夏瑛

摘 要： 隨著各種信息技術(shù)的普及，越來越多的專業(yè)化信息系統(tǒng)上線使用，將各個(gè)專業(yè)化信息系統(tǒng)整合到一起成為了企業(yè)信息化的必經(jīng)之路。以中冶南方供應(yīng)商管理中供應(yīng)商入圍機(jī)制在ERP、OA系統(tǒng)及兩者之間集成實(shí)現(xiàn)為例，探討了以共享池的方式在需求驅(qū)動(dòng)下實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成的方案。實(shí)踐顯示，集成子系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)，并且能夠保證ERP系統(tǒng)和OA系統(tǒng)協(xié)同且有效運(yùn)行，此種實(shí)現(xiàn)方式有一定的應(yīng)用價(jià)值。

關(guān)鍵詞： 企業(yè)信息化； 系統(tǒng)集成； 接口； 供應(yīng)商入圍； 數(shù)據(jù)共享池ERP

中圖分類號(hào)：TP311.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1006-8228（2015）09-82-03

System integration scheme for supplier shortlisting management based on ERP

Xia Ying

（WISDRI （Wuhan） IT Engineering Co.， Ltd， Wuhan， Hubei 430223， China）

Abstract： With the rapid development of information technology， more and more specialized information system is used online， integration of various specialized systems is the precondition for enterprise informatization. This paper， based on the application of integrated ERP and OA system in WISDRI's supplier shortlist mechanism， discusses the system integration scheme in demand driven with the data sharing pool. Practice has shown that it can not only realize stable operation of integration subsystem but also insures coordination and effective operation of ERP system and OA system， which has a certain application value.

Key words： enterprise informatization； system integration； interface； supplier shortlisting； data sharing pool and ERP

0 引言

在信息技術(shù)越來越發(fā)達(dá)的今天，利用信息技術(shù)來管理企業(yè)資源已經(jīng)不是一個(gè)新鮮事，有越來越多的專業(yè)化信息系統(tǒng)投入使用。尺有所短寸有所長(zhǎng)，這些專業(yè)系統(tǒng)不可能用一個(gè)系統(tǒng)來代替。那么，如何讓這些專業(yè)系統(tǒng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，并且能夠同其他系統(tǒng)相互配合，從而形成一個(gè)有機(jī)整體以支持企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，已經(jīng)成為企業(yè)信息化進(jìn)程中不可逾越的問題。

在企業(yè)信息化中，最常見就是OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)。OA即辦公自動(dòng)化，強(qiáng)調(diào)管理流程化，是企業(yè)內(nèi)控的有效工具，從技術(shù)上看，它能夠在不用開發(fā)的情況下適應(yīng)不同管理流程及其變化；而一般意義上的ERP是指，建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)[1]。ERP系統(tǒng)體現(xiàn)了現(xiàn)代企業(yè)管理思想，尤其注重企業(yè)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范管控，但是對(duì)于部分重要信息例如供應(yīng)商，大多數(shù)ERP系統(tǒng)僅僅把供應(yīng)商作為基礎(chǔ)元素來使用，缺少對(duì)供應(yīng)商的管理手段。本文就以中冶南方（武漢）工程技術(shù)有限公司（下文簡(jiǎn)稱“中冶南方”）為例對(duì)供應(yīng)商入圍的管理機(jī)制在OA系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，并通過架構(gòu)的共享池在ERP系統(tǒng)需求驅(qū)動(dòng)下建立供應(yīng)商共享實(shí)體的集成方案做詳細(xì)說明。

目前，系統(tǒng)間集成多是通過封裝成WebService方式[2-3]、JCA和Web服務(wù)相結(jié)合的方式[4]、XML文件的方式[5]、SOI方式[6]等。本文在基于企業(yè)自身特點(diǎn)和應(yīng)用環(huán)境的前提下，采用共享池進(jìn)行數(shù)據(jù)的通訊，配合需求驅(qū)動(dòng)下進(jìn)行數(shù)據(jù)的獲取，最終實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商入圍管理機(jī)制在ERP與OA系統(tǒng)的集成。

1 應(yīng)用背景

1.1 企業(yè)信息化背景

中冶南方是一個(gè)有冶金行業(yè)背景、由設(shè)計(jì)院轉(zhuǎn)型的工程總承包企業(yè)。經(jīng)過多年的發(fā)展，在許多細(xì)分業(yè)務(wù)領(lǐng)域已經(jīng)上線使用了相應(yīng)軟件，實(shí)現(xiàn)了本領(lǐng)域的信息化，如用友NC財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、海外物流管理系統(tǒng)、辦公用品及低值易耗品管理系統(tǒng)、采購策劃及采購管理系統(tǒng)、文檔及圖檔管理系統(tǒng)、信息發(fā)布系統(tǒng)、教育培訓(xùn)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)過程管理系統(tǒng)等等。

在2011年，中冶南方上線Oracle ERP（E-Business Suit，簡(jiǎn)稱EBS）產(chǎn)品，使用ERP產(chǎn)品將運(yùn)作的工程項(xiàng)目整體上線管理，以項(xiàng)目為載體貫通了線上收和支的兩條業(yè)務(wù)流程。全付款流程包括從產(chǎn)品設(shè)計(jì)到物料請(qǐng)購、從物料請(qǐng)購到采購詢報(bào)價(jià)再到采購訂單、從采購訂單到付款；全收款流程從營銷到項(xiàng)目、從項(xiàng)目開單到收款結(jié)算；與此同時(shí)還現(xiàn)實(shí)了集團(tuán)化的人力資源管理和采購管理。上線模塊包括人力資源、進(jìn)銷存、項(xiàng)目、應(yīng)收、應(yīng)付、總賬、資產(chǎn)等。

在上線ERP系統(tǒng)的同時(shí)，中冶南方同步上線了OA系統(tǒng)。OA系統(tǒng)以流程為載體，實(shí)現(xiàn)管理過程的信息化，如供應(yīng)商入圍評(píng)審流程、合同評(píng)審及印章使用流程、工程項(xiàng)目立項(xiàng)過程申請(qǐng)流程、項(xiàng)目暫停/終止審批流程、特殊付款審批流、與業(yè)主項(xiàng)目結(jié)算文件申請(qǐng)審批流程等等。通過這些管理流程，能夠有效的進(jìn)行企業(yè)內(nèi)控，降低運(yùn)行成本。

1.2 供應(yīng)商入圍管理需求

對(duì)于EPC工程項(xiàng)目而言，采購是項(xiàng)目實(shí)施期間的一個(gè)核心環(huán)節(jié)，采購費(fèi)用占整個(gè)合同費(fèi)用的比例高達(dá)40～60%，甚至更高。采購工作的失誤不但會(huì)影響工程質(zhì)量和進(jìn)度，更會(huì)造成承包商嚴(yán)重虧損。采購設(shè)備的好壞取決于設(shè)備的供貨商，因此嚴(yán)格合理的選擇供應(yīng)商是把控采購風(fēng)險(xiǎn)的必須手段。對(duì)于企業(yè)管理而言，對(duì)供應(yīng)商的把控也是企業(yè)內(nèi)控和質(zhì)量管理的重要控制點(diǎn)。

目前，中冶南方所有項(xiàng)目都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)設(shè)備集中采購，由中冶南方采購部集中管理，實(shí)行專業(yè)化采購，這為供應(yīng)商集中管理和過程規(guī)范化提供了有利的條件。中冶南方的供應(yīng)商分成兩部分：供應(yīng)商長(zhǎng)名單和項(xiàng)目供應(yīng)商。長(zhǎng)名單中的供應(yīng)商為長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，供應(yīng)商進(jìn)入長(zhǎng)名單需要通過正式的入圍管理流程；項(xiàng)目供應(yīng)商則是業(yè)主指定或者一次性供應(yīng)商，它經(jīng)資質(zhì)預(yù)審后為項(xiàng)目備案即成為項(xiàng)目供應(yīng)商。

供應(yīng)商常規(guī)入圍辦法需要資質(zhì)預(yù)審、實(shí)地考察并出具考察意見，再根據(jù)考察結(jié)果來確定相應(yīng)的入圍方法，由相關(guān)專業(yè)科室和管理部門組成的資質(zhì)評(píng)審小組審核流程?？疾靸?nèi)容除常規(guī)的法人信息及相應(yīng)的掃描件，還包括：企業(yè)資本性質(zhì)、與同業(yè)其他企業(yè)的關(guān)系、對(duì)中冶南方的承諾等。

供應(yīng)商入圍管理評(píng)審方為各個(gè)管理部門，如各專業(yè)科室、審計(jì)部等；供應(yīng)商信息的主要使用方為詢報(bào)價(jià)和采購合同及最終的付款。

2 系統(tǒng)集成方案設(shè)計(jì)

2.1 集成的總體方案

采用的解決方案是將ERP系統(tǒng)和OA系統(tǒng)結(jié)合到一起：由采購員在OA中發(fā)起供應(yīng)商選擇和入圍流程，根據(jù)自身采購策略選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商選擇方法，若成功入圍則通過系統(tǒng)間的接口子系統(tǒng)將供應(yīng)商信息傳輸?shù)絆racle ERP中建立供應(yīng)商共享實(shí)體以供日常業(yè)務(wù)使用。

供應(yīng)商入圍流程在OA系統(tǒng)、接口子系統(tǒng)、ERP程序整體流程如圖1所示。

2.2 供應(yīng)商信息的邏輯結(jié)構(gòu)

Oracle ERP系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商的信息管理包括以下方面。

⑴ 供應(yīng)商法人實(shí)體信息。包括注冊(cè)登記號(hào)、法人代表、營業(yè)執(zhí)照注冊(cè)號(hào)、國稅登記號(hào)、地稅登記號(hào)、注冊(cè)資金等。

⑵ 供應(yīng)商沒有法人資格的分公司及辦事處信息管理。在Oracle ERP系統(tǒng)中供應(yīng)商和供應(yīng)商地點(diǎn)是配合使用的，可以用來明確表示某一個(gè)供應(yīng)商某一分公司，它們?cè)贓RP系統(tǒng)中許多業(yè)務(wù)中都會(huì)使用到，如采購訂單、應(yīng)付發(fā)票、付款等。

⑶ 供應(yīng)商的聯(lián)系人信息管理。不同的分公司或者辦事處，可能會(huì)有不同的聯(lián)系人，所以ERP系統(tǒng)中聯(lián)系人關(guān)聯(lián)到供應(yīng)商地點(diǎn)上。

⑷ 供應(yīng)商的銀行賬戶信息管理。不同的分公司或者辦事處接收款項(xiàng)用的銀行賬戶必定不同，所以ERP系統(tǒng)中供應(yīng)商銀行賬戶關(guān)聯(lián)到供應(yīng)商地點(diǎn)上。

⑸ 供應(yīng)商能夠提供的物料信息的管理。供應(yīng)商可以將不同的物料分配給不同的分公司來生產(chǎn)和銷售，反之即不同的分公司能夠提供的物料不同，所以某一具體物料的合格供應(yīng)商列表關(guān)聯(lián)到供應(yīng)商地點(diǎn)上。

綜上所述，供應(yīng)商信息的邏輯結(jié)構(gòu)如圖2所示。

2.3 集成接口程序規(guī)則

根據(jù)供應(yīng)商信息的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，當(dāng)在OA系統(tǒng)中完成了供應(yīng)商入圍流程，程序自動(dòng)將該供應(yīng)商信息按照指定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)放入共享池內(nèi)并存檔。為了標(biāo)識(shí)共享池中供應(yīng)商是否是需要導(dǎo)入到ERP中的供應(yīng)商，在共享池中每一個(gè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中都加入狀態(tài)碼表示本記錄的狀態(tài)。狀態(tài)碼及其含義如表1。

3 系統(tǒng)集成效果

從中冶南方使用情況看，效果主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

⑴ 公司管理和業(yè)務(wù)操作合理的分開：管理人員關(guān)注把控供應(yīng)商資質(zhì)和能力方面的管理事項(xiàng)；開啟了供應(yīng)商入圍手續(xù)了以后，業(yè)務(wù)人員關(guān)注在ERP中使用此供應(yīng)商信息。

⑵ 保證了供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確與完整：入圍流程中如果供應(yīng)商缺少資料或資料失信，可能導(dǎo)致入圍不能通過，這就促使供應(yīng)商提供更加全面和可信的資料，從而保證了供應(yīng)商在ERP中資料的準(zhǔn)確度和完整性。

⑶ 接口子系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)：已經(jīng)通過此集成程序成功入圍170余家供應(yīng)商，程序有效性目前保證在100%。

4 結(jié)果討論

對(duì)比WebService封裝和XML文件的方式，共享池的方式具有以下的特點(diǎn)。

⑴ 數(shù)據(jù)可靠性更高：數(shù)據(jù)共享池中的數(shù)據(jù)是系統(tǒng)間共享的，避免文件傳輸過程中丟失的現(xiàn)象，能夠保證數(shù)據(jù)更加可靠。

⑵ 效率更高：XML文件必須得通過IO接口進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，而數(shù)據(jù)共享池中數(shù)據(jù)是共享的，運(yùn)轉(zhuǎn)效率更高。

但是數(shù)據(jù)共享池的方式也有不足之處。

一是對(duì)軟硬件環(huán)境要求高：此種方式要求數(shù)據(jù)庫能夠兼容并且能夠安全互信互訪，對(duì)環(huán)境要求較高。

二是可復(fù)用性較差：若要使用此種方式來完成另外一系列數(shù)據(jù)的傳輸，則要完全新建另一套接口子系統(tǒng)，程序可復(fù)用性較差。

5 結(jié)束語

本文以中冶南方供應(yīng)商管理中供應(yīng)商入圍機(jī)制在ERP、OA系統(tǒng)及兩者之間集成實(shí)現(xiàn)為例，說明了以需求驅(qū)動(dòng)下共享池的方式實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成的方案。結(jié)果表明，集成子系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)，能夠保證ERP系統(tǒng)和OA系統(tǒng)協(xié)同且有效運(yùn)行。

實(shí)踐顯示，需求驅(qū)動(dòng)下共享池的系統(tǒng)集成方式能夠很好的完成從一個(gè)系統(tǒng)到另一個(gè)系統(tǒng)的信息通訊。但是隨著越來越多的專業(yè)化信息系統(tǒng)上線使用，應(yīng)用場(chǎng)合越來越復(fù)雜，通訊不僅僅局限于單方向，還要求信息系統(tǒng)之間能夠進(jìn)行雙向交互。那么，如何實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)雙向高效交互則是下一步研究的方向。

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