劉靜

二十一世紀(jì)是一個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、存儲技術(shù)以及介質(zhì)的快速發(fā)展，電子文檔在社會(huì)發(fā)展與演變中成了重要的信息源。電子文檔具有檢索方便快捷、傳輸快、信息量大、內(nèi)容豐富多樣的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相較，具有諸多的優(yōu)點(diǎn)。在電子文檔中，有一部分具有歸檔保存價(jià)值以及備查、憑證作用的稱之為電子檔案。電子檔案具有同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同的特性，在保存、維護(hù)方面有別于傳統(tǒng)的檔案管理，而使電子檔案能夠安全可靠的保存并保持其完整性、真實(shí)性以及原始性則是當(dāng)前急需解決的問題。

1、電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來，而電子文件是信息數(shù)字化的產(chǎn)物，是文字、圖形、聲音、影像等多種數(shù)字信息的集合體，產(chǎn)生和讀取都需要借助計(jì)算機(jī)才能夠?qū)崿F(xiàn)。對于電子檔案，目前尚無統(tǒng)一明確的定義，具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件基本可以認(rèn)定的為電子檔案。電子檔案具有檢索方便快速的特點(diǎn)。電子檔案的載體是磁盤、光盤等可通過計(jì)算機(jī)讀取的介質(zhì)，而作為電子文件，計(jì)算機(jī)超高的運(yùn)算速度使檔案檢索的時(shí)間大大縮短，促進(jìn)了檔案的利用。電子檔案對于網(wǎng)絡(luò)傳輸具有適用性。電子文件本身即是網(wǎng)絡(luò)資源的一種，因此，可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離的快速傳輸是其重要特點(diǎn)之一。網(wǎng)絡(luò)傳輸具有傳統(tǒng)傳輸方式無可比擬的速度優(yōu)勢，在現(xiàn)代快節(jié)奏的社會(huì)環(huán)境中，對于檔案的利用來說，不但可充分的發(fā)揮其價(jià)值，因速度優(yōu)勢而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益也是十分可觀的。此外，作為一種網(wǎng)絡(luò)資源，其共享所達(dá)到的社會(huì)價(jià)值也是不可估量的。電子檔案對于物理空間的占用極小，無污染，對于生物侵害如色蟲、鼠及其他有害生物具有天然的免疫。電子檔案的載體具有重寫性，這使得電子檔案的真實(shí)性與可靠性受到影響。

2、電子檔案管理與保存中存在的問題

2.1技術(shù)的發(fā)展對電子檔案管理的影響問題。技術(shù)具有天然的脆弱性，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展可謂是日新月異，軟硬件系統(tǒng)的升級換代很快，使得不同系統(tǒng)時(shí)代生成的電子檔案在一定程度上存在著“代溝”。如何消除這些“代溝”，使得電子檔案在時(shí)光歲月中保持信息的原始、完整與真實(shí)與可用，是電子檔案管理與保存的一大問題。

2.2電子檔案存儲介質(zhì)的更新?lián)Q代問題。如同計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展一樣，作為計(jì)算機(jī)信息脫機(jī)備份的存儲介質(zhì)，其發(fā)展與更新?lián)Q代也是十分快速頻繁。目前來說，作為電子文件存儲介質(zhì)的材料主要還是磁性材料與光盤材料。磁性材料介質(zhì)如軟磁盤，從最初的8寸盤到5寸盤再到3寸盤，目前已基本淘汰，存儲其上的信息在當(dāng)前軟硬件環(huán)境下如何讀取已成為一個(gè)問題。作為當(dāng)前主流存儲介質(zhì)的光盤，其發(fā)展與更新也是十分迅速，CD系列、DVD系列、藍(lán)光盤等介質(zhì)五花八門的種類與用途，使得確保電子檔案的長期可讀性成了一種新的挑戰(zhàn)。

2.3電子檔案存儲格式多樣化問題。由于軟件系統(tǒng)存在多樣性，同種用途的軟件往往存在著多個(gè)不同的開發(fā)者，也就使得計(jì)算機(jī)在形成信息記錄時(shí)，存在著多種存儲格式。軟件設(shè)計(jì)和使用大多只考慮專業(yè)性的需求，在通用性與兼容性上往往考慮不足，這種多格式化形式的存在，使得電子檔案在存儲、讀取以及利用上存在著諸多的問題，就電子檔案的長期可讀與利用來說，是十分不利的。

2.4安全性問題

毫無疑問，電子檔案在諸多方面有著明顯的優(yōu)勢，但與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相較，在安全性方面卻也有著天然的劣勢。網(wǎng)絡(luò)的便捷為電子檔案的傳輸利用提供了方便，但也使得電子檔案的安全性受到質(zhì)疑，非授權(quán)訪問、惡意攻擊等網(wǎng)絡(luò)黑客行為對于電子檔案的安全來說是重大的威脅。

3、電子檔案的管理、保存與維護(hù)措施

3.1電子檔案的管理措施。電子檔案的形成、整理、保存和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)對于信息的原始性、完整性以及真實(shí)性等都具有重要的影響，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的問題，都有可能使信息的屬性產(chǎn)生變化。因此，建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫龋瑥拿恳粋€(gè)環(huán)節(jié)上進(jìn)行嚴(yán)密的把控，才能確保電子檔案的真實(shí)、完整及有效。首先，電子檔案的制作過程要責(zé)任分明，檔案形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累。對于電子檔案的形成，制作人員應(yīng)該對其制作的文件負(fù)有全責(zé)，應(yīng)確保檔案的形成中元數(shù)據(jù)與背景信息的完整與準(zhǔn)確，要注意檔案形成中參與人員的責(zé)任范圍，避免誤操作或是有意圖的刪改等造成檔案信息的改變。此外，電子檔案形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)，收集積累過程中的一切變更都應(yīng)記錄在案，對收集積累起來的電子檔案要有備份。其次，應(yīng)建立科學(xué)的歸檔制度并嚴(yán)格執(zhí)行。歸檔是電子檔案區(qū)別于電子文件的重要標(biāo)志，只有經(jīng)過歸檔處理的電子文件，才具備電子檔案的屬性，因此，建立科學(xué)的歸檔制度并嚴(yán)格執(zhí)行對于電子檔案的管理具有重要的意義。第三，應(yīng)建立嚴(yán)格的電子檔案保管制度并嚴(yán)格執(zhí)行。對于歸檔的電子檔案，應(yīng)使用光盤作為存儲介質(zhì)并進(jìn)行相應(yīng)的保護(hù)處理，使之處于只讀狀態(tài)；在系統(tǒng)軟硬件平臺發(fā)生變化時(shí)需要對電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化處理時(shí)，應(yīng)確保檔案信息在轉(zhuǎn)換過程不失真；要定期對電子檔案的安全性、有效性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取維護(hù)措施。第四，加強(qiáng)電子檔案利用過程中的管理。電子檔案在入庫后，原則上原始載體不得外借，對于檔案的利用只能采取復(fù)制拷貝的形式進(jìn)行。對于電子檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格實(shí)際權(quán)限控制，確保電子檔案在利用過程中的安全性，避免利用過程中信息的泄密與損傷。

3.2電子檔案保管措施。3.2.1保證電子檔案載體在物理環(huán)境上的安全。電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。電子檔案載體材料的特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響，因此，應(yīng)在物理上建立一個(gè)適宜電子檔案載體保存的環(huán)境。保管電子檔案的環(huán)境溫度最好控制在14℃--24℃之間，溫差一般小于5℃。溫度過高會(huì)使檔案介質(zhì)變脆，帶基機(jī)械強(qiáng)度下降，加速老化，壽命縮短。保管電子檔案的環(huán)境濕度最好控制在40%-60%之間。濕度過大會(huì)引起磁帶、磁盤膨脹與變形，濕度過小容易變脆易碎。存放載體的柜、架及庫房應(yīng)達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。3.2.2采用統(tǒng)一的電子檔案存儲格式。通常電子檔案的來源并不固定，生成的格式也多種多樣，技術(shù)與形式上的差異，必然會(huì)導(dǎo)致在日后的還原上，所采取的技術(shù)也不同，這就造成了電子檔案保管與利用的技術(shù)復(fù)雜性。因此，在電子檔案保存過程中，除對信息內(nèi)容的保存，還應(yīng)對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行記錄保存，或者采取統(tǒng)一的技術(shù)或方法進(jìn)行轉(zhuǎn)換后再保存，減少電子檔案對技術(shù)與設(shè)備平臺的依賴性。3.2.3確保電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須要保持其數(shù)據(jù)的原始性，這就要求在保存時(shí)，要針對其原始形成的格式同步進(jìn)行軟硬件技術(shù)的封裝保存。也就是說，要保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復(fù)時(shí)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示。

（作者單位：豐縣城市管理局）