蓋江濤 盧紅霞 劉倩 丁書(shū)仙 劉少姍 雷照鳴

（中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所，海南儋州 571737）

淺談新時(shí)期如何做好農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作
——以中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所為例

蓋江濤 盧紅霞 劉倩 丁書(shū)仙 劉少姍 雷照鳴

（中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所，海南儋州 571737）

檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作。本文結(jié)合中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了科技院所檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了改進(jìn)工作的建議，旨在完善檔案管理體系，提高檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性。

農(nóng)業(yè)科研院所 檔案管理 問(wèn)題 建議

農(nóng)業(yè)科研院所檔案是對(duì)科研單位各方面工作的真實(shí)記錄，它記載、反映了科研院所各項(xiàng)工作的主要內(nèi)容和成果。本文以中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所（簡(jiǎn)稱“品資所”）為例，闡述了農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理的類別、現(xiàn)狀、存在問(wèn)題及改善措施。目前，品資所的檔案主要有三類：文書(shū)檔案、人事檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案。文書(shū)檔案由綜合辦公室管理，人事檔案由人事辦公室管理，科技檔案由科研辦公室管理。

文書(shū)檔案又稱為管理性檔案，其內(nèi)容主要涉及黨群管理、行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、科研管理、條件建設(shè)管理、科技產(chǎn)品開(kāi)發(fā)管理、科研基地管理等方面的文件［1］。文書(shū)檔案通常是由法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體發(fā)布的文件形成，文書(shū)檔案管理工作的主要任務(wù)是整理、分類、編號(hào)、歸檔等。文書(shū)檔案是記錄單位各部門(mén)工作情況的重要文件，它是確保各項(xiàng)工作可持續(xù)性發(fā)展的依據(jù)。

人事檔案的內(nèi)容主要是職工個(gè)人信息、簡(jiǎn)歷，記錄了職工出生以來(lái)的重要經(jīng)歷、活動(dòng)，包括成長(zhǎng)過(guò)程、政治思想、學(xué)識(shí)水平、德才表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等，是不可復(fù)制的原始材料，是人才信息的主要載體，是選拔人才的重要工具，肩負(fù)著單位知人用人、人才開(kāi)發(fā)重要依據(jù)的責(zé)任，是科研院所人事工作的重要組成部分。

農(nóng)業(yè)科技檔案記錄了農(nóng)業(yè)科研院所的主體活動(dòng)內(nèi)容。農(nóng)業(yè)科技檔案主要是指在農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目中從申請(qǐng)立項(xiàng)、執(zhí)行、總結(jié)、結(jié)題、鑒定、成果申報(bào)及示范推廣活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、聲像、圖表、圖片和數(shù)據(jù)等各種形式的文件材料。主要包括研究課題審批文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書(shū)、課題立項(xiàng)申報(bào)書(shū)、計(jì)劃任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、技術(shù)合同書(shū)、專利證書(shū)、項(xiàng)目執(zhí)行情況報(bào)告、論文、專著、課題驗(yàn)收評(píng)估、科技成果鑒定證書(shū)、科技成果獲獎(jiǎng)憑證、品種審定證書(shū)、推廣應(yīng)用證明等文件。農(nóng)業(yè)科技檔案是科研院所重要的支撐。

1　現(xiàn)階段科研院所檔案管理狀況

目前，科研院所的檔案存放形式是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，以紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案的保存需要設(shè)置檔案庫(kù)房和檔案柜，占用大量的人力、物力和財(cái)力，還要防鼠、防蟲(chóng)。以品資所為例，建立了檔案保管室，配備了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的密度集架，確立了專項(xiàng)柜用以單獨(dú)保存，明確具體檔案的基本樣式與規(guī)格，統(tǒng)一專盒儲(chǔ)放，并有檔案管理員監(jiān)管。

電子檔案是具有原始記錄性和保存價(jià)值的圖像文字等電子文件資料，是通過(guò)計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)和硬盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)的數(shù)字化信息。電子檔案管理是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行收集、管理，并通過(guò)電子和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供“借閱”和使用［1］。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，它具有非人工識(shí)讀性，存儲(chǔ)便捷，存儲(chǔ)量大，節(jié)省空間，可以復(fù)制，實(shí)現(xiàn)文件的共享，保存簡(jiǎn)單，查閱、傳遞快捷。2014年4月起，品資所在郵箱傳遞文件的基礎(chǔ)上，開(kāi)始使用OA系統(tǒng)（辦公信息化系統(tǒng)），實(shí)現(xiàn)了文件辦理更加及時(shí)快捷。

2　檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1歸檔不及時(shí)

《中華人民共和國(guó)檔案法》第十條規(guī)定：“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！钡蒲性核毡閷n案管理工作視為輔助性工作，各個(gè)辦公室檔案管理人員將更多精力放在日常管理工作上，習(xí)慣以領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)為主，對(duì)檔案管理關(guān)注不夠，文件歸檔存在拖延，檔案整理應(yīng)付于上級(jí)部門(mén)的檢查。另外，農(nóng)業(yè)科技檔案主要由研究室的兼職檔案員收集、整理，交由科研辦公室的管理人員歸檔。研究室的兼職檔案員多是農(nóng)業(yè)科技人員，他們檔案管理專業(yè)知識(shí)欠缺，歸檔意識(shí)不強(qiáng)，將更多的精力放在日?？蒲泄ぷ魃希械目萍既藛T擔(dān)心科研成果被泄密而推延歸檔，有的課題驗(yàn)收后，成果鑒定、申報(bào)評(píng)獎(jiǎng)等周期長(zhǎng)，造成歸檔不及時(shí)。

在辦公信息化過(guò)程中，雖然使用了OA系統(tǒng)，但是辦公自動(dòng)化未能形成體系，達(dá)不到檔案信息的資源化要求，檔案的管理和存儲(chǔ)并沒(méi)有與辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)連接。電子文檔要經(jīng)過(guò)不同部門(mén)審批才歸檔，造成電子文檔的歸檔重復(fù)或者歸檔延遲的情況時(shí)有發(fā)生。

2.2檔案法律 、法規(guī)等落實(shí)不到位

《中華人民共和國(guó)檔案法》第十條只是規(guī)定了應(yīng)該定期歸檔，但對(duì)不歸檔者沒(méi)有相應(yīng)的約束辦法。制度不完善，缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證。

2.3檔案不易查找

檔案信息化程度不高，公開(kāi)文件存檔不完善，不易查找；便捷的網(wǎng)絡(luò)傳輸也給電子檔案保存帶來(lái)了安全隱患，計(jì)算機(jī)容易遭到黑客攻擊或者被感染病毒，這些都會(huì)給電子檔案的保存帶來(lái)威脅，需要強(qiáng)化硬件設(shè)施與軟件設(shè)備的有力搭建。

3　改善檔案管理工作的措施

3.1強(qiáng)化歸檔意識(shí)，做好檔案收集工作

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視，采取有效措施，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。要組織檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《科技檔案管理辦法》，提高檔案管理人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)和和執(zhí)行意識(shí)，養(yǎng)成隨時(shí)收集和跟蹤收集的習(xí)慣。

其次，不定期舉辦檔案管理人員、兼職檔案員培訓(xùn)會(huì)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動(dòng)，加強(qiáng)檔案歸檔范圍、歸檔流程、文件電子化處理、整理原則和方法等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，有利發(fā)揮檔案的作用，體現(xiàn)檔案所具有的價(jià)值。

3.2建立優(yōu)良的檔案管理隊(duì)伍

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，配合引進(jìn)專業(yè)人才。努力打造一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)全面的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍；要鼓勵(lì)、支持埋頭苦干、勤勉務(wù)實(shí)、有能力的同志為檔案事業(yè)提供有力的人才支撐；盡量減少檔案管理人員的變動(dòng)，保持檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，檔案員換崗前做好業(yè)務(wù)交接工作。同時(shí)，檔案管理也涉及到保密工作，檔案管理員也需要增強(qiáng)保密意識(shí)，遵守保密管理制度。因此，需要配備業(yè)務(wù)技能突出、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、細(xì)致認(rèn)真的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行專人專管。

3.3健全檔案管理制度

建立完善的檔案管理體系。切實(shí)制定《檔案管理制度》、《OA 辦3.4提高自身素養(yǎng)，政治覺(jué)悟

公自動(dòng)化系統(tǒng)管理辦法（試行）》、《電子檔案管理辦法》等制度，分清和落實(shí)檔案管理部門(mén)、檔案管理員的檔案職責(zé)，細(xì)化檔案責(zé)任，將檔案材料的形成、積累、整理和歸檔納入有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，納入管理人員的年度考核、評(píng)優(yōu)、職稱評(píng)定、職務(wù)出任的考察范圍內(nèi)，制訂檔案管理分類方案，將有保存價(jià)值的檔案材料進(jìn)行科學(xué)的、系統(tǒng)的、有規(guī)律的保管。嚴(yán)格依照制度管理檔案。做到依法管理、有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺(jué)行動(dòng)，確保歸檔質(zhì)量，依托制度實(shí)現(xiàn)檔案收集工作規(guī)范化。

提高自身素養(yǎng)、增強(qiáng)工作能力、提高業(yè)務(wù)水平、改進(jìn)工作方法、加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)等，促進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)展，是保障單位整體工作的重要保障。開(kāi)展在文件材料收集整理評(píng)選活動(dòng)，鼓勵(lì)優(yōu)秀、傳播經(jīng)驗(yàn)、促進(jìn)交流學(xué)習(xí)，一方面提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，另一方面激發(fā)專、兼職檔案員的工作熱情。

3.5檔案信息化建設(shè)

建立完善檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)［2］。同時(shí)，在信息化管理的工作中，應(yīng)該注意一些問(wèn)題，如訪問(wèn)控制，對(duì)用戶進(jìn)行文件和數(shù)據(jù)操作權(quán)的限制；網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控與入侵檢測(cè)；漏洞掃描與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；病毒防治、預(yù)防、檢測(cè)和查殺；執(zhí)行安全審計(jì)，提早發(fā)現(xiàn)可能的破壞性行為；主要設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)等應(yīng)有備份［3，4］。

4　結(jié)語(yǔ)

檔案的管理是一項(xiàng)政治性、專業(yè)性、機(jī)密性、服務(wù)性、實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員需德才兼?zhèn)洌冀K以淡泊名利的心態(tài)，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，不事張揚(yáng)，不尚空談，高標(biāo)準(zhǔn)地做好文書(shū)檔案工作。按規(guī)定及時(shí)接收各門(mén)類的檔案，做到“分散整理、集中管理”。同時(shí)，需定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查，檔案無(wú)霉變、蟲(chóng)蛀等不良現(xiàn)象，無(wú)泄密事件發(fā)生，做到檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。

［1］劉小瑾.試論事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策［J］.華章，2012，22：230.

［2］吳桂榮，林淑芳，翟季，尚麗霞.淺析農(nóng)業(yè)科技檔案工作問(wèn)題與對(duì)策.農(nóng)業(yè)科技管理，2008，27（2）：65-67.

［3］王富有，王相東，蔡?hào)|宏.歐美等國(guó)科研評(píng)估的發(fā)展歷程及其對(duì)我國(guó)的啟示.農(nóng)業(yè)科技管理，2011，30（4）：27-29.

［4］孫瑋.農(nóng)業(yè)科研院所的信息化管理.農(nóng)業(yè)科技管理，2011，30（4）：69-71.