李海英

【摘 要】企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案事業(yè)的一個(gè)重要部分，檔案事業(yè)發(fā)展與信息化建設(shè)相結(jié)合一種新型的檔案信息形態(tài)應(yīng)運(yùn)產(chǎn)生。企業(yè)要推進(jìn)與提高人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程與質(zhì)量，完善管理體制強(qiáng)化檔案信息化意識(shí)，讓檔案信息化建設(shè)有標(biāo)準(zhǔn)可循。根據(jù)實(shí)際需求，確定明確的信息化目標(biāo)，構(gòu)建高素質(zhì)人事檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)，做好標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建設(shè)工作，并規(guī)范安全保密，整合各方面資源建成人事檔案信息化管理系統(tǒng)。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)通過(guò)人事檔案數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理、利用一體化。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人事檔案；信息化；管理

作為重要的信息資源，檔案的作用歷來(lái)受到人們的重視。人事檔案是社會(huì)組織、國(guó)家機(jī)構(gòu)在人事管理過(guò)程中形成的以個(gè)人為基本單位，以文字表格、照片等形式存在的紙質(zhì)記錄，是供組織備查與我們每個(gè)人都關(guān)系密切的專門(mén)檔案。鑒于人事檔案具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性、保密性特點(diǎn)，其功能亦特殊：信息記錄存儲(chǔ)、社會(huì)評(píng)價(jià)、履歷記憶等功能。人事檔案就像一個(gè)縮影，成長(zhǎng)軌跡、表現(xiàn)情況無(wú)不記錄在檔案袋內(nèi)。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描及OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等的發(fā)展，檔案信息化領(lǐng)域始終是檔案事業(yè)研究熱點(diǎn)，促使一種新型的檔案信息形態(tài)應(yīng)運(yùn)產(chǎn)生。檔案管理模式從面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心轉(zhuǎn)變。

企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案事業(yè)的一個(gè)重要部分，是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展與信息化建設(shè)的交叉領(lǐng)域，是企業(yè)單位檔案管理模式的一次重大變革。摸清企業(yè)人事檔案信息化現(xiàn)狀，探索人事檔案信息化管理之道，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)現(xiàn)檔案信息管理利用的一體化。但我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)并不完善，仍然需要探索，尤其是對(duì)于信息資源的開(kāi)發(fā)與利用的研究工作尚需進(jìn)一步加強(qiáng)。

1 完善管理體制，強(qiáng)化檔案信息化意識(shí)

1.1 完善管理體制

只有完善檔案管理體制，才能更好地處理企業(yè)人事檔案管理中存在的各種關(guān)系，從而更好地推進(jìn)人事檔案的信息化管理。首先，優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理，需要相關(guān)的制度保障。除了制定完善的人事檔案的部門(mén)和人員制度外，還要有人事檔案的的檢索使用制度、轉(zhuǎn)遞制度、保存制度、安全保密制度等。其次，要建立規(guī)范的人事檔案管理工作流程，要構(gòu)建起全局性人事檔案的工作網(wǎng)絡(luò)，明確所有部門(mén)的相應(yīng)職責(zé)，工作內(nèi)容落實(shí)到人，以及時(shí)處理工作中可能出現(xiàn)的各種問(wèn)題。最后，企業(yè)人事檔案管理制度的形成是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，在一定時(shí)期有相對(duì)性和階段性，有一個(gè)逐步的發(fā)展的過(guò)程。所以從企業(yè)自身實(shí)際情況出發(fā)考慮人事檔案的管理模式，逐步優(yōu)化自身的人事檔案管理，以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)規(guī)范化。

1.2 強(qiáng)化檔案意識(shí)

檔案意識(shí)是指人們對(duì)檔案、檔案工作的認(rèn)知水平和了解程度。人事檔案管理工作不是孤立的，其工作的開(kāi)展受到各種條件的制約。一定要將人事檔案管理工作納入企業(yè)全局的工作計(jì)劃，同時(shí)，要為檔案工作爭(zhēng)取足夠的經(jīng)費(fèi)和資源，以確保檔案工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。要加大檔案工作的宣傳力度，提高檔案意識(shí)，要讓大家切實(shí)體會(huì)到，人事檔案是企業(yè)人才選拔、聘用的參考依據(jù)，同時(shí)也是維護(hù)職工權(quán)益可靠憑據(jù)。

1.3 強(qiáng)化信息化意識(shí)

強(qiáng)化信息化意識(shí)是做好企業(yè)人事檔案信息化管理的重要前提。首先，要提高領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案信息化意識(shí)，只有這樣，才能得到更多的來(lái)自企業(yè)內(nèi)部的制度支持、人員支持和資金支持。其次，要提高人事檔案工作人員的信息化意識(shí)，他們是人事檔案信息化的實(shí)際操作者。最后，要提高檔案使用者的檔案信息化意識(shí)，反作用于人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)用需求。

2 企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。大的企業(yè)集團(tuán)可自行開(kāi)發(fā)或采購(gòu)后二次開(kāi)發(fā)，要研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一又規(guī)范的管理應(yīng)用軟件，首先，有規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，包括：規(guī)劃、準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)就是執(zhí)行，使電子數(shù)據(jù)的整理、保存、轉(zhuǎn)發(fā)、使用等工作都有序化，避免出現(xiàn)沖突、不兼容等現(xiàn)象。其次，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括文檔的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的特點(diǎn)和行業(yè)特點(diǎn)，在規(guī)范使用人事檔案管理軟件的同時(shí)，建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案管理工作有章可循，科學(xué)規(guī)范。

3 開(kāi)展人事檔案信息管理系統(tǒng)工作

3.1 逐步推進(jìn)國(guó)有企業(yè)人事檔案信息化管理

建立人事檔案管理信息系統(tǒng)。首先，信息化系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)和具體實(shí)施周期較長(zhǎng)。由于人事檔案的特殊性，系統(tǒng)具體的搭建過(guò)程中，要充分考慮安全性和保密性需求，如與辦公OA等內(nèi)部系統(tǒng)互通時(shí)采取嚴(yán)格的安全管理措施，以保證人事檔案信息的絕對(duì)安全。其次，人事檔案電子資源的轉(zhuǎn)化和積累需要時(shí)間。檔案資料的電子化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，其數(shù)據(jù)的建立、更新是一個(gè)逐步積累的過(guò)程，短時(shí)間內(nèi)不可能全面實(shí)現(xiàn)檔案資料的全庫(kù)電子化。無(wú)論是信息系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)和實(shí)施，還是電子檔案資源的積累和共享，都需要一個(gè)過(guò)程，要分步驟分階段的實(shí)施，制定好每一階段的重點(diǎn)，最終實(shí)現(xiàn)資源豐富、功能強(qiáng)大的人事檔案信息管理系統(tǒng)。

應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)：首先要建立起人事基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這些數(shù)據(jù)可以作為構(gòu)建人事檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。其次，在人事檔案材料從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，要確保人事檔案信息本身的準(zhǔn)確性和完整性，如通過(guò)掃描儀、縮印影像轉(zhuǎn)化為易于復(fù)制的電子格式。再次，人事檔案的內(nèi)容要全面詳實(shí)、信息準(zhǔn)確，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建立人事檔案，便于檢索、分析、比較、統(tǒng)計(jì)。該系統(tǒng)既要有良好的應(yīng)用界面，又能方便用戶將信息導(dǎo)入、導(dǎo)出，具有修改、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能，也能對(duì)所有人員信息的情況進(jìn)行研究總結(jié)，提供信息統(tǒng)計(jì)分析和情況預(yù)測(cè)。

3.2 加快人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享

人事檔案信息化管理的終極目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)資源信息的網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)然，根據(jù)檔案信息的不同，其開(kāi)放程度和開(kāi)放范圍要嚴(yán)格控制，要建立健全網(wǎng)絡(luò)身份驗(yàn)證系統(tǒng)，在保證信息安全的前提下實(shí)現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)資源共享。為了充分實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息共享，應(yīng)該在集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化，向需要利用人事檔案信息的個(gè)人、部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、有效和詳實(shí)相關(guān)信息資源和數(shù)據(jù)。

4 做好人事檔案數(shù)據(jù)資料的保密和安全工作

信息技術(shù)在為人事檔案的管理帶來(lái)高效和便利的同時(shí)，也給檔案管理的安全性帶來(lái)了隱患。軟件系統(tǒng)的不斷更新升級(jí)或數(shù)據(jù)庫(kù)變更，都可能造成兼容性問(wèn)題。病毒感染將成為一大威脅，同時(shí)，存儲(chǔ)器也會(huì)因外力等不確定因素而故障，這就要求維護(hù)人員要定期的對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行自動(dòng)備份，有條件的可考慮釆取雙機(jī)熱備、異地?cái)?shù)據(jù)備份的形式，建立安全有效的防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)，防止數(shù)據(jù)的外泄、篡改、丟失風(fēng)險(xiǎn)，確保人事檔案信息的安全。

5 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案信息化管理順利開(kāi)展的根本是人才，要加強(qiáng)人才建設(shè)。人事檔案要實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化，信息專業(yè)和檔案專業(yè)知識(shí)必不可少。工作人員應(yīng)樹(shù)立終身教育的理念，不斷增加自己的知識(shí)技能儲(chǔ)備，拓展自己的知識(shí)面。同時(shí)，組織再教育的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，參觀學(xué)習(xí)等業(yè)務(wù)交流也是必不可少的。企業(yè)人事檔案服務(wù)水平的高低，很大程度上取決于人事檔案管理人員素質(zhì)的高低。要把國(guó)企人事檔案管理工作做好，必須要定期對(duì)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行定期培訓(xùn)。

6 爭(zhēng)取資金支持，加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要把信息化建設(shè)所需資金納入企業(yè)的年度預(yù)算，最好能實(shí)現(xiàn)相關(guān)經(jīng)費(fèi)的專項(xiàng)預(yù)算常態(tài)化和制度化。狠抓基礎(chǔ)建設(shè)以求達(dá)到設(shè)施完備，功能完善，技術(shù)先進(jìn)。信息化建設(shè)本來(lái)就是資金密集型工程，需要大量的資金投入來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的購(gòu)置硬件、軟件設(shè)計(jì)，這就決定了人事檔案管理的信息化建設(shè)初始必然有一個(gè)高投入階段。需要花費(fèi)大額資金用于購(gòu)買服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、掃描儀、影印設(shè)備、照相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，軟件的開(kāi)發(fā)也需要投入大量的人財(cái)物，網(wǎng)絡(luò)化更是一個(gè)系統(tǒng)工程，資金投入量大。

總之，企業(yè)要推進(jìn)與提高人事檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)程與質(zhì)量，結(jié)合國(guó)家檔案事業(yè)規(guī)劃綱要，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)與定位，完善管理體制強(qiáng)化意識(shí)，讓檔案信息化建設(shè)有一定的標(biāo)準(zhǔn)可循。根據(jù)實(shí)際需求，確定明確的信息化目標(biāo)，構(gòu)建高素質(zhì)的信息化管理團(tuán)隊(duì)，做好信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)工作，并規(guī)范其安全保密工作，整合各個(gè)方面的資源，開(kāi)發(fā)綜合應(yīng)用平臺(tái)，努力把人事檔案工作建設(shè)成為企業(yè)人力資源中心庫(kù)，更好地為企業(yè)發(fā)展服好務(wù)。

7 結(jié)語(yǔ)

在移動(dòng)信息化、大數(shù)據(jù)、云結(jié)算迅速發(fā)展的21世紀(jì)，本文所提及的人事檔案信息化建設(shè)具有普適性。各個(gè)單位在實(shí)施的過(guò)程中如果不根據(jù)自己的實(shí)際情況作實(shí)時(shí)的調(diào)整可能會(huì)出現(xiàn)適用性不強(qiáng)的情況，具體使用的軟件技術(shù)有待探討。

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[責(zé)任編輯：鄧麗麗]