)時(shí)，充分考慮到了這些復(fù)雜的層級(jí)關(guān)系，并兼顧每個(gè)全宗下多載體、多門類、不同時(shí)期檔案管理方式的不一致情況。第三是配合軟件實(shí)施方做好檔案系統(tǒng)的部署和各模塊的功能定義。在此環(huán)節(jié)我們嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行各功能模塊的定義，著錄項(xiàng)目名稱應(yīng)在各類目、模塊下保持一致，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，避免后期使用過程中造成數(shù)據(jù)混亂。第四是將老數(shù)據(jù)遷移至新系統(tǒng)。根據(jù)新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入要求，歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)出后重新編輯、修訂、加工，保證著錄項(xiàng)的完整和數(shù)據(jù)的齊全完備，按類目、年度分步導(dǎo)入。第五是系統(tǒng)客戶端安裝。這里主要是指各職能、業(yè)務(wù)部門和分子公司基層檔案員的客戶端安裝。為配合檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施和推進(jìn)，我們把檔案收集工作進(jìn)行了細(xì)化和深入，各部門的各個(gè)業(yè)務(wù)板塊都安裝了客戶端，指定基層檔案員負(fù)責(zé)板塊文件材料的收集、整理和歸檔工作，使基層檔案員在自己的電腦前就可以完成在線歸檔工作。第六是加強(qiáng)操作培訓(xùn)。我們針對(duì)專職人員和兼職人員的需求組織不同層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，專職人員可以在系統(tǒng)實(shí)施過程中同步進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包含檔案管理模塊操作和系統(tǒng)管理模塊操作；基層檔案員僅培訓(xùn)文件管理模塊操作。第七是系統(tǒng)驗(yàn)收。系統(tǒng)的每一個(gè)模塊都應(yīng)按實(shí)際工作流程進(jìn)行一遍，遇到問題，及時(shí)整改，再驗(yàn)證直到正確為止。系統(tǒng)功能應(yīng)在無數(shù)據(jù)時(shí)驗(yàn)證一遍，在少量數(shù)據(jù)時(shí)驗(yàn)證第二遍，再導(dǎo)入大量實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)驗(yàn)證第三遍，確保系統(tǒng)穩(wěn)定和避免檔案庫(kù)真實(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)入后出現(xiàn)問題。

五、安全體系建設(shè)

在企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行過程中，如何確保信息的安全保密是提供信息服務(wù)的前提和保證，必須通過信息安全體系的建設(shè)，確保信息的可用性、保密性、完整性和抗抵賴性，同時(shí)還必須滿足系統(tǒng)的可靠性、可控性和穩(wěn)定性。我們根據(jù)《檔案法》、《保密法》和企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度，將云南白藥檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)備放置于公司機(jī)房，由公司信息中心統(tǒng)一管理、維護(hù)，檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)列入公司整體備份方案，并實(shí)現(xiàn)異地保存。同時(shí)為保證檔案數(shù)據(jù)安全，將檔案系統(tǒng)納入虛擬系統(tǒng)，進(jìn)行必要的邏輯隔離。檔案信息管理系統(tǒng)本身帶硬件加密設(shè)備及特殊的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，依托符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的密碼體系，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息實(shí)施加密存儲(chǔ)和傳輸，避免因惡意攻擊造成的失泄密情況。最后在系統(tǒng)應(yīng)用中采用身份認(rèn)證、數(shù)字簽名等技術(shù)，確保信息在收集、整理、利用過程中的真實(shí)性和有效性，并根據(jù)授權(quán)實(shí)施訪問控制，利用技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案管理運(yùn)行全過程的監(jiān)控。除此以外，凡涉密檔案均不進(jìn)入本系統(tǒng)管理。通過采取多層次的安保措施，使系統(tǒng)安全得到了最大程度的保障。

六、數(shù)字檔案信息資源建設(shè)

數(shù)字信息資源是數(shù)字檔案館得以生存發(fā)展的基礎(chǔ)和核心。數(shù)字信息資源建設(shè)主要包括電子檔案（文件）接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、重要數(shù)據(jù)信息采集、資源整理加工、建立各類資源庫(kù)等內(nèi)容。我們于2013年搭建完成檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案信息資源建設(shè)分為幾個(gè)步驟進(jìn)行：首先公司所有公文通過OA進(jìn)行處理，辦理完畢的公文通過兩個(gè)系統(tǒng)的無縫鏈接，定時(shí)傳輸?shù)綑n案服務(wù)器中；第二、對(duì)新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)文件，要求在移交紙質(zhì)文件的同時(shí)移交電子文件，或通過檔案客戶端在線歸檔；第三，對(duì)室藏紙質(zhì)檔案分三步數(shù)字化，對(duì)重要的，利用頻繁的，永久保存的文件先期數(shù)字化，30年保管期限的第二批數(shù)字化，短期保管的最后數(shù)字化。使數(shù)字信息資源建設(shè)和系統(tǒng)建設(shè)同步進(jìn)行，無縫對(duì)接。

七、人才隊(duì)伍建設(shè)

新時(shí)期的檔案工作要求檔案工作者既懂檔案專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。能適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，成為新型、高素質(zhì)的檔案復(fù)合型人才，更好的為企業(yè)檔案工作服務(wù)，把檔案的作用充分發(fā)揮出來，打開檔案工作的新局面，帶動(dòng)檔案信息化事業(yè)的全面發(fā)展。

目前，我們面臨的主要任務(wù)就是要將企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與開發(fā)企業(yè)檔案信息資源和提高企業(yè)檔案的科學(xué)化、信息化水平、服務(wù)水平有機(jī)的結(jié)合起來，為企業(yè)發(fā)展提供快捷有效的服務(wù)。通過有效企業(yè)檔案工作擴(kuò)充企業(yè)的資源儲(chǔ)備，開發(fā)利用檔案信息為企業(yè)決策當(dāng)好參謀，為企業(yè)管理不斷增加經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。雖然還會(huì)遇到各種各樣的問題和困難，但是我們堅(jiān)信，只要我們有為檔案工作發(fā)展而不懈努力的決心，不斷努力提升我們的管理和服務(wù)水平，云白藥檔案管理工作必將迎來更好的明天。

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作者簡(jiǎn)介：趙文敏，女，白族，云南白藥集團(tuán)股份有限公司，檔案主管，館員，經(jīng)濟(jì)師