郭丹

醫(yī)療儀器設(shè)備是醫(yī)院醫(yī)療、診斷的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，醫(yī)院的醫(yī)療儀器設(shè)備不僅數(shù)量上越來(lái)越多，而且在規(guī)模上也越來(lái)越大，技術(shù)含量也越來(lái)越高。因此，醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，是管好設(shè)備的基本條件和依據(jù)，是保證儀器設(shè)備完好率、延長(zhǎng)設(shè)備使用周期的有力措施，是維修保養(yǎng)設(shè)備的必備材料。同時(shí)，儀器設(shè)備檔案管理水平的好壞，也直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

所以，認(rèn)識(shí)建立儀器設(shè)備檔案的重要性，了解儀器設(shè)備檔案的特點(diǎn)，搞好儀器設(shè)備檔案的管理，對(duì)醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)行，充分發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益起著至關(guān)重要的作用。

一、建立醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的重要性

醫(yī)療儀器設(shè)備在各自運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價(jià)值的各種載體材料，稱(chēng)為醫(yī)療儀器設(shè)備檔案。醫(yī)療設(shè)備是促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展、提高醫(yī)療技術(shù)水平和保證醫(yī)療質(zhì)量的重要工具，醫(yī)院必須擁有與其功能業(yè)務(wù)相適應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備。但要想用好管好醫(yī)療儀器設(shè)備，提高其有效使用率，減少其突發(fā)故障和開(kāi)機(jī)率的狀況，則必須建立較為全面的醫(yī)療儀器設(shè)備科技檔案，并輔之料學(xué)有效的管理。在設(shè)備的采購(gòu)、使用、維修及管理等工作中更好的發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。如通過(guò)查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對(duì)較為貴重的設(shè)備采取預(yù)防性維修，充分做好維修前的準(zhǔn)備工作以縮短停機(jī)時(shí)間，減少維修費(fèi)用，減少設(shè)備對(duì)人身的傷殘，減少事故隱患的發(fā)生率等。管好用好醫(yī)療儀器設(shè)備檔案能充分發(fā)揮其在醫(yī)療工作中的作用，提高醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地為應(yīng)用科室服務(wù)，為搞好醫(yī)院管理給領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效憑據(jù)。

二、醫(yī)療儀器設(shè)備管理的特點(diǎn)

儀器設(shè)備檔案除具有科技檔案的一般屬性外，還具有案卷組成的成套性，形成的階段性，內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性，構(gòu)成的動(dòng)態(tài)性，使用的時(shí)效性等特點(diǎn)。

1、儀器設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件材料，包括儀器設(shè)備的調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書(shū)、報(bào)價(jià)單、申請(qǐng)、協(xié)議、合同書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、交接記錄等一整套由于儀器設(shè)備購(gòu)置而產(chǎn)生于買(mǎi)賣(mài)雙方的文件材料;同時(shí)還要求有一套完整的隨機(jī)資料，如：儀器設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、安裝手冊(cè)、裝箱單、保修卡、設(shè)備合格證、配件目錄、線(xiàn)路圖等;還包括儀器設(shè)備安裝、使用后形成的文件材料，如：設(shè)備安裝調(diào)試、運(yùn)行記錄、設(shè)備維修記錄和總結(jié)等。進(jìn)口設(shè)備還具有多元性和綜合性，涉及到海關(guān)、商檢、司法等方面。因此，設(shè)備檔案還包括進(jìn)關(guān)稅務(wù)、索賠條款、海關(guān)驗(yàn)收、商檢報(bào)告、法人委托書(shū)等文件材料。收集完整的針對(duì)某一儀器設(shè)備的檔案具有鮮明的成套性。

2、在儀器設(shè)備檔案文件材料形成過(guò)程中，根據(jù)設(shè)備購(gòu)置而形成的文件材料具有明顯的階段性。比如：儀器設(shè)備從購(gòu)置、使用到報(bào)廢經(jīng)過(guò)幾個(gè)不同階段。除購(gòu)置前、開(kāi)箱后有大量的文件材料要整理歸檔外，在原始積累的基礎(chǔ)上，還有隨時(shí)收集整理各個(gè)階段形成的相應(yīng)的材料。因?yàn)檫@些材料是設(shè)備投入運(yùn)行使用后各種有關(guān)狀況、包括變化情況的直接記錄，它是設(shè)備檔案的重要組成部分。儀器設(shè)備檔案要做到完整、準(zhǔn)確，必須不失時(shí)機(jī)，經(jīng)常跟蹤進(jìn)行收集、整理和歸檔工作，才能防止檔案失真、失準(zhǔn)。

3、儀器設(shè)備是科技產(chǎn)品，其內(nèi)容具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，主要表現(xiàn)在：第一，由于醫(yī)療設(shè)備本身是針對(duì)某一項(xiàng)具體工作而使用的，所以，其它工作不能使用;第二，只有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格培訓(xùn)的專(zhuān)業(yè)人員，才能很好的使用。

4、由于儀器設(shè)備在購(gòu)置期及以后的各個(gè)階段，可能出現(xiàn)買(mǎi)賣(mài)雙方的合同、協(xié)議變更、違約及設(shè)備驗(yàn)收、維修、保養(yǎng)、改造等情況，各種補(bǔ)充材料會(huì)不斷產(chǎn)生。因此，儀器設(shè)備檔案案卷從購(gòu)置到報(bào)廢，卷內(nèi)文件材料始終處于一個(gè)開(kāi)放的動(dòng)態(tài)環(huán)境之中，只有及時(shí)地補(bǔ)充已形成的相應(yīng)的文件材料，才能確保儀器設(shè)備的正常、安全運(yùn)行。

5、儀器設(shè)備檔案的使用有很強(qiáng)的時(shí)效性。它不像文書(shū)檔案、科研檔案那樣具有永久保管價(jià)值，儀器設(shè)備從購(gòu)置到報(bào)廢有自己的使用周期，儀器設(shè)備檔案的使用價(jià)值僅僅是圍繞這一周期而產(chǎn)生和實(shí)現(xiàn)的，儀器設(shè)備報(bào)廢，其檔案的使用價(jià)值便不復(fù)存在。

三、醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的管理

1、應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)療儀器設(shè)備檔案。應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行編制、檢索、管理能提高檔案信息的存儲(chǔ)及管理自動(dòng)化，大大提高檔案人員的工作效率和利用者的工作速度。儀器設(shè)備檔案的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，具體對(duì)原始數(shù)據(jù)的綜合處理，能適時(shí)獲得并提取使用率和經(jīng)濟(jì)效益等有價(jià)值的數(shù)據(jù)，為大型設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃提供科學(xué)的決策依據(jù)，避免設(shè)備購(gòu)置中容易出現(xiàn)的盲目性和重復(fù)性。由于采用了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)手段，設(shè)備檔案的保管將更為安全可靠。

2、提高檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案人員除應(yīng)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)具有相關(guān)學(xué)科知識(shí)和一定的外語(yǔ)水平，注意加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和外語(yǔ)的學(xué)習(xí)，才能熟悉和揭示檔案的內(nèi)容，以適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化要求。

3、在日常工作中，檔案工作人員必須親臨現(xiàn)場(chǎng)，參加儀器設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收工作，做好開(kāi)箱記錄。并在儀器設(shè)備上貼《醫(yī)院設(shè)備卡》，注明儀器設(shè)備的名稱(chēng)、科室分類(lèi)號(hào)碼。儀器設(shè)備的使用人員要填寫(xiě)《儀器設(shè)備驗(yàn)收單》、使用期間的《運(yùn)轉(zhuǎn)記錄》，并注明意見(jiàn)，使儀器設(shè)備檔案的管理工作從開(kāi)始就沿著正常軌道進(jìn)行。

4、切實(shí)做好儀器設(shè)備的統(tǒng)計(jì)工作。根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況;制定月統(tǒng)計(jì)制度。每月月初，儀器設(shè)備的使用人員填寫(xiě)儀器設(shè)備的工作量，經(jīng)濟(jì)收入和本月的材料費(fèi)用。檔案工作人員必須下科室，親自檢查儀器設(shè)備現(xiàn)狀及使用手冊(cè)，掌握第一手資料，輸入計(jì)算機(jī)匯兌統(tǒng)計(jì)管理。

綜上所述：在目前儀器設(shè)備檔案的全程管理中，建立健全、不斷收集、整理充實(shí)、完善以歸檔的設(shè)備檔案，是做好儀器設(shè)備檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。

面臨新時(shí)期高科技的飛速發(fā)展，如何充分認(rèn)識(shí)和了解儀器設(shè)備檔案的特點(diǎn)，不斷探索檔案工作新的管理方法，把被動(dòng)服務(wù)和主動(dòng)服務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，是我們檔案管理人員認(rèn)真思考的重要問(wèn)題。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）