王占春

為推進(jìn)懷來縣聲像檔案管理工作，進(jìn)一步提升聲像檔案科學(xué)管理水平，最近，我們對縣廣播電視局、交通局等聲像檔案較多單位進(jìn)行了實(shí)地考察，調(diào)查中發(fā)現(xiàn)聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理不規(guī)范等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管和利用。

一、本縣聲像檔案的現(xiàn)狀

隨著我縣社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及辦公條件的改善，縣電視臺(tái)、廣播電臺(tái)、電影公司、宣傳部、文教局、城建局、交通局等單位在其機(jī)關(guān)工作和其他各類活動(dòng)中都形成了大量的聲像檔案。以廣播電視局下屬的縣電視臺(tái)為例，該臺(tái)始建于1985年，至今已有三十多年的歷史了。在這一段時(shí)間里，縣電視臺(tái)形成各種聲像檔案大約有5組專柜、數(shù)量800盤左右。從載體上來看有錄象帶、錄音帶、唱片、照片、底片、電影膠片、磁盤、光盤等;從報(bào)道類別看，有新聞、專題新聞、每周訪談、影視、廣告、天氣預(yù)報(bào)等;這些聲像檔案反映事物的特點(diǎn)是生動(dòng)、形象、直觀，存儲(chǔ)信息載體特殊，與一般文書、會(huì)計(jì)檔案等紙質(zhì)載體檔案相比，它的保管與維護(hù)的條件要求更高、更特殊。特別是這些聲像檔案資料從多個(gè)角度和不同層面全方位反映了我縣改革開放三十年來所走過的光輝歷程、經(jīng)濟(jì)繁榮和社會(huì)進(jìn)步，各條戰(zhàn)線取得的重大成就，以及各種重大活動(dòng)的歷史記錄，如胡錦濤、溫家寶、朱镕基、姜春云等黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人視察，歷屆葡萄節(jié)舉辦等照片、錄象資料，這些特殊載體的聲像檔案都具有非常珍貴的歷史參考價(jià)值和較高的保存利用價(jià)值，必須加以妥善保管。

二、本縣聲像檔案管理與維護(hù)存在的問題

目前我縣聲像檔案管理工作存在的主要問題：一是認(rèn)識不到位。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)攝錄人員存在著兩種思想認(rèn)識上的誤區(qū)，一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案，他們一直誤以為只有上級來文才是檔案，而他們在公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄象等，認(rèn)為拍完、錄完、播完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存;另一種是部分人誤以為誰拍的片子就歸誰，送往報(bào)社、電臺(tái)算完事了，怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為;二是，管理設(shè)施不到位。聲像檔案保管與紙質(zhì)載體檔案保管有很大不同，前者要求的保管條件主要是恒溫、恒濕、防光、防火、防震、防輻射，載體要求耐久性，避免磁粉脫落。目前，使用錄音帶、錄像帶存在的主要問題是在使用幾次之后就出現(xiàn)磁粉脫落、膠帶粘連或著暴光，信號模糊等現(xiàn)象?？h電視臺(tái)只是在近一、二年才開始使用具有耐久性的微機(jī)硬盤儲(chǔ)存設(shè)備;三是管理機(jī)制不到位。根據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律規(guī)定，縣級國家檔案館對滿五年的重要檔案應(yīng)接收進(jìn)館，特殊載體檔案視實(shí)際情況可隨時(shí)接收進(jìn)館。目前，這些聲像檔案管理上存在著制度、人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等方面不盡人意的地方，如不及時(shí)對這些珍貴聲像檔案進(jìn)行必要的搶救，一但出現(xiàn)問題，將無法彌補(bǔ)。

三、應(yīng)對的措施及建議

（一）加強(qiáng)宣傳、提高意識、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

針對聲像檔案存在的上述問題，必須采取有效措施。一是各單位各部門要加大對《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法規(guī)的宣傳貫徹力度，切實(shí)提高全社會(huì)的檔案法制意識;二是要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作，對產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案室（檔案館）各個(gè)環(huán)節(jié)上加強(qiáng)統(tǒng)一管理，制定一套相應(yīng)的制度，加以有效管理;三是在此基礎(chǔ)上狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理。

（二）建章立制、加大監(jiān)管力度

要使聲像檔案管理走上健康發(fā)展軌道，制定一個(gè)切合本縣實(shí)際的專業(yè)管理辦法很有必要。縣檔案行政主管部門將與有關(guān)部門配合出臺(tái)《懷來縣聲像檔案管理辦法》。同時(shí)各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，加大監(jiān)管力度，對產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案室（檔案館）形成一條龍式管理，用制度管人、管事，強(qiáng)化依法治檔，防止聲像檔案的分散流失和不必要損毀。

（三）分類指導(dǎo)、注重培訓(xùn)

針對當(dāng)前實(shí)際情況，首先，檔案行政主管部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容;其次，針對不同單位，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高;再次，要注重培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，為形成好、保管好和利用好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）努力創(chuàng)造條件、力求妥善保管

從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前多數(shù)單位聲像檔案保管條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專用設(shè)備或?qū)Ｊ矣植惶F(xiàn)實(shí)。為此，提出如下建議：

第一，購置必要的刻錄、攝像、翻拍、縮微、硬盤、專用柜等設(shè)備，將原來不宜長久保存的聲像帶（盤、碟）刻錄到電腦移動(dòng)硬盤上，進(jìn)行必要的搶救與維護(hù)，最后將這些移動(dòng)硬盤移交給專室或縣級檔案館。

第二，建議檔案行政主管部門參與全縣各類重大活動(dòng)。

針對縣域重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案史志局（館）直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局（館）派專人攝影、錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集、歸檔工作，以確保全縣各類重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便社會(huì)各界的利用。

（作者單位：河北省懷來縣檔案史志局）