趙志玲

[摘要]檔案與我們的生活息息相關(guān)，因此檔案管理的工作尤為重要，在這個(gè)信息化的時(shí)代背景下，要提高檔案管理的工作效率就需要提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。新的社會(huì)形勢(shì)下，這不僅要求從業(yè)者具備過硬的專業(yè)知識(shí)，還需要他們掌握相應(yīng)的管理能力和技術(shù)。從業(yè)者要時(shí)刻豐富自己的專業(yè)知識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能勝任本職工作。本文對(duì)新時(shí)期下如何提高檔案業(yè)務(wù)的技能進(jìn)行了分析，希望對(duì)檔案部門在提高管理水平上有所幫助，僅供參考。

[關(guān)鍵詞]新時(shí)期;檔案業(yè)務(wù);技能;途徑;提高

在新的時(shí)代背景下，檔案部門要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，這不僅要提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，更要在管理模式上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，由于信息技術(shù)的普及，所以檔案管理也應(yīng)該朝著信息技術(shù)化方向發(fā)展。長期傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)使從業(yè)人員熟悉工作的流程，要進(jìn)行模式的轉(zhuǎn)變會(huì)使工作人員一時(shí)難以適應(yīng)，但是這是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，只有進(jìn)行創(chuàng)新才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，滿足社會(huì)發(fā)展需要。

一、改變傳統(tǒng)的觀念

在新的時(shí)代背景下，檔案管理的從業(yè)人員要結(jié)合新的社會(huì)形勢(shì)，在原有的傳統(tǒng)管理模式上取其精華、去其糟粕。引入先進(jìn)的管理模式和信息技術(shù)，使兩種模式相互融合，有效的發(fā)揮最大作用。從業(yè)人員在實(shí)施管理的過程中，要學(xué)會(huì)借鑒其他先進(jìn)的成功管理經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)自身的實(shí)際情況整合資源，合理利用。管理者在日常的工作中也要對(duì)員工加以監(jiān)督和培訓(xùn)，使其更好的適應(yīng)新的管理模式，意識(shí)到自身工作的重要性，增強(qiáng)對(duì)工作的認(rèn)同感。只有發(fā)展才能進(jìn)步，只有創(chuàng)新才能生存，檔案館還要在員工的專業(yè)水平上進(jìn)行提高，管理者對(duì)工作崗位職責(zé)要分工明確，并嚴(yán)格要求，使其恪盡職守。只有這樣才能使得檔案管理工作的有效進(jìn)行，為社會(huì)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

二、提高檔案人員的技能水平與專業(yè)素質(zhì)

從事檔案管理工作不是一項(xiàng)簡單的工作，它需要從業(yè)人員具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和基本的從業(yè)素養(yǎng)。在工作中能夠虛心學(xué)習(xí)，結(jié)合時(shí)代背景，緊跟時(shí)代步伐，實(shí)時(shí)更新自己的知識(shí)儲(chǔ)備，高效按時(shí)的完成自己的本職工作。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及促使檔案管理的模式也發(fā)生著轉(zhuǎn)變，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的工作是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。這就需要檔案館引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)施，要求檔案管理從業(yè)人員學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，以便更高效的開展檔案管理工作。檔案作為重要的文史資料，它的管理工作不可小覷，從業(yè)人員要充分利用技術(shù)資源高效的開展工作，提高檔案資源的利用率，發(fā)揮其最大作用，為社會(huì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

三、在檔案管理中應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)

在當(dāng)前社會(huì)形勢(shì)下，檔案館的工作人員需要多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，應(yīng)用這些先進(jìn)的技術(shù)，可以提高工作的效率，工作人員還需要利用計(jì)算機(jī)軟件，其可以自動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行分類，還可以保證檔案管理的質(zhì)量。應(yīng)用信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，還可以提高查閱的效率，節(jié)省檔案檢索的時(shí)間。應(yīng)用自動(dòng)化技術(shù)，只需要輸入簡單的詞匯，便可以找到相關(guān)文件，信息技術(shù)還可以提供精確查找，可以改變以往檢索繁瑣的現(xiàn)狀，可以保證檢索的正確率。應(yīng)用信息技術(shù)，提高了對(duì)檔案資源的利用率，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的二次開發(fā)，在對(duì)檔案進(jìn)行精確分類后， 可以隨時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)庫中的不合格案卷，以確保其質(zhì)量，減少人力物力浪費(fèi)。最后，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案立卷制度得以貫徹落實(shí)。傳統(tǒng)檔案資料零散，在管理中存在較大的不安全性。信息技術(shù)的支撐，使得部門內(nèi)部的檔案可以通過設(shè)置密碼，防止其資料內(nèi)容泄露出去，從而提高了檔案的安全管理。另外，確保了檔案收集的完整性。檔案部門將檔案資料等錄入微機(jī)中，能方便日常檔案查閱，也能提高日后編目的效率，同時(shí)還有利于避免檔案的遺失或者疏漏，確保了檔案的完整性。

四、在把握傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)模式的基礎(chǔ)上掌握新技能

隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，檔案管理工作也進(jìn)行了創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理主要是對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行保管，但隨著時(shí)間的流逝，紙質(zhì)資料容易破損，難以保存，但是作為實(shí)物，它具有重要的保存價(jià)值。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得紙質(zhì)檔案的內(nèi)容得以保存?zhèn)浞?，?jì)算機(jī)的備份也是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)的，由此可見，紙質(zhì)檔案的保存也是很有必要的。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作的效率有了大幅度的提高，比如說，在進(jìn)行搜索調(diào)檔的時(shí)候不必像以前一樣查找紙質(zhì)檔案，可以通過計(jì)算機(jī)的備份直接搜索，進(jìn)行查看。雖然計(jì)算機(jī)可以方便管理人員的工作，但若計(jì)算機(jī)出現(xiàn)損壞、病毒入侵等現(xiàn)象，這些都會(huì)給檔案管理工作帶來不便。但傳統(tǒng)的管理模式不存在這種問題，所以，改革時(shí)，應(yīng)在不拋棄原有的模式上進(jìn)行創(chuàng)新，二者相互結(jié)合，從而有效的開展檔案管理工作。

五、完善檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)和體系

檔案業(yè)務(wù)技能的提高，是檔案業(yè)務(wù)在新時(shí)期下的發(fā)展方向，但是它的具體實(shí)施和今后的保證則還需要一套完整的符合實(shí)際的指導(dǎo)體系和標(biāo)準(zhǔn)。無規(guī)矩不成方圓，檔案管理也是一樣。只有在制度的約束下，才能更好地促進(jìn)業(yè)務(wù)技能的提高。對(duì)檔案進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估，這是檔案管理部門最基本的工作，將檔案按照規(guī)定要求進(jìn)行歸類放置，然后再進(jìn)行相應(yīng)的評(píng)估，使檔案能夠有效科學(xué)地被利用。在保存管理中，一定要將檔案評(píng)估材料保管好，還可以將其與全宗檔案同時(shí)進(jìn)行保管，能夠留下詳細(xì)的資料為以后的利用者借鑒參考。檔案館要充分發(fā)揮每個(gè)人的積極性和創(chuàng)造性，在服務(wù)機(jī)制上創(chuàng)新，要加強(qiáng)檔案工作人員職業(yè)道德教育，制定一整套職業(yè)道德規(guī)范和章程，并使大家自覺遵守。規(guī)范和章程不能流于形式，要表先進(jìn)，樹典型，做到學(xué)有先進(jìn)，趕有目標(biāo)，要發(fā)揮獎(jiǎng)懲制度的作用，嚴(yán)格履行章程，定期檢查與評(píng)議執(zhí)行情況，用輿論約束檔案工作人員的服務(wù)行為，不斷提高檔案專業(yè)人員的素質(zhì)。

六、結(jié)語

為了迎合時(shí)代發(fā)展的需要，檔案管理模式也要在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行改革創(chuàng)新，使之更順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的素質(zhì)要求，提高專業(yè)度，學(xué)習(xí)心得管理知識(shí)，掌握信息管理技術(shù)，更有效的完成檔案管理工作。本文通過上述的介紹，簡要的分析了提高檔案管理的方法，希望能對(duì)檔案管理者有所幫助。

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