朱 娥

（陜西省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，陜西 西安 710001）

文書檔案管理工作是單位重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，也是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)?？茖W(xué)技術(shù)，特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出了更高的要求。本文就文書檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策淺談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

1 文書檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案管理工作重視不夠

由于文書檔案管理在我國(guó)起步較晚，許多單位對(duì)其工作的認(rèn)識(shí)不夠。在部分單位中，有很多上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠全面，不夠透徹。調(diào)查顯示，不少單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書檔案管理工作極為簡(jiǎn)單，可有可無(wú)的工作，盡管投入大量人力物力，但是難以見(jiàn)到效果，只需要相關(guān)工作人員保存好文件，以備不時(shí)之需。由此可見(jiàn)，文書檔案管理工作沒(méi)有納入單位的正規(guī)管理歷程，也沒(méi)有落實(shí)到位，從而影響到文書檔案管理人員在內(nèi)的人員積極性，最終降低文書檔案工作人員的效率和工作質(zhì)量。

1.2 文書檔案工作者培訓(xùn)不足，素養(yǎng)不高

一部分單位的檔案管理工作者缺乏相關(guān)專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，也沒(méi)有拿到上崗證，沒(méi)有掌握文書檔案管理的精髓。因此，對(duì)檔案分類、立卷技術(shù)等掌握不熟練，個(gè)人能力達(dá)不到當(dāng)前文書檔案管理工作的要求，難以實(shí)現(xiàn)有效的文書檔案管理。從而導(dǎo)致文書檔案收集范圍不明確、立卷不符合規(guī)范、材料真?zhèn)尾环置?、收集工作不及時(shí)、文書檔案收集缺失及檔案保管期限劃分混亂等問(wèn)題。隨著互聯(lián)網(wǎng)的到來(lái)，信息化已經(jīng)是必然趨勢(shì)，然而，員工培訓(xùn)不足，素質(zhì)不高等現(xiàn)象，使得單位文書檔案管理工作滯后，影響經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 文書工作與檔案工作在銜接方面存在問(wèn)題

文書工作與檔案管理工作是相互聯(lián)系又有區(qū)別的。是統(tǒng)一又分工的，能夠處理好文書工作與檔案工作是做好文書檔案管理的前提。因此，在文書檔案管理過(guò)程中，必須將二者緊密結(jié)合，相互配合，建立一個(gè)分體式的管理體系。同時(shí)，文書與檔案應(yīng)實(shí)行一種分塊式的管理制度，正確處理他們之間的銜接問(wèn)題，這才是一種有效的、科學(xué)的管理、然而，目前這一體制拉開(kāi)了文書工作與檔案工作之間的距離，難以有效銜接，檔案管理人員很少考慮文秘工作，這使得兩者在銜接過(guò)程中容易脫節(jié)，也出現(xiàn)文書檔案管理在公文格式和處理方法上存在著很多不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，從而降低了文書檔案管理的質(zhì)量。

1.4 文書檔案工作的信息化管理比較薄弱

從文書檔案的管理工作來(lái)看，信息化建設(shè)狀況并不容樂(lè)觀，依然存在很多問(wèn)題，如檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范化、合理化、科學(xué)化程度不高，信息軟件應(yīng)用雜亂等，此類問(wèn)題的存在都影響著文書檔案管理信息化建設(shè)工作的進(jìn)一步發(fā)展。造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因?yàn)橹匾暢潭缺容^低，領(lǐng)導(dǎo)信息化建設(shè)意識(shí)較淡薄。其次，信息化建設(shè)軟件缺乏必要的通用性和適應(yīng)性；計(jì)算機(jī)與輔助設(shè)施型號(hào)等各方面匹配上缺乏統(tǒng)一性；文書資料歸檔缺乏統(tǒng)一和完善的分類編碼和檢索程序。最后，文書檔案管理信息化建設(shè)主要是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在很強(qiáng)的不安全性，再加上檔案具有很強(qiáng)的保密性質(zhì)，這就對(duì)環(huán)境的安全性要求更為嚴(yán)格。在文書檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，需要更為專業(yè)的計(jì)算機(jī)和檔案管理人才，能夠完成系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、服務(wù)咨詢、信息導(dǎo)航以及程序維護(hù)等工作，保證檔案可以在安全的環(huán)境內(nèi)進(jìn)行共享，發(fā)揮其具有的最大功能。

2 解決文書檔案管理中存在問(wèn)題的對(duì)策

2.1 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視及支持

領(lǐng)導(dǎo)層的決策很大程度上會(huì)影響文書檔案管理工作者的工作積極性和創(chuàng)造性。因此，要想得到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)可和支持，工作人員一定要努力做好文書檔案管理工作，充分發(fā)揮管理作用，切實(shí)提高管理工作水平，從而為做好本單位工作提供有力地保障。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理部門與其他各部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，主動(dòng)地了解業(yè)務(wù)部門正在或即將就行的新工作，保證檔案資料收集的順暢。收集資料要分清重點(diǎn)，主次分明，促進(jìn)單位未來(lái)發(fā)展的資料。

2.2 加大文書檔案管理工作者培訓(xùn)力度，提高其綜合素質(zhì)

目前，我國(guó)文書檔案管理隊(duì)伍的專、兼職隊(duì)伍不穩(wěn)定，層次參差不齊，從而影響到文書檔案管理工作者的整體水平。文書檔案管理工作不僅要求管理者具有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，還要求他們知識(shí)面要廣。因此，這就要求文書檔案工作者定期深入學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的課程。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，文書檔案管理模式也發(fā)生著巨大的變化，對(duì)文書檔案管理者的要求也更高了，管理人員需要掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的能力，這樣才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。此外，還要努力提高文書檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平，確保他們能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件和資料的制作、使用和維護(hù)，從而為建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 做好文書工作與檔案工作的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒(méi)有高質(zhì)量的文件就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)之上的。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無(wú)效、無(wú)用文件。公文正式印制前要對(duì)審核簽發(fā)手續(xù)是否完整，附件是否齊全、格式是否正確進(jìn)行復(fù)核，印制后發(fā)送前應(yīng)再次進(jìn)行復(fù)核。若要修改實(shí)質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)按照程序復(fù)審。在公文用紙紙型、幅面尺寸。字體字號(hào)、排布規(guī)劃、裝訂要求等技術(shù)指標(biāo)上要嚴(yán)格按機(jī)關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)把握。文書人員要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案一體化。文件處理要及時(shí)、準(zhǔn)確，收發(fā)文件要及時(shí)登記，發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找。

2.4 加強(qiáng)文書檔案管理工作信息化建設(shè)

新時(shí)期，信息技術(shù)在檔案管理工作中得到廣泛的應(yīng)用，對(duì)提高檔案管理水平起著巨大的作用。文書檔案管理工作者可以利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案的歸檔、整理、編目，按照檔案著錄的格式將檔案目錄或全文存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤或者光盤中，充分利用計(jì)算機(jī)的一次性輸入，多次輸出的功能，進(jìn)行檔案的自動(dòng)整理、編目等，節(jié)約手工勞動(dòng)，提高效率。根據(jù)檔案用戶的需要自行選擇有關(guān)專題，利用計(jì)算機(jī)編制、打印檔案的索引、專題資料、文摘等。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案案卷題名、檔號(hào)、存放位置、利用者、借出及歸還時(shí)間、鑒定、銷毀、移交等信息及時(shí)記錄下來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案流通全過(guò)程自動(dòng)化管理。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，使信息資料資源更大地發(fā)揮作用。

3 結(jié)語(yǔ)

文書檔案管理工作是非常重要的，其管理水平直接關(guān)系到檔案資源的完整性，科學(xué)的文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，這就要求相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案管理工作，強(qiáng)化管理水平，加強(qiáng)部門間協(xié)調(diào)和交流，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮文書檔案的功能，為其實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供保障。

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［3］文歸賢.文書檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策之我見(jiàn)[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010，16.

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