楊洋

[摘 要]檔案管理工作是機關(guān)單位正常運轉(zhuǎn)的重要保障，如何完善檔案管理工作，加快檔案資源信息化建設(shè)，是確保檔案管理工作適應(yīng)時代發(fā)展的關(guān)鍵所在。針對這一問題，本文就新時期機關(guān)檔案管理發(fā)展面臨的相關(guān)問題作出了探討。

[關(guān)鍵詞]機關(guān)檔案管理；檔案信息化；檔案資源共享

隨著我國社會經(jīng)濟的穩(wěn)步發(fā)展，現(xiàn)代化、科技化的管理手段已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，這也對機關(guān)單位的檔案管理工作提出了新的要求。然而檔案管理工作能否尋求新的突破，在當(dāng)前環(huán)境下仍然面臨著一定的困難難。

一、新時期機關(guān)檔案管理發(fā)展面臨的問題

1.1.檔案信息資源缺乏時代性和地方性，結(jié)構(gòu)不完整

目前我國的檔案資源結(jié)構(gòu)不夠合理，從檔案來源看，很多機關(guān)檔案部門都只保存了本行政區(qū)域內(nèi)一級機構(gòu)的檔案，缺乏二、三級機構(gòu)檔案資源，檔案結(jié)構(gòu)單一，缺乏多元化特征；從檔案的內(nèi)容看，多數(shù)檔案只記載國家機關(guān)、社會團體的職能活動，對于人民群眾相關(guān)的內(nèi)容記錄甚少，無法聯(lián)系群眾實際，檔案以反映宏觀管理的內(nèi)容為主，不具備地方特色；從檔案門類看，文書檔案的數(shù)量遠遠超過其他類別，檔案記錄多依靠文字，缺乏具有時代特色的科技型檔案（如音頻、視頻、電子數(shù)據(jù)等）內(nèi)容。

1.2.檔案信息資源的保存渠道相對分散，無法實現(xiàn)檔案資源共享

檔案信息是機關(guān)檔案管理工作的主體，隨著我國社會體制改革和經(jīng)濟的跨蘇發(fā)展，檔案資源日益豐富，這就對檔案的保存與使用提出了新的要求。然而在其歸屬與流向問題上，依然存在弊端。一是垂直領(lǐng)導(dǎo)的部門不再向當(dāng)?shù)貦C關(guān)檔案管理機構(gòu)移交檔案；二是具有保密性質(zhì)的專業(yè)檔案存在移交問題；三是對專業(yè)檔案的接收征集工作力度不夠。這就當(dāng)時了檔案保存渠道分散的問題，同時猶豫檔案多以文本形式為主，不便于運輸傳閱，這就造成了檔案資源流通共享的難度增加，不利于機關(guān)檔案管理工作的發(fā)展。

1.3.檔案信息化建設(shè)困難重重

我國檔案管理體系歷史悠久，然而也正因為如此，很多機關(guān)檔案管理工作者不能從跟上上認識到檔案管理信息化的重要性，對于檔案問題依舊停留于紙張書籍資料的整理，與此同時，部分機關(guān)檔案管理單位因為人員、經(jīng)費、設(shè)備等不同程度的限制，在檔案管理的信息化過程中無法投入足夠的人力、物力進行改善，這就使得檔案管理工作與高速發(fā)展的信息化社會環(huán)境逐漸脫離，無法適應(yīng)社會形態(tài)的快速發(fā)展，不利于檔案管理工作的展開。

1.4.檔案信息資源難以實現(xiàn)社會共享

加強檔案信息資源的開發(fā)與利用有利于我國檔案事業(yè)的發(fā)展，同時也是適應(yīng)信息時代的必然選擇，然而當(dāng)前外國對于檔案資源的利用有限，信息化程度不夠，難以形成龐大的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，對于檔案的查找、取用都停留于傳統(tǒng)手段，暫時無法實現(xiàn)數(shù)字化的檔案資源共享。

二、新時期機關(guān)檔案管理的發(fā)展趨勢

在以科學(xué)技術(shù)為主要生產(chǎn)力的當(dāng)今社會，電子信息技術(shù)對于各個機關(guān)個檔案管理部門的影響同樣深遠，隨著信息化社會的進一步加強，新時期極廣檔案管理將呈現(xiàn)出多元化、技術(shù)化、信息化的特點，具體表現(xiàn)在以下三個方面。

2.1檔案資源結(jié)構(gòu)不斷調(diào)整

為了適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的特點，機關(guān)檔案管理部門將更為注重對檔案資源的開發(fā)和利用，針對檔案內(nèi)容中豐富的經(jīng)濟、科技等信息資源將不斷得到有效應(yīng)用，同時注重于人民群眾相關(guān)的信息內(nèi)容，重新調(diào)整檔案結(jié)構(gòu)確保檔案信息內(nèi)容與社會、與人民群眾接軌，能夠切實的反應(yīng)社會問題，具有時代性，對于具備地方特色的檔案資源應(yīng)充分予以重視，妥善開發(fā)利用，對于重點建設(shè)工程、科研項目等重要檔案應(yīng)加以重視，合理調(diào)整檔案資源組成結(jié)構(gòu)，在豐富檔案資料的同時促進我國檔案管理體系建設(shè)的進一步完善。

2.2.對檔案資源進行有效整合

機關(guān)檔案管理不僅指一般意義上的檔案接收、征集，而且是以我國檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理體制為基礎(chǔ)的檔案資源有效配置，是對國家、對社會信息進行手機整理工作的必然要求。為了適應(yīng)經(jīng)濟全球化背景下的社會、經(jīng)濟系統(tǒng)，對檔案資源的整合配置是機關(guān)檔案管理工作取得突破的必然選擇。在此前提下，如何充分整合、利用各種檔案資源，發(fā)揮其特殊優(yōu)勢，實現(xiàn)區(qū)域范圍內(nèi)檔案資源的高度系統(tǒng)性要求成為關(guān)鍵所在。

要對檔案資源進行有效整合，首先應(yīng)當(dāng)擴大檔案資源的接收范圍，加大檔案收集力度，同時對現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進行科學(xué)的分類管理，建立健全檔案資源管理體系，使其系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化，將不同地域的檔案資源合理整合，提高檔案資源的利用效率，充分發(fā)揮機關(guān)檔案管理工作的有效優(yōu)勢，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技能和服務(wù)水平，使得檔案管理真正成為有利于社會發(fā)展的動力，為我國檔案管理工作發(fā)展的進一步完善提供基礎(chǔ)。

三、切實加強檔案信息化建設(shè)

在電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案信息的電子化、數(shù)字化成為必然趨勢，這就要求機關(guān)檔案管理部門順應(yīng)信息時代發(fā)展的需要，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案收集、整理工作中來，切實完成檔案信息化建設(shè)任務(wù)，深入探索和實踐檔案資源的現(xiàn)代化。在機關(guān)檔案管理信息化過程中，不僅要求領(lǐng)導(dǎo)者有新的思想認識，對于基層檔案管理人員，更應(yīng)該提高其思想認識水準，使其積極投入到檔案呢信息化建設(shè)過程中來，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，充分認識信息化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論，變更工作方法，促使檔案管理工作取得新的突破和進展。隨著電子政務(wù)等新型方式的興起，檔案管理信息化必將對檔案管理與利用工作產(chǎn)生深遠的影響。

四、結(jié)語

機關(guān)檔案管理的發(fā)展應(yīng)適應(yīng)時代需求，在新時期的檔案管理中著力于加強檔案資源整合，完善檔案體系的信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代化的管理方式提高檔案整理、利用的工作效率，迎接新的機遇和挑戰(zhàn)。

參考文獻：

[1]宗培嶺.檔案管理工作運行機制研究[M].北京：中國檔案出版社，2006：45-56.