何榮財(cái)

[摘 要]隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化技術(shù)水平的不斷提升，對(duì)職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作提出了新的要求。傳統(tǒng)的人為的檔案管理方法已經(jīng)不能很好的適應(yīng)當(dāng)今信息化的發(fā)展。中職學(xué)校的檔案管理工作已經(jīng)關(guān)系到學(xué)校的教育改革和教學(xué)質(zhì)量。學(xué)校檔案管理信息化在應(yīng)用過程中也存在一定的問題，研究和解決學(xué)校檔案管理信息化存在的問題，對(duì)于不斷提高檔案管理的工作效率有一定的促進(jìn)作用。本文就中職學(xué)校檔案信息化管理存在的問題進(jìn)行了進(jìn)一步的探索，并提出了相應(yīng)的解決措施，希望對(duì)學(xué)校的檔案管理工作提供一定的幫助。

[關(guān)鍵詞]中職學(xué)校檔案；檔案管理；信息化

引言：信息化時(shí)代的到來使我們的思想得到了創(chuàng)新，工作效率得到了提高，同樣對(duì)我們生活工作提供了很大的方便。信息化的好處被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)中，隨著中職學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、辦學(xué)水平的提升，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足其發(fā)展需求。迫于工作壓力，中職學(xué)校的檔案管理逐漸開始信息化。檔案管理的信息化使利用者可以不受時(shí)間和空間的限制進(jìn)行檔案信息的獲取，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了信息資源共享。但是由于我們國(guó)家在信息化的普及和應(yīng)用上起步晚，且發(fā)展速度慢等嚴(yán)重制約著中職學(xué)校檔案管理的信息化發(fā)展速度，致使信息化管理工作存在一系列的問題，針對(duì)存在的問題找出解決措施對(duì)加快檔案管理信息化有重要的促進(jìn)作用。

一、中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

目前，由于我國(guó)信息化管理理念應(yīng)用比較晚，導(dǎo)致各種制約因素的影響，傳統(tǒng)的中職學(xué)校檔案管理信息化的水平也亟需提高。很多檔案管理人員認(rèn)為運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理可有可無(wú)，傳統(tǒng)的檔案管理模式及觀念的思想根深蒂固。但是傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上當(dāng)前高速發(fā)展的信息化技術(shù)，無(wú)形中的傳統(tǒng)思想觀念就降低了中職學(xué)校的檔案管理水平。這對(duì)學(xué)校辦學(xué)水平的提升，以及學(xué)校的改革發(fā)展都有一定的阻礙。

二、中職學(xué)校檔案管理信息化的必要性

1、是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要

隨著信息化理念的普及，行業(yè)發(fā)展的速度加快，行業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，致使文件的數(shù)量也越來越多，庫(kù)容量也會(huì)逐漸加大。為了較少工作空間的占有量和降低儲(chǔ)存和查找文件的難度，要求我們必須加快檔案管理的信息化建設(shè)。目前社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域運(yùn)用信息技術(shù)手段越來越多，迫于時(shí)代發(fā)展的要求，我們必須加快檔案管理的信息化建設(shè)。

2、檔案管理空間上資源共享的必然要求

當(dāng)前中職學(xué)校和社會(huì)等用戶對(duì)于信息的時(shí)效性需求日益的加大。針對(duì)需求的加大要求我們必須利用信息化來拓展檔案管理的應(yīng)用環(huán)節(jié)，尤其是要突破了檔案管理的資源管理模式，便于實(shí)現(xiàn)檔案管理的資源共享性，對(duì)于提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化信息化水平有重要的貢獻(xiàn)。

3、是適應(yīng)檔案管理形式變化的需要

檔案管理形式經(jīng)過經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，逐漸從紙質(zhì)的儲(chǔ)存模式到電子存儲(chǔ)模式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式既不容易搜集和管理，也不方便保存，信息化的中職學(xué)校檔案管理使存儲(chǔ)方式發(fā)生了根本性的改變，信息化的存儲(chǔ)方式不僅有利于信息的保存和查找，更方便大家對(duì)信息的利用，大大的提高了檔案管理工作的效率、和對(duì)信息管理的管理質(zhì)量。

4、是規(guī)范檔案信息的重要作用

基于信息化的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化規(guī)范化的檔案管理工作尤其滯后。隨著經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展和交流活動(dòng)的增多，使得檔案管理工作的管理類型和軟件也逐漸增多，檔案管理工作的好壞直接影響著檔案信息的共享性，只有建立具有檢索、掃描功能的檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的統(tǒng)一性和規(guī)范性，也才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序流通，對(duì)提高檔案管理的信息化具有重大的推進(jìn)作用。

三、中職學(xué)校檔案管理信息化存在的問題

1、信息化思想意識(shí)淡薄，傳統(tǒng)觀念比較濃厚

目前，許多檔案管理人員盲目的認(rèn)為只要有幾臺(tái)電腦就會(huì)實(shí)現(xiàn)信息化的管理。并沒有從根本上了解什么是信息，信息化的目的和作用是什么，會(huì)在工作中帶來什么好處。檔案管理信息化的理念沒有得到根本性的改變，工作中對(duì)于電腦的應(yīng)用也是簡(jiǎn)單的操作。另一方面對(duì)于檔案管理信息化的投入少，領(lǐng)導(dǎo)不支持的問題，使檔案管理信息化成為空談。

2、檔案管理的存儲(chǔ)技術(shù)比較落后

落后的檔案管理技術(shù)嚴(yán)重阻礙了信息化的發(fā)展進(jìn)程。由于當(dāng)前中職學(xué)校的檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施比較落后，缺乏具有現(xiàn)代化技術(shù)的檔案管理設(shè)備，不能很好的適應(yīng)信息化技術(shù)對(duì)信息處理的要求。另外對(duì)于學(xué)校檔案管理的信息化管理要求不規(guī)范，對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)軟件的應(yīng)用和信息化管理有一定的難度。

3、缺乏專業(yè)的管理人才

就目前的中職學(xué)校的檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理工作需要既熟悉現(xiàn)代教學(xué)理念又具備計(jì)算機(jī)管理能力的復(fù)合型專業(yè)人才。但是目前大多數(shù)中職學(xué)校的檔案管理人員一般都是年紀(jì)比較大或者是單位內(nèi)部快要退休的職工負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。即使檔案室配備了比較高端和完善的檔案管理設(shè)備，也無(wú)法從根本上實(shí)現(xiàn)設(shè)備和人員素質(zhì)的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

四、中職學(xué)校檔案管理信息化管理對(duì)策

1、強(qiáng)化中職學(xué)校檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)

隨著信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展，中職學(xué)校的檔案管理工作也逐漸走向規(guī)范化。中職學(xué)校的檔案管理工作也逐漸加強(qiáng)了認(rèn)識(shí)程度，但是要想從根本上改變傳統(tǒng)的管理思想和管理手段就要求我們?cè)跈n案管理的過程中針對(duì)遇到的問題，要有重點(diǎn)的進(jìn)行解決，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理的探索實(shí)踐。同時(shí)還需要加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化宣傳力度，營(yíng)造檔案管理信息化工作的重要性的氛圍。制定相應(yīng)的檔案管理?xiàng)l例，通過宣傳加深檔案信息化管理意識(shí)，從根本上樹立校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視程度和思想解放。對(duì)于更新傳統(tǒng)觀念，樹立主動(dòng)服務(wù)，引進(jìn)新技術(shù)和新思想，使管理人員積極的投身到學(xué)校的檔案管理工作中。

2、充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理信息化的運(yùn)行機(jī)制

檔案管理的目的就是充分利用檔案的使用和共享價(jià)值。目前中職學(xué)校的檔案管理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)性能普遍較低。建設(shè)高性能的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用該系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，對(duì)于提高檔案管理的質(zhì)量，提高工作效率，更好的實(shí)現(xiàn)檔案資料服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)生。只有運(yùn)用好信息化技術(shù)才能真正意義實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的及時(shí)準(zhǔn)確的目的和功能。利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息管理可以使學(xué)校的信息進(jìn)行精確的分類。對(duì)于需要保密和共享的信息利用技術(shù)軟件可以很好的進(jìn)行保存和使用。利用不同的服務(wù)器對(duì)待不同的檔案信息，既保障了信息的安全性，也能給檔案管理人員減輕一定的工作上和精神上的壓力。

3、加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

要想順利的改變傳統(tǒng)的檔案管理手段，除了需要加強(qiáng)中職學(xué)校檔案系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)學(xué)校內(nèi)部不斷引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備作為保障之外，還需要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。檔案管理工作需要人進(jìn)行支持，檔案管理人員的管理素質(zhì)和管理水平對(duì)檔案管理工作的信息化落實(shí)具有重要的決定性作用。目前中職學(xué)校的檔案管理人員還存在許多人連電腦最基本的運(yùn)行程序都不了解，更不要說對(duì)軟件的操作問題，這些人員對(duì)于達(dá)到檔案管理工作現(xiàn)代化的技能要求還存在很大的差距。因此，為該信息化系統(tǒng)配備一批具有相關(guān)知識(shí)、精通檔案現(xiàn)代化管理業(yè)務(wù)能力的復(fù)合型人才，顯得尤為的迫切和必要。要想從根本上解決人才的問題，就要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，把檔案管理技能納入到學(xué)校的管理考核之中，形成優(yōu)勝劣汰的管理模式。真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理工作在學(xué)校改革發(fā)展中發(fā)揮重要作用。

結(jié)束語(yǔ)

中職學(xué)校的檔案管理信息化給我們提出了更高的要求，我們的檔案管理工作也面臨重大的信息化挑戰(zhàn)。我們只有在檔案管理的過程中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并找出解決對(duì)策，才能真正意義上促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更好的服務(wù)學(xué)校改革發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]關(guān)玲.淺析信息化時(shí)代高校檔案管理的創(chuàng)新思路[J].賀州學(xué)院學(xué)報(bào)，2013.2：99-101.

[2]潘昕，李名家.高校檔案服務(wù)校園文化建設(shè)的實(shí)踐與思考——基于檔案管理現(xiàn)代化的視角[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2013.2：133-136.