聶英俊

作為國有企業(yè)的一名檔案工作人員，三年的文書工作及文書歸檔工作使我對其有了深刻的認識，除了需要認真之外也需要不斷積累經(jīng)驗，日趨完善工作中的工作方法，才能達到事半功倍的效果。

首先，我談幾點對文書工作的認識和意見：

文書工作瑣碎繁雜，通過制度規(guī)范要求才能保證公司文書檔案質(zhì)量不斷提升。公文流傳快速有效是提升工作效率最根本的點，除了要求文書及時處理之外，還要認真做好特事特辦，對一些緊急公文除在OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)留痕，也要借助電話和短信的方式提醒辦理人。除了保證公文流轉(zhuǎn)效率之外，個人認為文書工作還需要重點做好如下四方面：

一、建立健全公司收發(fā)文登記制度。

做好文書工作，首先要嚴格做好公司收發(fā)文登記。目前很多單位都采用OA辦公系統(tǒng)，對于所有的收文和發(fā)文都嚴格在辦公系統(tǒng)中進行流轉(zhuǎn)。建立電子文件目錄，保存電子文件及文件處理單也就變成了不是那么困難的問題。對于發(fā)文，OA系統(tǒng)本身不能送達的，要做紙質(zhì)文件制作并由專人送達到指定單位，或?qū)⒓t頭文件的PDF版本以電子郵件等方式送達，并做好送達記錄。

二、建立健全會議紀要等文件歸檔制度。

會議紀要作為公司集體決策的重要體現(xiàn)，保存好會議紀要、會議資料、會議記錄和會議錄音就變得尤為重要。對于一些采用OA辦公系統(tǒng)進行審批上會議案的單位，上會議案及上會議案審批單都要作為歸檔文件的一部分保存。

三、建立文件銷毀登記目錄。

對于不在文書檔案范圍內(nèi)的文件建立銷毀目錄登記，并做好相應的審批工作，審批意見和銷毀目錄一并存檔。

四、建立健全用印審批登記管理制度。

對于印章管理嚴格執(zhí)行公司印章管理辦法采用網(wǎng)上流程和用印審批單兩種途徑進行審批，但是都要進行人工登記，在登記中要寫明蓋章文件的內(nèi)容，用印個數(shù)，及文件發(fā)送單位，審批人及經(jīng)辦人，保存完備的用印審批單和用印登記簿。

以上是我對文書工作的幾點認識和意見。只有把以上幾項工作做好實處，在進行年度文書檔案歸檔時，就能做的游刃有余

其次，談一下對企業(yè)文書檔案的認識。

企業(yè)文書檔案歸檔范圍的確定、類別的劃分、檔案保存年限的劃分是文書歸檔工作中最重要的三個方面，在《檔案管理辦法》中文書檔案部分也有詳細闡述，但我依然結(jié)合自己的實際工作經(jīng)驗談談對文書檔案的幾點認識：

一、文書檔案來源于日常文書工作中形成的文件記錄材料。

（就我個人認識）主要包括：公文，重要會議相關資料，印章管理過程中的登記簿和用印審批單、保密文件及重要來電記錄等。文書檔案來源于文書工作中的文件記錄材料，只有把文書工作做細做實，才能保證文書檔案的質(zhì)量。

二、在進行文書歸檔過程中應該注意三方面的問題。

（一）對文件完整性的要求；

公文主要包括收文和發(fā)文。收文一定保存好原始文件，以及文件處理單；發(fā)文一定保存好原稿、紅頭發(fā)文、修改痕跡及發(fā)文處理單。

（二）對文書檔案歸檔范圍的認識；

緊密結(jié)合檔案管理辦法及其文件處理單的批示，分清文件是否需進行歸檔至文書檔案。比如收文中對于不涉及本單位的職務任免、表彰決定等文件不需要歸檔至文書檔案；

（三）需要合并處理歸檔的文件。

文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一個件。需按照批復在前請示在后、復函在前函在后的標準進行組合歸檔，視作一個文件。對于沒有收到批復的請示進行歸檔時要在備考表中注明，本人還認為對于一些表彰決定、通知等文件，也應該按照表彰決定在前相應通知在后的方式進行合并歸檔視作一個文件，目前對于此暫無制度要求。

三、文書檔案分類一般公司采用的是年度—問題—保管期限分類法。

按照這種方式進行文書檔案分類有黨建工作類（0）、行政管理類（1）、經(jīng)營管理類（2）、生產(chǎn)經(jīng)營管理類（3）四類。

（一）黨建工作類，主要包括：跟黨委、團委、紀委、工會及協(xié)會有關的文件；

（二）行政管理類，主要包括：跟人力資源、審計、法紀監(jiān)察、后勤管理、行政事務、外事工作、醫(yī)療衛(wèi)生等有關的文件；

（三）經(jīng)營管理類，主要包括：跟經(jīng)營決策、計劃統(tǒng)計、財務管理、物資管理、產(chǎn)品銷售、企業(yè)管理、房地產(chǎn)管理、基本建設管理及機電網(wǎng)絡管理等有關的文件；

（四）生產(chǎn)技術管理類，主要包括：跟生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、勞動管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境管理、計量工作、標準化工作及檔案信息管理等有關的文件。

四、文書檔案保存年限的劃分。

主要分永久、長期（50年）和短期（15年）。以下，主要從文件來源和文書檔案分類角度進行闡述。其中的難點在于如何區(qū)分重要的和一般的，其次就是對業(yè)務問題的準確把握正確分類問題。

（一）永久保存的文件：

包括公司、公司聯(lián)合組織、公司承辦的重要會議及活動過程中產(chǎn)生文件請示、批復、議程、名單、報告、上級領導人賀辭、題詞、會徽設計、領導人講話、選舉結(jié)果、決議、會議紀要及會議記錄等文件；重要的上級機關、上級領導檢查、視察本公司工作過程中形成的重要文件資料；本公司業(yè)務內(nèi)的重要文件；本公司事務管理文件等。

（二）長期保存的文件

主要包括代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道等文件；一般的上級機關、上級領導檢查、視察本公司工作時形成的一般文件和工作匯報材料；一般業(yè)務問題的請示與上級機關的批復、批示；20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件等等。

（三）短期保存的文件

主要包括公司、公司聯(lián)合組織、公司承辦的重要會議及活動過程中討論未通過的文件；年度以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計等文件；一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料；有關單位簽訂一般的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件。

以上是我對文書工作和文書檔案的幾點淺薄的認識，在今后的工作中會對相關問題做更深入的研究，以便于更加準確的把握歸檔范圍、進行分類和確定保存年限。

參考文獻：

1.國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》