[摘 要]伴隨著經(jīng)濟文化和科技日新月異的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸被社會化的檔案管理所取代并日益發(fā)展壯大。在工作量不斷增加的背景下，通過運用計算機科技進入檔案管理之中，不僅極大的降低了工作量和工作力度，還提高了管理工作的效率，保證了檔案管理工作的質(zhì)量，受到了極大的歡迎和廣泛的運用。本文主要針對計算機技術在檔案管理中的意義和應用建議進行介紹，希望可以幫助推動檔案管理工作的科技化水平。

[關鍵詞]計算機；檔案管理；應用

一、將計算機技術運用到檔案管理工作中的意義

1.促進工作質(zhì)量和效率的提高。運用計算機技術不僅可以使檔案的信息數(shù)據(jù)得到規(guī)范化的整理，而且還方便了使用者查找所需資料，節(jié)省了大量的檢索時間，改變了以往檔案手工編目以及查詢繁瑣的缺陷，幫助提高了查找效率。同時，使用計算機進入檔案管理工作之中還可以降低以往手工編目的出錯率，一旦出錯也方便找出和糾正，使得檔案管理更具精準性和實時性，方便了人們查詢信息，幫助提升檔案管理工作的向前發(fā)展。

2.幫助資源實現(xiàn)共享?；ヂ?lián)網(wǎng)和計算機技術方便了檔案的異地管理工作，彌補了以往受到時間和空間限制的不足，可以使不同地區(qū)的不同使用者隨意查找自己想要的內(nèi)容，真正的實現(xiàn)了資源共享，促進了檔案管理工作的統(tǒng)一管理，提升了檔案管理工作的服務水平，使檔案信息可以充分發(fā)揮自己的作用，為社會各方面的長遠發(fā)展做出應有的貢獻。

3.使檔案信息更加安全。以往的檔案都是紙質(zhì)的，不僅不容易管理，而且容易弄臟弄壞，特別是一旦出現(xiàn)火災，那么所有的檔案將毀于一瞬。大量的紙質(zhì)檔案也增加了管理者的管理強度，使得管理的成本和效率都很低下。但是，如果將計算機技術融入到檔案管理工作之中之后，不僅解決了紙質(zhì)檔案容易損壞的問題，而且降低了管理者的勞動強度，更值得一提的是可以通過權限設置決定是否允許瀏覽涉密檔案，增加了檔案管理的安全性，起到一定的保護作用和物理隔離。

4.既擴充容量又節(jié)省存儲空間。計算機在儲存檔案信息的載體主要是光盤、磁盤等形式。相比于紙質(zhì)檔案，這樣可以提高檔案的存儲效率和存儲容量。而傳統(tǒng)的檔案管理就會占據(jù)庫房，增加了檔案管理的成本。而且光盤等形式可以保證檔案圖像和信息的準確性和真實性，使檔案能夠得到全文存儲。如果使用者在查詢檔案的時候，光盤也可以避免使用者對檔案造成一定的損壞，保證了檔案的安全，延長了檔案的使用時間。就算檔案出現(xiàn)任何問題，也可以及時快速的對檔案進行轉移，幫助實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和科學化目標。[1]

二、對將計算機運用到檔案管理工作中的一些建議

1.建立完善的檔案管理工作體系。科學的檔案管理工作可以為人們提供十分豐富多樣的信息資源，推進社會經(jīng)濟各方面的向前發(fā)展，促進了人力資源管理的工作水平。將計算機技術運用到檔案管理工作之中也是現(xiàn)今檔案管理工作的大勢所趨，對此，我們必須建立健全檔案管理工作體系，這樣才能使計算機技術和檔案管理工作合理的融合在一起，減少運用計算機技術產(chǎn)生的阻力和問題，同時也要對計算機技術的運用進行一定的規(guī)范，才能幫助提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

2.幫助管理人員轉變自身的管理思想。在計算機技術被廣泛運用于社會各方面的大背景下，檔案信息管理的工作開始變得復雜。將計算機技術運用到檔案信息管理中是提升檔案信息管理水平的必經(jīng)之路。計算機技術特有的性能可以避免檔案信息丟失并延長其使用壽命，能在其長期得到正常使用的基礎上提高查詢者的搜索效率。但是傳統(tǒng)的檔案管理工作方法和理念已經(jīng)在許多工作經(jīng)驗豐富的管理員心中根深蒂固，對此，我們必須幫助轉變管理員的管理理念，讓他們逐漸認識到計算機技術對檔案信息管理的重大意義。隨著時間的積累，檔案信息日益增加，隨之帶來的是檔案管理人員的工作壓力，因而，加快實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平不僅是檔案管理自身建設的需要，也是解放生產(chǎn)力的需要。

3.幫助管理人員熟練操作計算機技術。提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平的先決條件就是要提升檔案信息管理人員的計算機技術運用水平。首先，要對檔案信息管理人員定期進行計算機操作培訓。對于部分工作人員的厭煩和抵觸心理，指導人員應先說明計算機技術給檔案信息管理工作帶來的巨大便利。對于檔案信息管理工作中需要的計算機技術知識、實踐操作，應該進行詳細的講解，確保每一位培訓人員都能掌握并熟練運用計算機技術，提升其檔案管理水平和效率。同時，也要對管理人員進行科學分工，避免出現(xiàn)人浮于事的現(xiàn)象。在計算機技術被合理運用到檔案管理工作中之后，要重新安排管理人員的工作，這是由于在計算機技術得到運用之后，管理人員的工作強度和工作壓力逐漸減少，如果仍然按照以往的工作模式，就會出現(xiàn)人力資源被閑置的現(xiàn)象，只要重新進行分工之后，才能使人力資源得到最大化的利用，也才能提升工作人員的服務水平。在平時也要幫助工作人員意識到計算機技術對于檔案信息管理的重要性，只有工作人員的思想水平上升到了一定的層次，才能促進自身工作能力的進步。

4.建立健全一個完整的檔案資源庫。要想提高檔案管理工作的計算機水平還必須不斷完善自身檔案信息庫的建設，使檔案信息得到有效的管理和運用。作為所有信息資源的載體，檔案信息庫必須不斷更新和完善，才能不被時代所拋棄。根據(jù)信息庫中存在的信息不當?shù)葐栴}，要按照不同的信息來進行科學合理的分類，才能保證合理有效的提取檔案信息。同時，也要定期對檔案信息庫進行維護，才能保證檔案信息庫在頻繁的使用后還能得到正常使用，對于信息庫中存在的一些問題也才能及時解決，力保信息庫的準確性和完整性。檔案信息庫要以快捷服務為建設的出發(fā)點。在此基礎之上盡可能的擴充檔案的信息量，確保信息庫能夠發(fā)揮出自己的作用，更好的服務于社會。[2]

三、結語

在計算機技術和檔案信息管理不斷融合之后，檔案的網(wǎng)絡化管理必將得到更為廣泛的關注和使用。然而，目前運用計算機技術到檔案管理工作之中的做法并不十分普遍，計算機技術還沒有真正在檔案信息管理工作中體現(xiàn)自己的巨大價值，檔案信息的管理也沒有達到現(xiàn)代化的要求。在以后的檔案信息管理中必須進一步完善相關制度，規(guī)范管理工作，不斷推進建設檔案信息庫，提高管理人員的現(xiàn)代化檔案管理水平，不斷轉變管理理念，提升自身服務水平，最大化的利用計算機技術自身的優(yōu)勢，才能促進檔案信息管理工作邁向新臺階。

參考文獻：

[1]賀鵬程.論計算機在檔案管理工作中的作用[J].辦公室業(yè)務，2015，01：80.

[2]劉燕江.計算機網(wǎng)絡技術在檔案管理工作中的應用[J].信息與電腦（理論版），2013，04：165-166.

[3]崔先雨，王燕，陸芳；信息技術在檔案管理中的應用[J]；鄭州牧業(yè)工程高等?？茖W校學報；2002年03期

[4]徐海平；淺談學生檔案管理系統(tǒng)[J]；中國科技信息；2005年18期

作者簡介：白小薇（1978_3），女，漢族，碩士，陜西長安人，西安財經(jīng)學院，講師，研究方向：電子文件管理。