曹茂柱　忻國社

（深圳市建筑設(shè)計(jì)研究總院有限公司，廣東深圳518031）

建筑設(shè)計(jì)企業(yè)構(gòu)建內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系探討

曹茂柱忻國社

（深圳市建筑設(shè)計(jì)研究總院有限公司，廣東深圳518031）

0　引言

風(fēng)險(xiǎn)存在于企業(yè)內(nèi)控的各個(gè)環(huán)節(jié)，存在于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程。企業(yè)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理好壞已成為其管理水平高低的重要評判標(biāo)準(zhǔn)。我公司是國內(nèi)民用建筑設(shè)計(jì)企業(yè)中最早采用ISO9001質(zhì)量管理體系管理設(shè)計(jì)產(chǎn)品質(zhì)量的企業(yè)之一。近年來，公司又大力推進(jìn)企業(yè)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)，不斷強(qiáng)化內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作，已取得明顯成效。本文結(jié)合我公司內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)中的一些做法，對建筑設(shè)計(jì)企業(yè)如何有效構(gòu)建內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系課題進(jìn)行探討。

1　健全內(nèi)部控制管理機(jī)構(gòu)

建立健全內(nèi)部控制管理機(jī)構(gòu)是做好企業(yè)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作的保證。根據(jù)公司章程規(guī)定及企業(yè)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作的需要，公司內(nèi)控管理機(jī)構(gòu)包括內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理決策機(jī)構(gòu)、實(shí)施機(jī)構(gòu)和評價(jià)機(jī)構(gòu)。

內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理決策機(jī)構(gòu)為公司董事會。

內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施機(jī)構(gòu)包括董事會審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)委員會、審監(jiān)部、公司各職能部門及下屬單位。

審監(jiān)部是公司內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理歸口管理部門。

2　完善內(nèi)部控制制度

建立健全嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的各項(xiàng)內(nèi)部控制制度是做好企業(yè)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)。企業(yè)經(jīng)營管理中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)，往往是該環(huán)節(jié)無相關(guān)制度進(jìn)行規(guī)范與防范，或者有制度但制度內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)，或者有嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的內(nèi)部控制制度但未得到有效執(zhí)行。為規(guī)范公司內(nèi)控管理，近年來公司制定（或修訂）各類內(nèi)控管理制度90多項(xiàng)，內(nèi)容涉及公司治理、戰(zhàn)略管理、經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、投資管理、人事管理、信息管理、企業(yè)文化建設(shè)等等，并將各類內(nèi)控管理制度整理印制成《制度匯編》，發(fā)放給員工作為管理工具書。一系列內(nèi)控管理制度的制定和實(shí)施使公司從法人治理到經(jīng)營管理，從宏觀戰(zhàn)略管理到微觀業(yè)務(wù)管理，從對內(nèi)業(yè)務(wù)管理到對外信息管理等，都有了制度規(guī)范。

3　編制內(nèi)控業(yè)務(wù)流程

內(nèi)控業(yè)務(wù)流程包括人力資源管理、資金管理、采購管理、資產(chǎn)管理、租賃管理、研發(fā)管理、財(cái)務(wù)報(bào)告管理、合同管理、全面預(yù)算管理、內(nèi)部信息傳遞管理、內(nèi)部審計(jì)管理等。

企業(yè)內(nèi)控業(yè)務(wù)流程編制主要按以下程序進(jìn)行。

3.1梳理內(nèi)部控制現(xiàn)狀

對內(nèi)控現(xiàn)狀進(jìn)行梳理主要包括3個(gè)環(huán)節(jié)：

首先，梳理確定公司內(nèi)控業(yè)務(wù)主要業(yè)務(wù)流程。我公司經(jīng)過梳理，確定14個(gè)主要業(yè)務(wù)流程，包括：合同管理、人力資源管理、資金管理、采購管理、資產(chǎn)管理、設(shè)計(jì)與咨詢管理、房屋租賃管理、研究與開發(fā)、業(yè)務(wù)分包、財(cái)務(wù)報(bào)告管理、全面預(yù)算、內(nèi)部信息傳遞、信息系統(tǒng)、內(nèi)部審計(jì)。

其次，對各業(yè)務(wù)流程按管理活動環(huán)節(jié)進(jìn)行流程分解。為便于管理控制，流程分解的環(huán)節(jié)不宜過長，一般分解到2級或3級，見表1。

表1　內(nèi)控業(yè)務(wù)流程分解表

最后，確定流程環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、責(zé)任部門（或崗位）、流程生成的工作記錄及文檔資料。以合同管理為例，表2為“合同訂立”流程環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、責(zé)任部門（或崗位）及流程文檔。

3.2編制風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣

風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣就是以表格化形式將企業(yè)內(nèi)控相關(guān)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及其應(yīng)對措施列示出來。編制風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣有利于相關(guān)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)責(zé)任人簡潔直觀地了解面臨的重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，熟悉如何防范和控制重大風(fēng)險(xiǎn)，了解該環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)管理的制度依據(jù)。

以合同管理為例，表3為“合同訂立”流程環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣。

表2　合同訂立流程環(huán)節(jié)描述

表3　合同訂立環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣

3.3內(nèi)控缺陷診斷與完善

內(nèi)控缺陷是指公司內(nèi)控的設(shè)計(jì)或運(yùn)行無法合理保證內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。一般可分為設(shè)計(jì)缺陷和運(yùn)行缺陷。設(shè)計(jì)缺陷是指企業(yè)缺少為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的必須控制，或現(xiàn)存的控制并不合理及未能滿足控制目標(biāo)。運(yùn)行缺陷是指設(shè)計(jì)合理及有效的內(nèi)控，但在運(yùn)作上沒有被正確地執(zhí)行，包括不恰當(dāng)?shù)娜藛T執(zhí)行，未按設(shè)計(jì)的方式運(yùn)行，如頻率不當(dāng)?shù)取?/p>

內(nèi)控缺陷診斷就是對流程管理的必需的控制制度是否制定，制度控制規(guī)定是否合理、是否滿足控制目標(biāo)，控制制度是否得到正確有效地執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，并標(biāo)識和記錄存在缺陷的控制點(diǎn)（或控制環(huán)節(jié)），以利于進(jìn)行補(bǔ)充或糾正，從而完善內(nèi)控程序。

以“合同管理流程”內(nèi)控缺陷診斷為例（見圖1），本次診斷發(fā)現(xiàn)3個(gè)缺陷，其中2個(gè)設(shè)計(jì)缺陷（即合同管理制度不完備、合同管理部門不明確），1個(gè)運(yùn)行缺陷（即合同經(jīng)辦部門進(jìn)行談判時(shí)未形成“合同談判記錄”）。缺陷完善措施：

1）制定《合同管理辦法》。

2）明確“經(jīng)營管理部”為合同管理部門。

3）合同談判過程與成果要形成《合同談判記錄》，并由合同談判人員簽字確認(rèn)。

圖1　合同管理流程內(nèi)控缺陷診斷

3.4繪制流程圖

通過繪制流程圖可以將內(nèi)控流程各環(huán)節(jié)直觀地描述出來，使內(nèi)控執(zhí)行者對控制流程、責(zé)任部門、流程涉及部門及領(lǐng)導(dǎo)、重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、流程輸出文檔等控制信息一目了然。繪制流程圖可以有效預(yù)防和減少內(nèi)控各流程環(huán)節(jié)的差錯，從而降低管理風(fēng)險(xiǎn)。以“合同管理流程”為例，圖2為“合同履行、變更與糾紛處理流程圖”（倒三角標(biāo)識的是“重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)”代碼）。

4　編制《內(nèi)控管理手冊》

圖2　合同的履行、變更及糾紛處理流程

4.1編制《內(nèi)控管理手冊》的必要性

內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作涉及的內(nèi)容廣泛、流程環(huán)節(jié)復(fù)雜，編制《內(nèi)控管理手冊》可以優(yōu)化流程管控、為推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理提供依據(jù)，為公司開展內(nèi)控工作提供可遵循的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)有效滿足外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求?！秲?nèi)控管理手冊》是內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)成果記載，有利于建立健全內(nèi)控管理體系，為合規(guī)經(jīng)營、資產(chǎn)安全和信息真實(shí)提供合理保證；可以固化形成內(nèi)控工作機(jī)制，為公司管理規(guī)范化和決策科學(xué)化提供參照和支持；有利于規(guī)范加強(qiáng)內(nèi)控評價(jià)工作，全面提升公司管理水平和風(fēng)險(xiǎn)管控能力。

4.2《內(nèi)控管理手冊》主要內(nèi)容

公司《內(nèi)控管理手冊》主要包括5部分內(nèi)容：

1）總則。主要介紹《內(nèi)控管理手冊》編制的目的、原則、依據(jù)、手冊執(zhí)行與更新、適用范圍與生效。

2）組織架構(gòu)與職責(zé)。主要介紹內(nèi)控管理組織架構(gòu)體系建設(shè)及各職能部門（或崗位）的內(nèi)控職責(zé)。

3）內(nèi)控基本架構(gòu)。主要介紹公司內(nèi)控環(huán)境、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、內(nèi)控信息與溝通及內(nèi)控監(jiān)督。

4）內(nèi)控評價(jià)。主要介紹內(nèi)控評價(jià)適用范圍、內(nèi)控評價(jià)組織職責(zé)、內(nèi)控自評價(jià)方法、內(nèi)控評價(jià)程序及內(nèi)控缺陷認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。

5）業(yè)務(wù)流程文檔。主要包括公司主要內(nèi)控管理環(huán)節(jié)的流程分解、流程描述、流程責(zé)任管理、流程制度適用及流程圖等。

4.3《內(nèi)控管理手冊》的維護(hù)與更新

公司《內(nèi)控管理手冊》內(nèi)容不是一成不變的。隨著公司不斷壯大，外部經(jīng)營環(huán)境和外部機(jī)構(gòu)監(jiān)管要求不斷調(diào)整變化，公司內(nèi)部管控模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)管控活動及工作流程也將不斷進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，公司內(nèi)控經(jīng)驗(yàn)不斷累積，信息化水平提升等等。這些因素變化都要求公司內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作不斷地調(diào)整和完善。因此，公司應(yīng)適時(shí)改進(jìn)和完善《內(nèi)控管理手冊》的具體內(nèi)容。

審監(jiān)部作為《內(nèi)控管理手冊》管理與維護(hù)的歸口部門，原則上根據(jù)年度內(nèi)控實(shí)際情況，每年開展一次評估，并根據(jù)需要進(jìn)行更新。更新資料主要來源于：公司決策層、管理層及各部門對內(nèi)控的要求及建議、公司及下屬公司的管理實(shí)踐、年度內(nèi)控評價(jià)結(jié)果。持續(xù)修訂、完善和更新后的《內(nèi)控手冊》作為公司沉淀優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)化管理和實(shí)現(xiàn)管理樣板性目標(biāo)的重要工具之一。

《內(nèi)控管理手冊》維護(hù)與更新工作步驟：

1）進(jìn)行內(nèi)控自評價(jià)。

2）發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)缺陷和執(zhí)行缺陷。

3）修訂制度完善流程。

4）更新內(nèi)控管理手冊。

5　組織內(nèi)控評價(jià)

內(nèi)控評價(jià)是指企業(yè)董事會或類似權(quán)力機(jī)構(gòu)對內(nèi)控的有效性進(jìn)行全面評價(jià)、形成評價(jià)結(jié)論、出具評價(jià)報(bào)告的過程。為了保證內(nèi)控各流程環(huán)節(jié)控制措施的落地和真正有效的執(zhí)行，公司建立了內(nèi)控評價(jià)體系。內(nèi)控評價(jià)部門每年（或半年）應(yīng)對內(nèi)控流程環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)控制措施實(shí)施情況進(jìn)行全方位的檢查與評價(jià)。

首先，公司職能部門和下屬單位進(jìn)行內(nèi)控自評價(jià)。各職能部門和下屬單位對各業(yè)務(wù)流程進(jìn)行穿行測試，對業(yè)務(wù)流程的內(nèi)控有效性進(jìn)行評價(jià)并填寫《穿行測試底稿》。在穿行測試中發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程存在運(yùn)行缺陷，且屬于風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)的，評價(jià)人員則需對該風(fēng)險(xiǎn)控制措施進(jìn)行擴(kuò)充樣本測試并填寫《風(fēng)險(xiǎn)控制措施測試底稿》。

其次，評價(jià)工作小組通過詢問、抽查樣本、重新測試等方法，檢查各部門自評價(jià)過程以及結(jié)果，對各部門自評價(jià)結(jié)果的真實(shí)性、客觀性作出獨(dú)立性評價(jià)結(jié)論；并對重大風(fēng)險(xiǎn)管控措施的內(nèi)控有效性進(jìn)行評價(jià)；整理匯總自評價(jià)過程以及日常經(jīng)營活動中發(fā)現(xiàn)的公司內(nèi)控缺陷，并明確缺陷整改責(zé)任部門、整改計(jì)劃等。

最后，評價(jià)工作小組根據(jù)內(nèi)控自評價(jià)的實(shí)際范圍、評價(jià)方法、評價(jià)程序以及評價(jià)結(jié)果等，編寫《內(nèi)控評價(jià)報(bào)告》，并報(bào)董事會批準(zhǔn)。

6　重視內(nèi)控環(huán)境建設(shè)

6.1進(jìn)行全方位內(nèi)控培訓(xùn)

培訓(xùn)內(nèi)容包括全員參加的內(nèi)控基本知識和針對各層級管理人員及內(nèi)控人員的內(nèi)控專題培訓(xùn)。公司通過一系列的培訓(xùn)和輔導(dǎo)，可以解決“為什么企業(yè)要進(jìn)行內(nèi)控體系建設(shè)”“哪些人員需要參加內(nèi)控體系建設(shè)”“如何進(jìn)行內(nèi)控體系建設(shè)”問題，提高各層級管理人員和基礎(chǔ)員工對內(nèi)控工作的認(rèn)識，營造有利的內(nèi)控工作開展的文化環(huán)境。

6.2建立內(nèi)控工作溝通機(jī)制

為了保證內(nèi)控工作的有效推進(jìn)，公司建立了內(nèi)控工作溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)控工作信息的實(shí)時(shí)傳遞。首先，建立內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理例會制度。內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組每季度組織召開內(nèi)控工作例會，公司各職能部門及下屬單位在會上匯報(bào)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作開展情況、存在的問題及解決方案、遇到的困難以及需要公司協(xié)助解決的事項(xiàng)，內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人對相關(guān)的具體問題提出意見和工作指導(dǎo)，會后審監(jiān)部跟蹤所有問題和困難的落實(shí)情況。其次，公司建立內(nèi)控體系的半年工作總結(jié)。每半年公司內(nèi)控管理部門對內(nèi)控開展情況進(jìn)行工作總結(jié)，并通報(bào)給各職能部門和下屬單位負(fù)責(zé)人。第三，建立重大風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目即時(shí)匯報(bào)機(jī)制。對于公司內(nèi)控中發(fā)現(xiàn)的重大問題要求及時(shí)向內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組和審監(jiān)部進(jìn)行匯報(bào)，以實(shí)時(shí)處理可能發(fā)生的重大風(fēng)險(xiǎn)。

6.3將內(nèi)控管理工作納入績效考核

為有效發(fā)揮各職能部門和下屬單位管理者在內(nèi)控管理工作中的推動作用和積極性，公司將各部門、各單位的年度內(nèi)控評價(jià)結(jié)果納入其年度績效考核的指標(biāo)中，并與部門和單位負(fù)責(zé)人年度績效薪酬掛鉤，從而激勵管理層切實(shí)關(guān)注和推動內(nèi)控管理工作。

6.4聘請專業(yè)中介機(jī)構(gòu)協(xié)助內(nèi)控體系建設(shè)

為了提高內(nèi)控體系建設(shè)的工作效率和工作效果，建議聘請專業(yè)中介機(jī)構(gòu)協(xié)助公司內(nèi)控體系建設(shè)工作。中介機(jī)構(gòu)可以發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，協(xié)助公司建立一個(gè)內(nèi)容完整、程序規(guī)范、控制有力的內(nèi)控體系；可以對公司人員進(jìn)行內(nèi)控培訓(xùn)，提高公司人員內(nèi)控理念和工作技能。中介機(jī)構(gòu)還具有獨(dú)立性方面優(yōu)勢，有利于突破公司內(nèi)部管理的固有局限對內(nèi)控體系建設(shè)的影響。

10.3969/j.issn.1673-1093.2015.10.003

曹茂柱，現(xiàn)就職于深圳市建筑設(shè)計(jì)研究總院有限公司。

2015-05-02；

2015-06-25