首小琴

“家庭檔案是在家庭中整理和保存的關(guān)于家庭及其成員在家務(wù)和社會(huì)活動(dòng)中形成的原始記錄，包括日記、信函、文稿、照片、聲像、憑據(jù)、電子存儲(chǔ)保存的資料以及其他因個(gè)體家庭差異所保存的記錄?！盵1]對(duì)于一個(gè)家庭而言，家庭檔案是日常生活管理的參考依據(jù)，是維護(hù)家庭權(quán)益、化解家庭矛盾的法律書(shū)證，也是對(duì)后代進(jìn)行家庭教育、培養(yǎng)家庭美德的生動(dòng)教材。對(duì)于國(guó)家、社會(huì)而言，家庭檔案是研究社會(huì)歷史發(fā)展變化的可靠資料，能夠充實(shí)、豐富國(guó)家和社會(huì)的檔案資源寶庫(kù)。

一、家庭檔案的收集與分類(lèi)

（一）收集方式

家庭檔案的收集，就是把散存在家庭成員手中及其它地方的具有保存價(jià)值的家庭資料集中歸檔并統(tǒng)一保管的過(guò)程。

在家庭檔案的收集中，要遵循家庭檔案的自然生成規(guī)律，結(jié)合家庭特色和家庭成員的生活、工作的特點(diǎn)，進(jìn)行有重點(diǎn)、保質(zhì)量、完整性地收集。一是要著重收集對(duì)家庭成員學(xué)習(xí)、生活、工作具有查考利用價(jià)值與重要紀(jì)念意義的材料。二是要注重收集家史資料與特色材料。如記錄家庭榮辱、血脈傳代的家譜、家族大事記錄等家庭原始文獻(xiàn)；以及科技人員家庭的發(fā)明創(chuàng)造、科技設(shè)計(jì)的圖紙，作家家庭的創(chuàng)作手稿，運(yùn)動(dòng)員家庭的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)碌忍厣珯n案。

（二）分類(lèi)形式

將零散的家庭檔案收集起來(lái)后，就要根據(jù)其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分成一定的層次和類(lèi)別，以便查找利用方便。一般來(lái)說(shuō)，各家庭根據(jù)本家庭的具體情況和特點(diǎn)，可以采取單一分類(lèi)法和復(fù)合分類(lèi)法。

單一分類(lèi)法，即按照家庭職能、家庭成員、家庭檔案材料載體、檔案材料內(nèi)容、檔案材料名稱等形式來(lái)進(jìn)行分類(lèi)。例如，按照家庭檔案材料反映的內(nèi)容分，可分為愛(ài)情婚姻（包括夫妻從初戀到結(jié)成伉儷形成的檔案材料）、寶寶康樂(lè)（包括從寶寶出生到上小學(xué)之前形成的檔案材料）、學(xué)生時(shí)代（包括家庭成員在各學(xué)習(xí)階段接受教育時(shí)形成的檔案材料）；收支理財(cái)（包括家庭經(jīng)濟(jì)收支賬目、債券、存款折、保險(xiǎn)單、國(guó)庫(kù)券、賬務(wù)合同契約等）；醫(yī)療保?。ò彝コ蓡T在醫(yī)療保健活動(dòng)中形成的檔案材料）、物品珍藏（包括祖?zhèn)魑锲泛图彝コ蓡T收藏物品）、家族歷史（包括家譜、家史、近親屬簡(jiǎn)況記錄、家訓(xùn)及傳代品等）、工作創(chuàng)造（包括家庭成員在工作中進(jìn)行科學(xué)試驗(yàn)、技術(shù)革新、創(chuàng)造發(fā)明中形成的檔案材料）等類(lèi)別。而按照家庭檔案材料的名稱分，可將家庭檔案分為證書(shū)類(lèi)、貴重證券類(lèi)、病歷類(lèi)、票據(jù)賬目類(lèi)、書(shū)信類(lèi)、照片聲像類(lèi)、物品珍藏類(lèi)等。

復(fù)合分類(lèi)法主要有兩種，一是形式（或內(nèi)容）～成員分類(lèi)法，即把家庭檔案材料按形式（或內(nèi)容）分開(kāi)，然后在形式（或內(nèi)容）下面再按家庭成員分。二是成員～形式（或內(nèi)容）分類(lèi)法，即把家庭檔案材料按成員分開(kāi)，然后在成員下面再分形式（或內(nèi)容）。這種分類(lèi)方法適合于檔案材料較多的家庭。

二、家庭檔案的整理與保管

家庭檔案收集完畢后，就須著手進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝盒，使之有序化，以便查找利用和有效保存。

（一）分類(lèi)與立卷

因?yàn)槊總€(gè)家庭的檔案材料的多寡、內(nèi)容各有不同，因此家庭檔案的立卷歸檔，不必要求形式模式上的統(tǒng)一，只要能夠利于查考利用即可?？梢圆扇煞N較為實(shí)用的方法：一是“內(nèi)容～時(shí)間分類(lèi)法”，即按照家庭檔案材料的不同內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，再依時(shí)間順序進(jìn)行排列。二是“載體分類(lèi)法”，即按照家庭檔案材料形成的不同載體，例如紙質(zhì)、照片、音像、電子等載體，進(jìn)行分類(lèi)排列。

（二）編號(hào)與編目

首先是對(duì)每件檔案進(jìn)行編號(hào)和編目。可以采用“內(nèi)容（或載體）～時(shí)間”分類(lèi)法，就是在每一項(xiàng)內(nèi)容（或載體）里，按照時(shí)間的先后順序?qū)γ考n案從“1”開(kāi)始編制流水號(hào)。如果家庭檔案材料數(shù)量不多，也可以不進(jìn)行內(nèi)容分類(lèi)，直接按照時(shí)間順序從“1”開(kāi)始編制流水號(hào)。

在對(duì)盒（袋）內(nèi)文件編號(hào)完成后，還要對(duì)盒（袋）進(jìn)行編號(hào)，既可按照類(lèi)別單獨(dú)編制流水號(hào)，也可混合排列、共同編制流水號(hào)。編制好流水號(hào)以后，就要進(jìn)行檔案的編目工作，主要包括填寫(xiě)家庭檔案目錄、編頁(yè)號(hào)、粘貼檔案盒脊背標(biāo)簽。

（三）裝盒及保管

檔案材料要防止丟失或損毀。紙質(zhì)檔案一般裝入檔案盒（袋）保存，照片檔案（須有拍攝的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和拍攝者）裝入影集，音像檔案、電子檔案裝入自身包裝盒或非鐵盒、防磁的盒子里；特殊規(guī)格的檔案材料可以另找合適的裝具。家庭檔案材料全部入盒（袋）后，要在檔案盒（袋）的脊背粘貼上識(shí)別標(biāo)簽，以便于按照識(shí)別標(biāo)簽快速查找到所需要的家庭歷史檔案。此外，在電子信息發(fā)達(dá)的今天，也可以購(gòu)買(mǎi)使用家庭檔案管理系統(tǒng)的軟件。設(shè)定好家庭信息、材料分類(lèi)、保管期限、載體類(lèi)型后，將相關(guān)的目錄信息著錄進(jìn)電腦，以方便檔案材料的查閱利用。

對(duì)于家庭檔案的裝具，可以在家中用專用的箱子、書(shū)柜、書(shū)架或有關(guān)櫥具來(lái)存放，也可以自己設(shè)計(jì)制作，還可以使用市場(chǎng)上出售的實(shí)用美觀的家庭檔案裝具。對(duì)于所有家庭檔案材料，要妥善保管，注意防火、防高溫、防光、防塵、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防鼠、防曬。

如果家庭認(rèn)為保管條件和環(huán)境不具備，可以將其珍貴的家庭檔案送交各級(jí)檔案館寄存或代為保管。國(guó)家也鼓勵(lì)家庭將其重要檔案向國(guó)家各級(jí)檔案館捐贈(zèng)。家庭檔案捐贈(zèng)檔案館后，家庭檔案所有者對(duì)其家庭檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對(duì)其家庭檔案中不宜向社會(huì)開(kāi)放的部分提出限制利用的意見(jiàn)。在家庭檔案開(kāi)放方面需要注意的是，家庭雖然有權(quán)公開(kāi)自家的檔案材料，但是必須是以不會(huì)損害國(guó)家安全和利益為前提。家庭所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的家庭檔案，如果要向國(guó)家檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出賣(mài)，都必須經(jīng)過(guò)政府檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁倒賣(mài)牟利，嚴(yán)禁賣(mài)給或者贈(zèng)送給外國(guó)人。

參考文獻(xiàn)：

[1]涂文學(xué)著：《家庭檔案服務(wù)體系與管理模式研究》，武漢出版社2004年版，第10頁(yè)。