楊薪平　于光

摘 要：隨著電子數(shù)字化在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，電子文件與電子檔案越來越廣泛應(yīng)用于日常的辦公與管理。電子檔案成為日常工作交流共享的主要媒介。此文從電子檔案的整理，管理原則，六項措施和管理對策進行思考。只有不斷研究。才能真正做好信息中心的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：電子檔案的整理；管理原則；規(guī)范措施

電子檔案的概念：是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能真正體現(xiàn)檔案的價值和意義。

一、電子檔案的整理

目前，電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤等。歸檔主要用磁帶和光盤。為了便于檔案的查找和使用，應(yīng)按檔案種類、存檔年限分別整理存儲建盤。

（一）整理中心文書電子檔案

一是按中心內(nèi)部文件。根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，進行系統(tǒng)排列、編張?zhí)?、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、案卷排列、編制案卷目錄等。建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對磁盤內(nèi)文件查找。

二是中心外來文件。專人負責(zé)統(tǒng)一整理，掃描成電子文件，在《公務(wù)文檔管理庫》進行公文的傳遞、批辦、督辦等操作。在查詢中，進入《公務(wù)文檔存儲庫》中，按照年度，文件性質(zhì)，保管年限等，進行檢索查找，方便快捷。

（二）歸檔財務(wù)電子文件

1.中心工資報表。工資按年度進行硬盤存檔，同時，填報《用款憑證單》，附有移交明細表，明確財務(wù)與文書檔案負責(zé)人雙方職責(zé)。

2.中心財務(wù)賬簿。中心財務(wù)賬簿相關(guān)內(nèi)容填寫中心財務(wù)檔案管理系統(tǒng)庫中，按照年度，賬簿的類別統(tǒng)一格式，將相關(guān)項目錄入，光盤歸檔時填寫財務(wù)賬簿交接明細表，填寫賬簿名稱等人員須簽名，以加強中心財務(wù)賬簿的準確性和憑證的作用。

二、 中心電子檔案管理三個原則

（一）中心檔案可靠原則

隨時收集各部門辦理完畢的電子文件資料，按“條款類目”分別存儲，翌年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷掃描存入磁盤。參照上級單位文書立卷規(guī)則，財務(wù)檔案及其它各類檔案的有關(guān)規(guī)定建立各類檔案。定時進行清理歸檔，以免資料堆積。熟悉中心管理的檔案，每年進行清理檔案、堵塞漏洞，及時清除不必要保存的資料。準確做好中心電子文件索引，以便于查找利用，不斷維護中心電子檔案的可靠性。

（二）中心檔案規(guī)范原則

嚴格按照中心電子檔案管理標準規(guī)范執(zhí)行，也是確保中心電子化檔案數(shù)據(jù)可用的先決條件。電子檔案存儲按照限期分類標準；卷內(nèi)文件要把正文和底稿，文件和附件，請示和批復(fù)放在一起掃描；做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應(yīng)當進行修補；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的書寫材料，應(yīng)當附上抄件；案卷標題要標明起草人、問題或名稱，文字要簡練、確切，用鋼筆書寫，字跡端正后進行電子掃描存檔。根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，形成完成規(guī)范電子檔案存儲模式。

（三）中心檔案高效率原則

隨時中心電子檔案數(shù)據(jù)量增大、提高使用效率是十分必要的。建立電子數(shù)據(jù)庫檢索功能，對電子檔案數(shù)據(jù)的高效利用是最佳選擇。合理的查詢技術(shù)，可以用多種查詢手段快速查找，完成調(diào)檔、閱檔等操作；是優(yōu)良的電子檔案數(shù)據(jù)庫中心檔案高效的關(guān)鍵。

三、規(guī)范中心電子檔案管理五項措施

（一）不斷完善中心電子檔案歸檔制度建設(shè)，結(jié)合中心實際，制定出切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件格式、積累管理經(jīng)驗，明確歸檔職責(zé)等工作環(huán)節(jié)，做到有章可循，有據(jù)可查。制定制度應(yīng)注意：劃清歸檔過程中相關(guān)人員的責(zé)任；維護電子文件動態(tài)管理等問題。

（二）從源頭抓中心電子檔案質(zhì)量，不斷加強中心電子信息的管理，對中心電子數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理和集中制作。及時增加電子檔案中所需要的必要的設(shè)備，是建立高效服務(wù)手段的必備工具。

（三）電子檔案與紙質(zhì)文件統(tǒng)一系統(tǒng)，對紙質(zhì)文件進行審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息完成一致。

（四）為便于中心應(yīng)用和管理，要進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件系統(tǒng)，如有特殊軟件的，連同電子數(shù)據(jù)和軟件一起歸檔存儲。

（五） 要嚴把關(guān)做好中心電子檔案的動態(tài)管理。一要及時根據(jù)中心電子檔案信息的變化，對電子數(shù)據(jù)進行檢查、鑒定。二要做好中心電子檔案信息管理，與相關(guān)處室聯(lián)系，及時跟蹤數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的變化，對有關(guān)電子數(shù)據(jù)進行更改和補充等工作，保持動態(tài)管理。

電子檔案是信息時代的一場革命，是目前檔案管理工作中新的挑戰(zhàn)。因此，不斷努力研究電子檔案管理技術(shù)中的問題，不斷加強學(xué)習(xí)思考，才能確保信息中心電子檔案以可靠、規(guī)范、安全、高效的管理和利用，發(fā)揮電子檔案管理的重要優(yōu)勢。

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