李紅梅

一、民政檔案系統(tǒng)化管理的定義及其要點(diǎn)

民政檔案主要是指民政部門以及所屬單位在過(guò)去和現(xiàn)在的各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、影像等不同形式和載體的歷史記錄。民政檔案是國(guó)家檔案系統(tǒng)中比較龐大的一個(gè)子系統(tǒng)和重要組成部分，也是社會(huì)管理創(chuàng)新的重要組成部分。

民政檔案系統(tǒng)化管理是運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，把民政檔案看作一個(gè)系統(tǒng)，以檔案文件和檔案資料作為管理對(duì)象，以使用檔案資料的人員作為服務(wù)對(duì)象的一種管理工作。對(duì)民政檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，主要包括三個(gè)方面：第一，民政檔案信息管理。即對(duì)民政檔案原始資料進(jìn)行收集、整理、歸檔、保存等工作，以期保證民政檔案信息資源合理集中、完整、安全無(wú)損，為民政檔案信息進(jìn)一步開發(fā)運(yùn)用創(chuàng)造條件。第二，民政檔案信息開發(fā)。即對(duì)民政檔案蘊(yùn)含的信息進(jìn)行采集、加工、存貯和輸出的整個(gè)過(guò)程，主要包括民政檔案的編研和提供利用兩個(gè)環(huán)節(jié)。第三，民政檔案反饋信息處理。即通過(guò)對(duì)民政檔案系統(tǒng)活動(dòng)結(jié)果的收集、分析來(lái)調(diào)整民政系統(tǒng)未來(lái)的活動(dòng)及工作方向。民政檔案反饋信息處理主要包括入戶調(diào)研、統(tǒng)計(jì)分析等。

二、民政檔案系統(tǒng)化管理的困境

1.民政檔案系統(tǒng)化管理工作的重要性未受到足夠重視。

目前，有些民政部門檔案工作制度不夠完善，檔案管理和有效保護(hù)、利用檔案工作比較薄弱，檔案管理工作人員對(duì)民政檔案系統(tǒng)化管理重視不夠，認(rèn)識(shí)不到位。大量民政檔案材料沒(méi)有納入民政工作管理中來(lái)，造成有的民政檔案管理工作做完了，卻沒(méi)有將檔案材料及時(shí)歸檔，亂丟亂放，出現(xiàn)人走檔丟的現(xiàn)象。

2.檔案管理制度不健全，管理不夠規(guī)范。

民政檔案管理工作是一種塊狀管理，大多數(shù)業(yè)務(wù)之間互不沾邊，各自為政。民政部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但很多檔案沒(méi)有健全的收集、保管等制度。很多檔案人員缺乏檔案管理的基本知識(shí)，責(zé)任心不強(qiáng)，資料收集不全，丟失嚴(yán)重，借閱手續(xù)不完整。此外，部分檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施落后，存儲(chǔ)環(huán)境差，沒(méi)有統(tǒng)一的檔案室存儲(chǔ)，從而不同程度的影響了檔案的安全、保密和壽命，硬軟件設(shè)施不能滿足民政檔案系統(tǒng)化管理的需要，致使民政檔案系統(tǒng)化管理相對(duì)落后。

3.檔案資料收集不完整、處理不規(guī)范，檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不完善。

檔案資料收集不完整、處理不規(guī)范主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：首先是檔案收集的來(lái)源不均衡，無(wú)論是從管理權(quán)限上，還是資料的分類上，普遍存在比例失衡的現(xiàn)象，比如說(shuō)內(nèi)部檔案收集多，外部檔案收集少。其次是收集的方式較為單一，就我國(guó)目前民政檔案的收集方式來(lái)看，最常見(jiàn)的就是對(duì)紙質(zhì)檔案的收集，很少見(jiàn)到其他載體的檔案，在信息化迅速發(fā)展的今天，這種檔案收集方式勢(shì)必?zé)o法充分滿足政府開展工作的需求。最后是檔案處理不規(guī)范，對(duì)相關(guān)檔案如果不能有效處理，那么其作用的發(fā)揮勢(shì)必會(huì)大打折扣。目前，我國(guó)民政檔案管理工作只注重館藏?cái)?shù)量，盲目收集，從而導(dǎo)致有利用價(jià)值的資料無(wú)法得到準(zhǔn)確、完整的接收，質(zhì)量難以得到保證。

檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求不嚴(yán)，工作記錄沒(méi)有統(tǒng)一的全面要求，已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的發(fā)展水平，導(dǎo)致檔案工作記錄短缺。在檔案管理中存在各自為陣的現(xiàn)象，致使在收集和整理檔案材料時(shí)收不到，一些有價(jià)值的資料被遺漏，一些具有參考利用價(jià)值的資料不移交，影響了檔案的完整性，也影響了檔案的開發(fā)利用，對(duì)日常服務(wù)工作也會(huì)帶來(lái)不便。

4.檔案管理人員的管理意識(shí)淡薄，綜合素質(zhì)水平較低。

民政檔案是一個(gè)大的系統(tǒng)，其中包括很多子系統(tǒng)，有相當(dāng)多的子系統(tǒng)具有獨(dú)立歸檔的職權(quán)，因此應(yīng)當(dāng)定崗定位，配備專職或兼職檔案員，歸檔立卷，保管好各子系統(tǒng)檔案。然而，目前部分民政直屬部門沒(méi)有設(shè)立檔案管理崗位，結(jié)果大量的民政檔案流失于個(gè)人和廢紙堆里，沒(méi)有及時(shí)按建檔要求，給以歸檔。因檔案管理工作崗位人員缺乏影響了檔案管理的有效性和價(jià)值。

近年來(lái)，我國(guó)政府部門對(duì)民政檔案系統(tǒng)化管理工作加大重視力度，檔案所涉及的內(nèi)容也不斷增加，管理形式日益多樣化，從而對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)民政檔案使用率較低，雖然民政部門增加了對(duì)檔案管理工作的投入，但不少檔案管理人員對(duì)于民政檔案系統(tǒng)化管理意識(shí)淡薄。

在部分民政部門里，仍然沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的崗前工作培訓(xùn)，很多檔案管理人員的專業(yè)理論水平和思想觀念仍停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，信息化管理能力偏低，缺乏管理創(chuàng)新性和活力。這使得檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，還不適應(yīng)新時(shí)期開展系統(tǒng)化檔案管理工作的需要，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

5.檔案利用空間較小，使用率越來(lái)越低。

民政部門的工作決定了民政檔案形成的數(shù)量較大，管理復(fù)雜。但檔案資料的收集、開發(fā)和編研不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，在實(shí)際工作中很難為服務(wù)需求者提供滿意的服務(wù)，導(dǎo)致越來(lái)越少人使用民政檔案，使得檔案管理人員更加失去了提高檔案系統(tǒng)化管理的意識(shí)和工作效率，落后的檔案管理工作又使得檔案利用率越來(lái)越低，這樣惡性循環(huán)影響了民政檔案作用的發(fā)揮。

三、民政檔案系統(tǒng)化管理的對(duì)策

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提升檔案建設(shè)的重要性。

民政檔案管理工作人員無(wú)論是部門領(lǐng)導(dǎo)還是具體的檔案管理員都應(yīng)有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，需要認(rèn)識(shí)到民政檔案管理工作是關(guān)系到每一個(gè)公民切身利益的重要工作，真正從思想上認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化民政檔案管理工作的重要性。

加大對(duì)檔案管理工作人員開展檔案管理工作重要性的宣傳力度，進(jìn)行專項(xiàng)宣傳，并對(duì)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施監(jiān)督、考核，提高各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參與檔案管理工作的積極性。提高檔案管理意識(shí)，把檔案建設(shè)納入民政部門發(fā)展的規(guī)劃中來(lái)，建立原始的、真實(shí)的、全面的、可查詢的民政檔案信息管理體系，發(fā)揮民政檔案對(duì)民政事業(yè)健康發(fā)展的重要保障作用。

2.建立檔案管理工作制度，逐步完善檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范。

各級(jí)民政部門必須建立健全各項(xiàng)檔案管理制度和保密制度，逐步完善檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范，加大檔案收集、整理、歸檔的業(yè)務(wù)力度，促使檔案管理朝著規(guī)范有序的方向發(fā)展。

3.注重檔案資料收集、整理、歸檔工作的系統(tǒng)化。

檔案資料的收集、整理和歸檔工作是確保檔案準(zhǔn)確性的重要依據(jù)，做好檔案資料收集和管理工作主要包括三方面：一是加大檔案管理的硬件投入，按照規(guī)定配置檔案盒，更新檔案管理工作專業(yè)計(jì)算機(jī)和工具。二是安排專業(yè)人員對(duì)相關(guān)檔案原始資料進(jìn)行整理立卷，保證檔案資料能夠及時(shí)、完整的立卷歸檔，保證卷案的整體質(zhì)量。三是充分開發(fā)利用檔案資料，為各級(jí)部門開展各項(xiàng)工作提供重要信息。

4. 增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制，提升民政檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

民政檔案管理是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性的專業(yè)工作，（下轉(zhuǎn)第8頁(yè)）（上接第38頁(yè)）檔案員需要具備一定檔案管理知識(shí)和民政知識(shí)，具有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，才能做好民政檔案系統(tǒng)化管理的工作，更好的滿足人民群眾的服務(wù)需求。所以建立一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)好的民政檔案管理的人才隊(duì)伍十分重要。

相關(guān)民政部門應(yīng)加大培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。首先定期組織檔案管理人員參加系統(tǒng)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其了解和掌握檔案管理的內(nèi)容以及管理手段，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。其次逐步建立激勵(lì)機(jī)制，實(shí)行擇優(yōu)上崗，激發(fā)檔案管理員的工作熱情和活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使民政檔案管理工作呈現(xiàn)出充滿競(jìng)爭(zhēng)活力的工作狀態(tài)。

5.提高檔案利用率，擴(kuò)大檔案服務(wù)的范圍。

檔案管理的終極目的是提供利用，沒(méi)有利用率的民政檔案就沒(méi)有價(jià)值。民政各級(jí)部門對(duì)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和工作記錄制度要落實(shí)到位，確保檔案工作記錄齊全。檔案管理員應(yīng)提高服務(wù)意識(shí)，著眼于人民群眾的基本需求，根據(jù)需求切實(shí)改進(jìn)工作流程和工作態(tài)度，提高服務(wù)范圍和服務(wù)質(zhì)量。

檔案管理部門依法組織定期的、不定期的檔案專項(xiàng)檢查，對(duì)基層檔案管理部門不完整的檔案工作記錄及時(shí)監(jiān)督促使其找出原因按要求進(jìn)行改進(jìn)，并形成完整、齊全的檔案記錄，從而提高檔案的利用率。

民政檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前信息化社會(huì)的必然要求，提高民政檔案管理的信息化和數(shù)字化水平是檔案資源科學(xué)利用的重要保障。通過(guò)錄入和保存數(shù)字化的檔案資料信息，增強(qiáng)檔案管理的安全性，通過(guò)信息化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，讓更多的人民群眾利用民政檔案信息，從而提升民政檔案部門的服務(wù)能力。另外，民政檔案部門各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要參與到民政檔案信息化管理當(dāng)中去，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案工作的監(jiān)督管理，使紙質(zhì)檔案和電子檔案相互促進(jìn)，共同提高民政檔案的服務(wù)效力。

四、結(jié)語(yǔ)

民政檔案系統(tǒng)化的管理工作涉及民政檔案信息收集、信息整理以及信息利用，是民政工作的重要組成部分之一。隨著民政部門服務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大，民政檔案系統(tǒng)化管理的重要性越來(lái)越凸顯。民政檔案系統(tǒng)化的管理工作應(yīng)以人民群眾的服務(wù)需求為實(shí)際工作的立足點(diǎn)，落實(shí)民政檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)信息化和數(shù)字化的建設(shè)，注重綜合性、高素質(zhì)、專業(yè)性人才的培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念開展民政管理工作，從而促進(jìn)民政檔案系統(tǒng)化管理工作的健康發(fā)展。

（作者單位：河北省地名區(qū)劃?rùn)n案資料館）