王繼紅，鄧　群，肖愛華，段瑞云，張貴芬

（《中國礦業(yè)大學學報》編輯部，江蘇 徐州221008）

利用統(tǒng)計表提高編輯部財務工作效率方法
——全國個稅聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的應對

王繼紅，鄧群，肖愛華，段瑞云，張貴芬

（《中國礦業(yè)大學學報》編輯部，江蘇 徐州221008）

為配合全國個稅聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的建立，學校開始實行新的稅收和勞務費發(fā)放方案，審稿費和稿費的發(fā)放流程更加復雜。如何協(xié)調(diào)編輯工作和財務工作的關系，提高工作效率是亟待解決的問題。介紹了《中國礦業(yè)大學學報》編輯部利用統(tǒng)計表提高財務工作效率的實踐和實施辦法。由作者將自己的信息填表后發(fā)給責任編輯，責任編輯核對匯總后發(fā)給兼管財務工作的編輯，財務編輯郵寄完發(fā)票后再將信息以表格的方式發(fā)給責任編輯，責任編輯核對后再給作者。這樣使三者有效溝通，節(jié)省時間，提高效率。

統(tǒng)計表；編輯部財務；工作效率

在新一輪經(jīng)濟改革中，工信部在財稅體制改革方面，擬建立全國聯(lián)網(wǎng)個人稅收登記系統(tǒng)，為建立按家庭總收入征稅提供技術條件［1］。江蘇省國稅局決定，從2014年起全省國稅系統(tǒng)全面實施新一輪稅收管理改革，努力推進稅收管理現(xiàn)代化和信息化，完善稅收數(shù)據(jù)情報管理平臺［2］。這些稅收管理改革措施可帶來良好的社會效益，使逃稅、漏稅者無處遁形，但也給我們期刊編輯部的財務工作帶來了更大的工作量。我校從2014年3月份開始實行新的稅收和勞務費發(fā)放方案，審稿費和稿費的發(fā)放流程更加復雜，需要專家和作者提供除姓名和單位名稱外，還有身份證號、銀行卡號、開戶行、電話、地址等更多的信息，且都要財務人員自己登錄財務部的網(wǎng)站將每位作者的信息逐一錄入，待數(shù)據(jù)通過驗證后方可打印，并在領導簽字后去財務部辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。我們編輯部人員少，財務工作由一名編輯兼任。面臨新的復雜的工作要求，編輯如何高效率地處理好財務相關問題，是我們亟待解決的難題。通過認真的思考和一段時間實踐，我們總結(jié)出處理此類問題的捷徑。據(jù)了解，由于實際需要，很多期刊的頁碼和刊期不斷增加，而編輯人員數(shù)量卻一直未變，故多數(shù)編輯部都存有我編輯部的這種情況：編輯人員身兼多職［3-4］，在處理繁雜的財務相關工作同時，還要靜下心處理編輯工作，二者如果協(xié)調(diào)不好，很容易顧此失彼，漏洞百出，因此很有必要將我們的實踐經(jīng)驗介紹給大家，以期為編輯同仁提供借鑒。

1　改進前編輯部財務工作雜亂無章

為提高作者投稿和專家評審的積極性，各個期刊，特別是科技期刊編輯部均向作者支付稿酬，向評審專家支付專家評審費。此外，出于某些原因，編輯部還要向作者收取審稿費和版面費［5-8］，雖然錢不多，卻使編輯工作更加繁瑣。我們編輯部現(xiàn)有9位編輯，出版3種期刊，其中還有 3位老師屬于雙肩挑，既要代課搞科研，又要做編輯工作。因人員緊張，所以編務工作也只能由編輯兼任。其中一位編輯在做好自己負責的編輯工作的同時，還要負責審稿費、版面費的收取，相關發(fā)票的開具及郵寄，稿酬和專家評審費的支付等工作。以前作者經(jīng)常會打電話給負責財務工作的編輯咨詢諸如審稿費或版面費的郵寄地址、收款人姓名、審稿費或版面費是否收到、什么時候寄發(fā)票等問題。她為此大為苦惱，一個電話剛剛掛下，還沒有靜下心來看幾行稿子，又一個電話打來，很多編輯工作只能晚上加班干，苦不堪言。另外，在郵寄發(fā)票時，經(jīng)常遇到作者寫的地址、轉(zhuǎn)賬信息不詳細等情況，無法及時將發(fā)票寄出，需要與責任編輯和作者多次溝通，浪費時間和精力。而每位責任編輯在稿子送審前要和負責財務工作的編輯確認此稿的審稿費是否已郵寄到位，在遇到作者咨詢費用、發(fā)票相關問題時還要轉(zhuǎn)給負責財務工作的編輯，這樣不僅要作者多打一次電話，同時也浪費了編輯們的寶貴時間。為此經(jīng)我們編輯部商討決定，將此工作再細分到每個責任編輯身上，同時也注重利用作者的積極性，將財務工作化整為零，提高了工作效率。

2　改進后編輯部財務工作井然有序

2.1編輯部規(guī)范繳費通知

首先將“初審通過繳費通知”和“繳納版面費通知”寫得更詳細、要求更具體。通知寫明郵寄金額、郵寄地址、收款人、附言要求，并要求作者將自己的郵寄地址寫詳細，我們編輯部的繳費通知主要內(nèi)容如表1所示。

表1　編輯部審稿費和版面費繳費通知

請注意，表1里有一句看似多余的話：“注意收款人姓名寫：學報編輯部?！敝赃@樣做，是因為通過郵局匯款時如果收款人寫具體某位編輯收，則在去郵局取款時需要在取款單上寫上收款人的身份證號碼，還要帶上身份證原件。別人代取的還要同時寫上代取人的身份證號碼，帶上2人的身份證原件，很是繁瑣，特別是量大的時候很占用時間。如果將收款人寫成“學報編輯部”收，則只需要蓋上單位的公章即可，這樣省時省力。但有些作者不明白，認為收款人應該寫成具體的某個人，細心的作者會打電話確認一下，而有一些作者則擅自寫成責任編輯收，給我們的取款工作造成很大的不便。為提醒作者，我們在已經(jīng)寫清郵寄地址和收款人的情況下再次強調(diào)了收款人。在加了這句話之后，編輯部再也沒有收到過作者電話咨詢收款人寫誰的問題?？梢?，只要我們把工作做細，可以減少很多無謂的工作量。

表1中還有2個細節(jié)，其一為責任編輯郵箱只寫了后半部分，這是因為這些通知內(nèi)容是投稿系統(tǒng)中的模板，每位責任編輯使用時內(nèi)容都一樣，所以我們將大家共用的部分設成模板，編輯在處理稿件時只需要填上自己郵箱的前半部分即可，這樣形成了模式化工作，大大減少了編輯輸入文字的工作量，簡化了工作內(nèi)容?？梢娭灰覀兞粜挠^察、認真揣摩，多從作者的角度考慮問題，將我們的工作做細，就可以避免給作者造成困惑，也可以減少編輯人員的工作量，更和諧、更人性化。

2.2責任編輯認真核對信息

編輯部的每位責任編輯負責與自己的作者聯(lián)系，要求作者在寄出費用后及時將自己的相關信息以表格（表2）的形式發(fā)給相應責任編輯。責任編輯認真核對匯總后發(fā)給負責財務工作的編輯。因為作者對自己的信息比較熟悉，所以他們填寫此表不費工夫。這樣一來就使財務工作化整為零，且避免了財務人員開具和郵寄發(fā)票時翻找作者信息的麻煩，提高了工作效率。

表2　作者信息

“匯款方式”有2種：郵局匯款和銀行匯款。郵局匯款比較簡單，錢到后直接去郵局取款，之后根據(jù)表 2中的信息開具并郵寄發(fā)票即可。銀行匯款的就略微麻煩，因為錢是直接匯到學校財務賬號上，學校所有老師和單位的來款都在此賬戶上，開發(fā)票時需要從眾多的來款中將寄到我編輯部的版面費挑出來，而且很多銀行匯款沒有附言，只能憑作者所提供的匯款日期、金額、來款單位和用途上判斷是否是我們編輯部的來款。有的作者比較馬虎，不認真看“通知”，時常會出錯。在實踐中容易出錯的有：漏寫附言，沒有著名注明第一作者姓名；只將地址寫到學校等一級單位；漏寫學校所在的詳細地址門牌號導致地址不詳。所以責任編輯在發(fā)給財務人員之前一定要認真核對，因為責任編輯對自己所負責的作者費用情況比較清楚，聯(lián)系作者也很方便。

2.3財務人員及時反饋信息

財務人員收到責任編輯發(fā)的表2后，分批去郵局取錢、開具發(fā)票和到學校財務部開具發(fā)票，并將已開發(fā)票的作者信息再以表格（表3）的形式反饋給責任編輯，由責任編輯及時反饋給作者，這樣一來可以減少作者的電話咨詢量，二來可以讓作者再次核對自己的信息是否正確，便于及時發(fā)現(xiàn)問題，再者還可以提醒作者及時收取信件。

此項工作看似增加了財務人員的工作量，實則不然。表3是在責任編輯發(fā)來的表2的基礎上修改而得。在未實行此辦法前，需要財務人員自己做 2張表記賬，一是作者的來費登記表，二是作者的開具發(fā)票登記表。開發(fā)票時需要財務人員自己從來費登記表中查找作者的相關信息，還要結(jié)合作者的“版面轉(zhuǎn)讓協(xié)議”才能最終確定所開發(fā)票的金額、詳細地址等信息。現(xiàn)在只需要在表 2的基礎上加以簡單的修改，并注意做好是否收到錢和是否已郵寄發(fā)票的標記即可。不需要自己再輸入的大量文字，同時因為信息由作者提供，從而確保了信息的準確性。

表3　學報編輯部校外作者開發(fā)票名單

如果這些表格都用Excel來做，則利用Excel的重復記憶功能還可以避免重復登記，另外Excel還有快速查找、準確統(tǒng)計和超級鏈接等功能［3］。形成表格之后方便我們統(tǒng)計同一位作者一年投了幾篇文章、發(fā)表了幾篇文章等等，也方便對本編輯部的財務狀況做深層次的分析。

2.4財務管理模式的改變

從2015年1月份開始，我校財務部實行了網(wǎng)上預約報賬的辦法，而且取消了現(xiàn)金流，一切資金來往必須采取網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬的方式，這一舉措為編輯部的財務人員減少了很多工作量。首先是不用再直接面向作者收錢，而是由作者將錢打入學校的賬號，編輯部財務人員憑匯款憑證給作者開發(fā)票。其次是作者的稿酬和專家的評審費只需要編輯部提供信息表（表4）給學校財務部，由學校財務部根據(jù)信息表直接將錢打入作者或者專家的卡中，不需要編輯部財務人員再一一郵寄。這種集約化、信息化的管理模式使財務工作效率更提高了一步。

表4　稿酬、評審費發(fā)放明細

3　結(jié) 束 語

通過一段時間實踐，發(fā)現(xiàn)我們編輯部的這種編輯之間、編輯與作者之間用統(tǒng)計表聯(lián)系的方法既能讓作者及時了解自己的相關情況，又有效提高了編輯之間的溝通，同時減少了編輯應答咨詢電話的時間，可謂是一箭三雕。編輯也有了更多時間和精力處理稿件更深層次的問題。在大家都在感慨“時間都去哪了”的快節(jié)奏時代，如何提高工作效率是我們要注意的問題。其實只要我們有一顆熱情飽滿的心，愿意獻身編輯事業(yè)，并且遇事多為作者和同事們著想，大家共同出謀劃策、齊心協(xié)力，肯定能做到高效、高質(zhì)地完成工作，編排出更好的期刊。

［1］網(wǎng)易財經(jīng).工信部擬將家庭總收入建立全國個人稅收聯(lián)網(wǎng)［EB/OL］.（2013-11-10）［2014-03-25］.http://money.163.com/13/1110/17/9DBAA0GA00252G50.html.

［2］胡道新.推進改革創(chuàng)新 努力實現(xiàn)稅收管理現(xiàn)代化［EB/OL］.（2014-01-26）［2014-03-25］.http://www.jsgs.gov.cn/art/2014/1/26/art_60_208590.html.

［3］陳芳.巧用Excel，提高編輯工作效率［J］.編輯學報，2010，22（S2）：86-87.

［4］曹作華.運用注意策略提高編輯效率［J］.編輯學報，2010，22（3）：240-241.

［5］吳慶晏.一稿多投現(xiàn)象再思考［J］.編輯之友，2013（4）：88-89.

［6］陳翔.關于一稿多投與科技期刊自身建設的思考［J］.編輯學報，2010，22（5）：450-451.

［7］陳靜.學術期刊重復發(fā)表的異化形式及阻斷策略［J］.編輯學報，2007，19（4）：282-283.

［8］吳培紅，冷懷明，汪勤儉，等.防范科技論文一稿多投和重復發(fā)表的實踐與思考［J］.編輯學報，2009，21（5）：434-435.

江蘇省科技期刊學研究基金重點項目（JSRFSTP2013A02）