胡莉芳

文書檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，文書檔案中凝縮著醫(yī)院的發(fā)展歷史，記載著醫(yī)院工作的方方面面，具有非常重要的利用價值。隨著信息化的不斷普及和應(yīng)用，科學(xué)有效的文書檔案管理對醫(yī)院的健康發(fā)展將有很大的促進(jìn)作用，因此對傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)和管理勢在必行。

1.檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 傳輸方式的改變

隨著計算機(jī)的普及，使得目前醫(yī)院在日常行政事務(wù)中廣泛采取網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理方式，目前本單位、上級及有關(guān)部門下發(fā)的文件、報表、通知等大多通過網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)，產(chǎn)生了大量電子文件，傳統(tǒng)的檔案管理建立在手工管理基礎(chǔ)上，已不能適應(yīng)新形式下檔案的存儲、收集、管理和利用，亟需提高檔案管理的信息化水平。

1.2 檔案利用率的提高

目前，醫(yī)院檔案利用率不斷增加，需要查閱的文件資料非常多，有的時代久遠(yuǎn)，查閱起來耗費(fèi)時間和精力，并且因查閱數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或是檢索工具不全，往往無功而返。這就給實(shí)際工作帶來了不小的困難，使具有珍貴歷史的檔案成為了“故紙堆”，完全發(fā)揮不出應(yīng)有的作用。如果建立了計算機(jī)查詢系統(tǒng)，可以有效提高檔案的利用率和查詢的準(zhǔn)確率。

1.3 存儲空間的限制

目前，我院有檔案室2間，專門進(jìn)行各類檔案管理，共有文件柜10余組，保管著醫(yī)院各時期以來的文書檔案和憑證等，并且很多是需要永久保存的，占用了大量的空間。而且，隨著檔案的不斷增多，每年都需要添置檔案存儲設(shè)備，不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免出現(xiàn)霉變、氧化和蟲蛀的破壞。如果以電子文件的形式對部分檔案進(jìn)行保存和提供利用，不僅可以有效節(jié)約空間，而且可以使檔案原件得到很好的保護(hù)。

2. 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

2.1 內(nèi)部辦公平臺的建立

今年，信息化建設(shè)是我院的重點(diǎn)工作之一，我院制定了詳細(xì)的實(shí)施方案，其中一項就是建立和完善內(nèi)部辦公平臺和綜合資源管理平臺，這對實(shí)現(xiàn)文書檔案電子化管理具有很大的突破意義。通過以上平臺，可以建立一套完整的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，從文件的收發(fā)、傳閱到歸檔、借閱等，都目錄清晰，隨時可查閱，能夠有效地提高醫(yī)院信息資源的整合，實(shí)現(xiàn)公文的快速傳送、信息共享和及時保存。

2.2標(biāo)準(zhǔn)化管理制度的健全

目前，醫(yī)院檔案除了人事檔案和病歷檔案以外，文書檔案、會計檔案、基建檔案、科技檔案等都由綜合辦公室的檔案室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。要做好醫(yī)院檔案的信息化管理工作，首先必須規(guī)范文檔管理體制，建立健全電子檔案管理制度，進(jìn)行分類管理，作到類別清楚，項目明確，存放規(guī)范，查閱方便;并明確文件處理、歸檔管理流程，統(tǒng)一電子文件格式，并逐項細(xì)化檔案管理中各環(huán)節(jié)的操作要求，確保電子文件的有效性和完整性。

2.3檔案管理人員的培訓(xùn)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，檔案人員除了具備傳統(tǒng)檔案管理要求外，還需要熟練掌握現(xiàn)代檔案管理應(yīng)有的相關(guān)知識。首先要對人員進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)，同時，要求檔案管理人員熟悉網(wǎng)絡(luò)管理和安全的常識，具有熟練地微機(jī)操作技能和排除故障的能力。為此，醫(yī)院專門派出人員到上級單位進(jìn)行檔案管理專項培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)了醫(yī)院檔案管理人員的檔案管理基礎(chǔ)知識，同時也更穩(wěn)固了檔案人員了解檔案保管的重要性和必要性。

3. 檔案信息化建設(shè)的好處

3.1 提高工作效率。

以往在歸檔文件時，總是要等著各個領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱完畢，需要耗費(fèi)很長時間，有時還容易出現(xiàn)差錯，該相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦的不及時辦理，導(dǎo)致工作落實(shí)滯后。使用信息化管理系統(tǒng)后，工作人員把收到的文件用計算機(jī)登記，按照批辦的次序在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和批辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進(jìn)行自動管理，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。

3.2便于查詢利用。

檔案管理從人工管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，尤其是把日常工作中的文書檔案分門別類進(jìn)行歸檔，在查閱文件、統(tǒng)計信息、文件管理等方面可以實(shí)現(xiàn)文書檔案的動態(tài)管理，既便于檔案工作人員日常管理，又方便利用者及時查找、閱讀，提供了十分便利的條件。

3.3提高科學(xué)決策能力。

由于計算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以避免手工統(tǒng)計和抄寫出現(xiàn)的失誤，能夠及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的資料和有關(guān)數(shù)據(jù)，有效提升了科學(xué)決策的能力，提高了醫(yī)院的科學(xué)管理水平。

4、檔案信息化建設(shè)的困難

4.1 系統(tǒng)化建設(shè)水平不高

在檔案信息化建設(shè)方面，醫(yī)院還處于起步階段，停留在簡單的錄入、查詢和利用層次，難以滿足更多利用者對檔案信息的利用需求。此外醫(yī)院員工及社會大眾中普遍存在著檔案利用目的不清晰，利用需求不強(qiáng)烈的現(xiàn)象。

4.2 人員配備的不足

此外，檔案管理人員配備不足，往往身兼數(shù)職，缺少專業(yè)而又專職的檔案管理員，工作起來力不從心，與醫(yī)院的發(fā)展需求不相適應(yīng)，一定程度上制約了醫(yī)院檔案的高效利用。

4.3 網(wǎng)絡(luò)安全性能不高

醫(yī)院檔案信息化管理僅限于硬件設(shè)備配置齊全、軟件性能能夠熟練掌握，其他安全防范措施少，對出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異常、操作失誤等情況造成的數(shù)據(jù)丟失等補(bǔ)救措施還不到位，容易造成工作失誤，給檔案管理帶來一定的安全隱患。

總之，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，是醫(yī)院現(xiàn)代化信息管理的重要組成部分，只要我們能夠抓住機(jī)遇、更新理念、注重人才培養(yǎng)和新技術(shù)應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化工作必然會適應(yīng)時代的發(fā)展和實(shí)現(xiàn)一個歷史性的質(zhì)的飛躍。

（作者單位：石家莊市第二醫(yī)院）