孫彩霞

【摘要】加強檔案管理工作的現(xiàn)代化程度和高效率發(fā)展研究，能夠促進現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展，有利于大型國有企業(yè)提高現(xiàn)代經(jīng)營管理運行水平，對企業(yè)發(fā)展過程中步入市場化與信息化軌道具有促進作用。圍繞新科技與信息技術(shù)，立足本單位實際，切實做好檔案管理工作，廣泛吸收和借鑒國內(nèi)外先進的檔案管理技術(shù)及其成功的檔案管理工作經(jīng)驗，立足于本單位實際情況，強化檔案信息服務(wù)功能，提高服務(wù)意識，充分認(rèn)識檔案管理在企業(yè)經(jīng)營管理體系中的重要作用，使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；企業(yè)管理；促進作用

一、做好檔案管理工作的時代意義

新時期做好國有企業(yè)的新型檔案管理工作，以創(chuàng)新精神和發(fā)展觀念，在傳統(tǒng)工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，有條件盡可能為企業(yè)決策管理等部門提供充分的檔案信息資源。通過現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)，把作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理、人力資源和科研技術(shù)等活動的相關(guān)信息資料進行真實記錄，嚴(yán)格按照檔案信息管理體系歸檔，作為一項具有重要機密和參考價值的檔案信息管理工作，應(yīng)該隨著時代的發(fā)展，進行必要的創(chuàng)新實踐。檔案信息作為記錄企業(yè)各方面詳細(xì)發(fā)展歷程的無形資產(chǎn)，對企業(yè)管理工作提供了應(yīng)有的信息服務(wù)，對于實施有效管理和科學(xué)管理提供了及時的信息保障，具有極強重要的現(xiàn)實意義。檔案工作也要面對現(xiàn)代化企業(yè)運營管理的挑戰(zhàn)，積極發(fā)揮應(yīng)有的作用，建立一套既能適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點，又有利于科學(xué)、規(guī)范、高效管理水平發(fā)展的優(yōu)質(zhì)檔案管理體系和應(yīng)用程序，能夠更好地促進現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一項基礎(chǔ)性信息保障工作。在當(dāng)今信息時代，強化企業(yè)檔案管理工作的有效性，有利于促進企業(yè)管理工作向現(xiàn)代化和國際化標(biāo)準(zhǔn)邁進，是適應(yīng)企業(yè)管理健康發(fā)展的時代需要。現(xiàn)階段能夠有效實施科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作，促進企業(yè)管理工作健康有序發(fā)展，把企業(yè)發(fā)展的真實歷程記錄下來，把企業(yè)發(fā)展史上的各方面成就及其相關(guān)信息資料完整地保存下來，對今后研究企業(yè)發(fā)展和制定科學(xué)目標(biāo)有極其重要的價值。使新時期的檔案工作成為下一步分析和制定企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的基本參照體系，檔案管理工作要在市場發(fā)展過程中尋找新的契機，應(yīng)該為企業(yè)高層管理人員提供一切有價值的信息資料，保障企業(yè)決策者能夠及時了解企業(yè)的整體經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r，適時調(diào)整經(jīng)營策略和制定相關(guān)措施，構(gòu)建保障企業(yè)在人才、科技、材料、市場等方面永立潮頭的數(shù)據(jù)庫，有利于進一步提高企業(yè)發(fā)展過程中的工作質(zhì)量，成為提高企業(yè)工作效率的風(fēng)向標(biāo)，既可以記錄企業(yè)發(fā)展過程的歷史真實面貌，又能對企業(yè)發(fā)展管理起到促進作用，具有很大的參考應(yīng)用價值。

二、發(fā)揮檔案管理工作的積極作用

做好檔案管理工作，為企業(yè)發(fā)展提供準(zhǔn)確依據(jù)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作的積極作用，為經(jīng)營決策工作提供有價值的信息參考資料，同時能準(zhǔn)確記錄企業(yè)發(fā)展過程中取得的一切經(jīng)營成果，為企業(yè)合作提供有價值的原始材料，為企業(yè)參與市場競爭提供信息保障，奠定堅實的基礎(chǔ)。研究檔案工作的新動向，創(chuàng)造必要條件，提高新時期檔案管理的技術(shù)力量和應(yīng)用價值，對避免和抵御各種風(fēng)險起到了必備作用。檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，其價值在于其內(nèi)容中所蘊含的知識。企業(yè)檔案的建立，不僅僅需要做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，更要為企業(yè)的生存和發(fā)展提供有益幫助，把企業(yè)發(fā)展急需的各種資料和信息及時整理歸檔。因此，發(fā)揮檔案管理工作的促進作用是一項重要的任務(wù)，檔案是做好企業(yè)行政管理及其它各項工作的信息資源保障和重要資料依據(jù)，企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學(xué)化實施，有利于提高工作效率和管理水平。發(fā)揮檔案工作對企業(yè)運營項目方面的促進作用，針對一些重要項目材料需要單獨立項歸檔。檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)活動的原始真實記錄，具有客觀準(zhǔn)確憑證意義和研究參考作用。大型國有企業(yè)在每一個項目管理的各個環(huán)節(jié)過程中，都會產(chǎn)生相應(yīng)記錄，如公司經(jīng)營管理目標(biāo)責(zé)任狀，項目的達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作等，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，進一步發(fā)揮檔案整理工作的作用，促進運營管理工作實效的提升，形成相互促進的動態(tài)管理體系，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。發(fā)揮檔案工作在企業(yè)文化方面的促進作用，因為檔案信息資料與企業(yè)文化緊密相連，檔案以詳實的文字、圖片、數(shù)據(jù)、影響等資料真實記錄了企業(yè)發(fā)展的歷程，作為有效見證永久保存而且便于查找，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案能夠詳細(xì)了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)發(fā)展的核心價值觀，企業(yè)文化理念和文化氛圍等。企業(yè)發(fā)展凝聚著的企業(yè)文化精神，通過照片、影像、文件和相關(guān)實物，讓員工產(chǎn)生了歸屬感，增強了凝聚力，既能夠促進全體員工的奮力拼搏精神和團結(jié)向上的信心，又可以讓來企業(yè)參觀洽談項目的客戶更直觀詳細(xì)地了解相關(guān)內(nèi)容。做好檔案工作，在法律事務(wù)處理方面具有重要的作用，檔案是業(yè)務(wù)活動中形成的最原始記錄，具有很大的真實可靠性，是令人信服的第一手真憑實據(jù)，能夠保護合法權(quán)益不受侵害，讓事實明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。通過檔案整理，使已有的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，能夠為企業(yè)未來發(fā)展提供最有價值的幫助。因此，在激烈的市場競爭中，加強企業(yè)檔案管理工作的市場導(dǎo)向和服務(wù)意識，是企業(yè)管理工作邁上新臺階，立于不敗之地。

三、做好企業(yè)檔案工作的措施

隨著時代的發(fā)展和科技的進步，面對日益劇增的、動態(tài)的電子文件和對檔案信息的需求，傳統(tǒng)意義的檔案管理意識并不能充分實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理目標(biāo)，檔案管理者必須跟上時代發(fā)展的步伐，以創(chuàng)新精神提高企業(yè)檔案管理水平，才能滿足現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展的需要。做好企業(yè)檔案工作，首先要明確目標(biāo)，強化服務(wù)意識，以創(chuàng)新理念實施規(guī)范管理。提高公司員工檔案歸檔意識，文件材料辦理完畢后應(yīng)及時歸檔，會避免時間長了材料遺失。檔案管理人員首先應(yīng)提高管理和服務(wù)意識，提高檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)，不斷探索新方法，尋找新問題，使檔案工作不至于停留在傳統(tǒng)的模式和方法上。新時期，隨著科技的發(fā)展，信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要改變檔案管理人員的思維定勢，充分發(fā)揮檔案工作人員的工作積極性，把探索創(chuàng)新精神和優(yōu)質(zhì)服務(wù)理念緊密結(jié)合，努力提高檔案人員的知識水平和科技應(yīng)用能力。新時期檔案工作面臨檔案種類的多樣化，管理方法要不斷改革，讓既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才充實到工作一線，才能更好地完成檔案管理的現(xiàn)代化任務(wù)。檔案工作特別要注意信息保密和安全工作，檔案室應(yīng)增強基礎(chǔ)設(shè)施，防止機密文件泄密，制定保密制度及檔案人員崗位責(zé)任制，實行專人負(fù)責(zé)制。檔案管理人員要有很強的責(zé)任心，要時時處處加以提防，一定要注意在檔案室內(nèi)配置滅火器、防蟲劑等相關(guān)必須器物，重點做好機密文件資料的防盜工作，提高防范意識，強化基礎(chǔ)設(shè)施配置，做好檔案室的防火、防蛀工作。在具體工作中實現(xiàn)檔案保存與價值開發(fā)工作，助推企業(yè)發(fā)展，實現(xiàn)信息共享，推進檔案管理高效化發(fā)展。檔案管理過程中應(yīng)結(jié)合科技信息，采用多種形式，迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地開發(fā)企業(yè)發(fā)展過程中的各種有價值的檔案資料，提高檔案信息資源的利用率，為企業(yè)經(jīng)營管理工作提供有價值的服務(wù)效能。加強科技信息資源的投入，為現(xiàn)代化企業(yè)管理工作及時提供各種信息資源，根據(jù)市場發(fā)展需要，不斷探索開發(fā)利用檔案工作的新途徑，檔案人員不僅要熟悉傳統(tǒng)意義的檔案管理工作程序，還應(yīng)該隨時掌握企業(yè)發(fā)展過程中的一切新動向，以動態(tài)的眼光，及時了解各個環(huán)節(jié)部門與檔案管理結(jié)合的情況，采取相應(yīng)措施，做好檔案信息的提供利用工作，從而實現(xiàn)最大限度地提高企業(yè)檔案利用效益的目標(biāo)。

結(jié)束語：做好企業(yè)檔案管理工作，根據(jù)市場發(fā)展需要，結(jié)合企業(yè)實際情況，不斷地創(chuàng)新檔案管理觀念，積極探索新的檔案管理方法，為企業(yè)管理和整體發(fā)展提供有效信息服務(wù)。充分發(fā)展現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，提高檔案管理水平，強化信息服務(wù)功能，做好檔案管理工作，使企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)營管理工作實現(xiàn)有機結(jié)合，實施企業(yè)人力、信息等資源優(yōu)勢的重新配置，發(fā)揮更大效應(yīng)，促進企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的目標(biāo)性，提高企業(yè)管理效率，不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力。