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        信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

        2015-10-20 23:12:35胡莉芳
        檔案天地 2015年10期
        關(guān)鍵詞:文書檔案管理利用

        胡莉芳

        文書檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分,文書檔案中凝縮著醫(yī)院的發(fā)展歷史,記載著醫(yī)院工作的方方面面,具有非常重要的利用價(jià)值。隨著信息化的不斷普及和應(yīng)用,科學(xué)有效的文書檔案管理對(duì)醫(yī)院的健康發(fā)展將有很大的促進(jìn)作用,因此對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)和管理勢(shì)在必行。

        1.檔案信息化建設(shè)的必要性

        1.1 傳輸方式的改變

        隨著計(jì)算機(jī)的普及,使得目前醫(yī)院在日常行政事務(wù)中廣泛采取網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理方式,目前本單位、上級(jí)及有關(guān)部門下發(fā)的文件、報(bào)表、通知等大多通過網(wǎng)絡(luò)傳達(dá),產(chǎn)生了大量電子文件,傳統(tǒng)的檔案管理建立在手工管理基礎(chǔ)上,已不能適應(yīng)新形式下檔案的存儲(chǔ)、收集、管理和利用,亟需提高檔案管理的信息化水平。

        1.2 檔案利用率的提高

        目前,醫(yī)院檔案利用率不斷增加,需要查閱的文件資料非常多,有的時(shí)代久遠(yuǎn),查閱起來耗費(fèi)時(shí)間和精力,并且因查閱數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或是檢索工具不全,往往無功而返。這就給實(shí)際工作帶來了不小的困難,使具有珍貴歷史的檔案成為了“故紙堆”,完全發(fā)揮不出應(yīng)有的作用。如果建立了計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng),可以有效提高檔案的利用率和查詢的準(zhǔn)確率。

        1.3 存儲(chǔ)空間的限制

        目前,我院有檔案室2間,專門進(jìn)行各類檔案管理,共有文件柜10余組,保管著醫(yī)院各時(shí)期以來的文書檔案和憑證等,并且很多是需要永久保存的,占用了大量的空間。而且,隨著檔案的不斷增多,每年都需要添置檔案存儲(chǔ)設(shè)備,不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免出現(xiàn)霉變、氧化和蟲蛀的破壞。如果以電子文件的形式對(duì)部分檔案進(jìn)行保存和提供利用,不僅可以有效節(jié)約空間,而且可以使檔案原件得到很好的保護(hù)。

        2. 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

        2.1 內(nèi)部辦公平臺(tái)的建立

        今年,信息化建設(shè)是我院的重點(diǎn)工作之一,我院制定了詳細(xì)的實(shí)施方案,其中一項(xiàng)就是建立和完善內(nèi)部辦公平臺(tái)和綜合資源管理平臺(tái),這對(duì)實(shí)現(xiàn)文書檔案電子化管理具有很大的突破意義。通過以上平臺(tái),可以建立一套完整的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng),從文件的收發(fā)、傳閱到歸檔、借閱等,都目錄清晰,隨時(shí)可查閱,能夠有效地提高醫(yī)院信息資源的整合,實(shí)現(xiàn)公文的快速傳送、信息共享和及時(shí)保存。

        2.2標(biāo)準(zhǔn)化管理制度的健全

        目前,醫(yī)院檔案除了人事檔案和病歷檔案以外,文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、科技檔案等都由綜合辦公室的檔案室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。要做好醫(yī)院檔案的信息化管理工作,首先必須規(guī)范文檔管理體制,建立健全電子檔案管理制度,進(jìn)行分類管理,作到類別清楚,項(xiàng)目明確,存放規(guī)范,查閱方便;并明確文件處理、歸檔管理流程,統(tǒng)一電子文件格式,并逐項(xiàng)細(xì)化檔案管理中各環(huán)節(jié)的操作要求,確保電子文件的有效性和完整性。

        2.3檔案管理人員的培訓(xùn)

        要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,檔案人員除了具備傳統(tǒng)檔案管理要求外,還需要熟練掌握現(xiàn)代檔案管理應(yīng)有的相關(guān)知識(shí)。首先要對(duì)人員進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn),同時(shí),要求檔案管理人員熟悉網(wǎng)絡(luò)管理和安全的常識(shí),具有熟練地微機(jī)操作技能和排除故障的能力。為此,醫(yī)院專門派出人員到上級(jí)單位進(jìn)行檔案管理專項(xiàng)培訓(xùn),不斷加強(qiáng)了醫(yī)院檔案管理人員的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),同時(shí)也更穩(wěn)固了檔案人員了解檔案保管的重要性和必要性。

        3. 檔案信息化建設(shè)的好處

        3.1 提高工作效率。

        以往在歸檔文件時(shí),總是要等著各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱完畢,需要耗費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間,有時(shí)還容易出現(xiàn)差錯(cuò),該相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦的不及時(shí)辦理,導(dǎo)致工作落實(shí)滯后。使用信息化管理系統(tǒng)后,工作人員把收到的文件用計(jì)算機(jī)登記,按照批辦的次序在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳閱,并設(shè)定傳閱時(shí)間和批辦時(shí)間。若傳閱文件未及時(shí)返回,催辦程序會(huì)發(fā)出信息,提醒承辦人及時(shí)閱文,并對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行自動(dòng)管理,大大減少了文書處理部門的工作量,減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。

        3.2便于查詢利用。

        檔案管理從人工管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變,尤其是把日常工作中的文書檔案分門別類進(jìn)行歸檔,在查閱文件、統(tǒng)計(jì)信息、文件管理等方面可以實(shí)現(xiàn)文書檔案的動(dòng)態(tài)管理,既便于檔案工作人員日常管理,又方便利用者及時(shí)查找、閱讀,提供了十分便利的條件。

        3.3提高科學(xué)決策能力。

        由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快,存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高,可以避免手工統(tǒng)計(jì)和抄寫出現(xiàn)的失誤,能夠及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的資料和有關(guān)數(shù)據(jù),有效提升了科學(xué)決策的能力,提高了醫(yī)院的科學(xué)管理水平。

        4、檔案信息化建設(shè)的困難

        4.1 系統(tǒng)化建設(shè)水平不高

        在檔案信息化建設(shè)方面,醫(yī)院還處于起步階段,停留在簡(jiǎn)單的錄入、查詢和利用層次,難以滿足更多利用者對(duì)檔案信息的利用需求。此外醫(yī)院?jiǎn)T工及社會(huì)大眾中普遍存在著檔案利用目的不清晰,利用需求不強(qiáng)烈的現(xiàn)象。

        4.2 人員配備的不足

        此外,檔案管理人員配備不足,往往身兼數(shù)職,缺少專業(yè)而又專職的檔案管理員,工作起來力不從心,與醫(yī)院的發(fā)展需求不相適應(yīng),一定程度上制約了醫(yī)院檔案的高效利用。

        4.3 網(wǎng)絡(luò)安全性能不高

        醫(yī)院檔案信息化管理僅限于硬件設(shè)備配置齊全、軟件性能能夠熟練掌握,其他安全防范措施少,對(duì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異常、操作失誤等情況造成的數(shù)據(jù)丟失等補(bǔ)救措施還不到位,容易造成工作失誤,給檔案管理帶來一定的安全隱患。

        總之,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要,是醫(yī)院現(xiàn)代化信息管理的重要組成部分,只要我們能夠抓住機(jī)遇、更新理念、注重人才培養(yǎng)和新技術(shù)應(yīng)用,醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化工作必然會(huì)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和實(shí)現(xiàn)一個(gè)歷史性的質(zhì)的飛躍。

        (作者單位:石家莊市第二醫(yī)院)

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