黃瀟霄

廣西建工集團基礎(chǔ)建設(shè)有限公司 530001

摘要：企業(yè)辦公室是企業(yè)進行綜合管理的主要部門，擔(dān)負著包括企業(yè)管理、協(xié)調(diào)以及外聯(lián)的重要任務(wù)，不僅體現(xiàn)內(nèi)部上下級信息傳達的重要職能，更是企業(yè)形象的直接體現(xiàn)。因此，建筑企業(yè)辦公室工作效率的水平直接影響了企業(yè)政策的制定、執(zhí)行以及效率。據(jù)此，本文在科學(xué)認識辦公室工作職能的基礎(chǔ)之上，對我國建筑企業(yè)的辦公室工作問題進行了有效的分析，以改正并提高的原則制定了相應(yīng)的措施，希望可以為建筑企業(yè)提高辦公室的工作效率形成一定的幫助。

關(guān)鍵詞：辦公室；工作效率；措施；建筑企業(yè)

建筑企業(yè)的辦公室工作內(nèi)容所涉及范圍加大，綜合性也很強，尤其在面對繁雜事務(wù)和任務(wù)中，發(fā)揮非常重要的作用，對于整個企業(yè)的運行具有重要的現(xiàn)實意義。尤其是我國在進入市場化改革的深層次階段之后，市場競爭的復(fù)雜性和激烈程度都被進一步擴大，競爭的領(lǐng)域也有傳統(tǒng)的技術(shù)競爭不斷擴大到了企業(yè)理念、管理制度以及組織體系等許多方面，然而作為建筑企業(yè)運行樞紐的辦公室工作也因此需要做出更高的工作水平來應(yīng)對來自于市場的要求，然后在激烈的市場競爭占據(jù)有利的地位。一個運作良好的建筑企業(yè)能夠抓住機遇，能夠合理處理上級跟員工的關(guān)系，能夠設(shè)計并推廣客戶需求的建筑產(chǎn)品，但是這些能否做到，關(guān)鍵要看建筑企業(yè)辦公室是否起到了應(yīng)有的作用。

一、辦公室在建筑企業(yè)運行中的地位和作用

（一）辦公室是建筑企業(yè)運行的紐帶

在建筑企業(yè)不斷革新的時代，建筑企業(yè)的辦公室職能也在不斷的變化和發(fā)展，其對于企業(yè)發(fā)展方針和改革政策的貫徹執(zhí)行具有重要的意義。而且，建筑企業(yè)辦公室所應(yīng)當(dāng)具備的工作職能也不再局限于原來的信息交互，而是發(fā)展到了對于企業(yè)其他部門的職能協(xié)調(diào)和功能完善之上，雖然其處于平級關(guān)系，但其所需要處理的范圍和職能作為卻是其他部門無法比擬的，尤其是在辦公室的橫向協(xié)調(diào)作用。

（二）辦公室是建筑企業(yè)的窗口

建筑辦公室除了需要處理企業(yè)內(nèi)部的信息交互之外，也是對外信息披露的重要關(guān)口，是企業(yè)外部信息的交流中心以及聯(lián)絡(luò)站。因此，企業(yè)辦公室的精神、文化和思想便是整個企業(yè)的重要代表，辦公室工作效率和工作形象直接影響到建筑企業(yè)在行業(yè)、市場以及社會中的形象。

二、目前我國建筑企業(yè)辦公室存在的問題

就我國目前建筑企業(yè)的現(xiàn)在來看，其辦公室主要承載的是一個檢察和督促的作用，并且對各級的信息進行傳達和溝通，體現(xiàn)了管理層的指揮職能，也體現(xiàn)了其自身的協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)的樞紐作用。但是，就其現(xiàn)狀而言，我國建筑企業(yè)的辦公室管理工作還存在不少的問題，雖然取得了一定的工作成效，但是其還存在不少的問題。

（一）工作缺乏對于自身職責(zé)的理解

辦公室是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決議傳達的重要途徑，其長期處理管理層的領(lǐng)導(dǎo)之下，導(dǎo)致不少的辦公室人員錯誤理解自身的職責(zé)，過于突出企業(yè)管理層的領(lǐng)導(dǎo)作用，忽略自身的自主性，其工作出現(xiàn)了懈怠情緒，過于依靠來自于管理層的引導(dǎo)和指示，導(dǎo)致了辦公室工作缺乏主動性，長期被動工作也讓企業(yè)辦公室的部分職能缺失，尤其是處理突發(fā)問題的能力。長久下去，一旦發(fā)生突發(fā)事件，必然會因為短期難以處理而引發(fā)連鎖性負面影響，這也是大多數(shù)建筑企業(yè)所不愿意看到的問題。

（二）缺少有效的監(jiān)管

建筑企業(yè)的辦公室工作往往具有很大的自主性，也需要這種自主性來突出人員對于問題的解決能力。但是，部分人員錯誤理解了這種自主性的根本所在，因此，借此機會來放松自己，疏于職守，導(dǎo)致正常的辦公室工作難以高效運行，加大了成本投入，影響了整個企業(yè)的工作效率，甚至是企業(yè)的風(fēng)氣和對外形象。

（三）管理手段相對落后

建筑企業(yè)由于自身的特殊性，所以往往在施工技術(shù)和工藝加大投入。然而，正是由于對于現(xiàn)場施工的重視往往會造成管理的放松，體現(xiàn)在其辦公室的管理之中則是管理模式和管理手段過于落后。在知識經(jīng)濟時代，計算機管理已經(jīng)發(fā)展到信息管理的程度，以云技術(shù)和大數(shù)據(jù)為主導(dǎo)的功能正不斷刷新著管理的模式，如果企業(yè)的辦公室管理無法緊跟時代發(fā)展的步伐，必將落后于行業(yè)的發(fā)展水平，弱化自身的競爭力，影響企業(yè)的生產(chǎn)的發(fā)展。

三、提升我國建筑企業(yè)辦公室工作效率的措施

（一）制度化

俗話說：無規(guī)矩不成方圓。新世紀(jì)的企業(yè)辦公室工作也需要進行強制度化的建設(shè)，建立全方位多層次的制度管理體系。首先，制度的建立需要結(jié)合良好的實際基礎(chǔ)，需要具有針對性和實用性，建筑企業(yè)是一個進行現(xiàn)場施工的企業(yè)，任何工作都在現(xiàn)場工作的基礎(chǔ)上開展的。因此，建筑辦公室工作要適應(yīng)該行業(yè)的熱點，其制度的建設(shè)也必須要依照這一種特性，并以此不斷完善其運行的機制。第一是建立日常工作制度。由于辦公室工作所針對的事情是復(fù)雜而且混亂的，因此在開展辦公室工作的過程中必須對這項問題進行認真的梳理，將所涉及各項工作的內(nèi)容和要求都進行制度化的約束和劃分，明確其責(zé)任和權(quán)益的分配，防止多頭管理、交叉管理以及管理空白等問題的出現(xiàn)。不斷的完善制度，杜絕推諉和扯皮現(xiàn)象的出現(xiàn)，實現(xiàn)團隊內(nèi)各成員的寫作能力。第二是認真落實制度的執(zhí)行。這需要企業(yè)各基層各單位員工進行認真的制度培訓(xùn)，尤其在新員工入職時的培訓(xùn)，以此對員工的規(guī)則意識進行提高，保障其工作和行為的標(biāo)準(zhǔn)型。第三還需要對于員工進行必要監(jiān)督。不僅是上下級的監(jiān)督，還有評級監(jiān)督、部門監(jiān)督以及社會監(jiān)督，如果建立的體制得不到有效的執(zhí)行，那將是一紙空言。第四是激勵機制的建立和完善。賞罰分明有助于體現(xiàn)企業(yè)的公正性、透明性，也有利于提升員工的積極性，有效提高建筑企業(yè)辦公室的工作效率。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化

建筑企業(yè)辦公室標(biāo)準(zhǔn)化則是指形成一套可以共同使用的規(guī)則規(guī)范辦公室內(nèi)部的工作。以往辦公室工作正是由于缺乏這一部分的標(biāo)準(zhǔn)，而是依靠傳統(tǒng)的經(jīng)驗完成對于標(biāo)準(zhǔn)的傳述，人為因素巨大，這也是工作穩(wěn)定性難以保障和質(zhì)量效率雙重性底下的重要原因。開展標(biāo)準(zhǔn)化管理則可以對這一問題進行有效的解決，正是基于工作實際的改進才可以實現(xiàn)對于工作效率的提升。首先要明確具體的事項。因為標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)是一項十分系統(tǒng)的要求，需要建立在對建筑企業(yè)辦公室各項工作全面梳理的基礎(chǔ)之上，規(guī)范每個細致的工作流程，保障各個流程在各個方面都可以有規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)可以依照，每個人員每個崗位都規(guī)范可以依靠，保障相關(guān)崗位之間的協(xié)調(diào)性，完善其信息交流的過程，相關(guān)從業(yè)人員外部激勵機制等得到明晰。第二是具有可操作性。標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)是為了工作可以高效、高質(zhì)量的開展，因此，標(biāo)準(zhǔn)化要求的制定也需要按照工作的實際情況來制定，具有明確的導(dǎo)性和可實施性。第三則是需要所有人員參與。這也是標(biāo)準(zhǔn)化的根本要求，因為辦公室工作的實質(zhì)便是要求各個崗位的工作人員進行有效的參與，加強其各部分之間的協(xié)調(diào)性，讓其在認清自身崗位責(zé)任和要求的同時，制定標(biāo)準(zhǔn)并在實踐的過程中不斷的發(fā)現(xiàn)問題，不斷的改進體制，最終實現(xiàn)統(tǒng)一。

（三）信息化

21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)的時代，是信息的時代，是大數(shù)據(jù)的時代，更是高新技術(shù)成果不斷應(yīng)用到實踐工作中來的時代。也正是這些技術(shù)應(yīng)用所引發(fā)的信息革命給全球市場帶來了巨大的發(fā)展動力，但也促進相互之間的競爭加劇，在對傳統(tǒng)的辦公和生活方式產(chǎn)生了巨大沖擊的同時，更促進了新模式的產(chǎn)生和新行業(yè)的產(chǎn)生。然而，建筑企業(yè)辦公室作為整個企業(yè)運行的中心樞紐，不僅僅是企業(yè)信息交流的中心，也應(yīng)當(dāng)是這部分改進和完善的排頭兵。不應(yīng)該墨守成規(guī)、因循守舊，這只會企業(yè)的功能落后于先進的信息發(fā)展浪潮。因此，建筑企業(yè)的辦公室應(yīng)當(dāng)不斷的強化信息化建設(shè)，以此促進建筑企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)性、信息交互性以及管理職。其結(jié)果不僅僅是體現(xiàn)了效率的提升，還包括了工作成本的節(jié)約，更重要的是以此促進了信息化建設(shè)，以革命性的技術(shù)提高了信息處理效率的革新，在提高服務(wù)質(zhì)量，也促進企業(yè)辦公室科學(xué)的發(fā)展。第一是優(yōu)化信息的獲取和傳播。因為企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營在信息時代都變成無數(shù)短暫、稍縱即逝機遇累積的結(jié)果。辦公室作為建筑企業(yè)運行的中心和樞紐，首要便是加強信息化的建設(shè)，以視頻網(wǎng)絡(luò)和運輸局等手段促進企業(yè)信息的收集，大量數(shù)據(jù)的分析和報告，管理層的快速決策，為決策提供科學(xué)、有效、真實的信息，并將領(lǐng)導(dǎo)決策快速的下達到企業(yè)各部門、各駐外子公司以及相關(guān)員工，保證執(zhí)行者有充足時間來實施。

結(jié)束語：

在市場化經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，建筑企業(yè)只有不斷的改進辦公室工作所存在的問題，不斷提升其對于整體工作的協(xié)調(diào)和溝通職能，才能擁有良好、健康和積極向上的辦公環(huán)境，才能更好地協(xié)調(diào)和管理企業(yè)，才能處理好各個部門之間的關(guān)系，為企業(yè)的發(fā)展奠定內(nèi)部基礎(chǔ)，才能在日以激勵的市場競爭中占據(jù)有利的地位，推動企業(yè)的發(fā)展。

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