崔秀娟

(曲靖市疾病預(yù)防控制中心,云南曲靖 655000)

疾控健康教育檔案的規(guī)范化管理探討

崔秀娟

(曲靖市疾病預(yù)防控制中心,云南曲靖 655000)

疾控健康教育檔案的管理是疾病預(yù)防及控制工作順利開展的前提,疾控健康教育檔案管理的科學(xué)性和先進性嚴(yán)重影響著疾控工作的質(zhì)量和效率。隨著健康教育工作的進步,健康教育檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化逐漸被認識,而傳統(tǒng)管理方法的局限和不足也逐漸顯現(xiàn)。現(xiàn)今,順應(yīng)時代要求,完善疾控健康教育檔案管理機制,健全相關(guān)管理崗位職責(zé),才能逐步推動健康教育檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化,以適應(yīng)多變的衛(wèi)生工作環(huán)境、滿足新一代健康教育的要求。

疾控 健康教育 檔案管理 規(guī)范化

近年來，隨著醫(yī)療機制體制改革的不斷深入，疾病預(yù)防控制工作也得到了利較好發(fā)展，而作為疾病預(yù)防控制工作基礎(chǔ)的健康教育檔案管理工作的重要性也逐漸凸顯出來?？茖W(xué)化、規(guī)范化的健康教育檔案管理工作，是衡量疾控事業(yè)業(yè)績的重要標(biāo)桿?；仡欉^去的疾控健康教育檔案管理工作歷程，不難發(fā)現(xiàn)過去的健康教育檔案管理工作存在著很多弊端：首先是管理者不夠重視，對疾控檔案的管理工作沒有配備或者兼職配備相關(guān)管理人員，不能夠給予檔案管理工作配備穩(wěn)定的基礎(chǔ)管理要素。其次是疾控檔案管理的設(shè)施陳舊，不能及時的更新?lián)Q代，基本上不能滿足現(xiàn)代正常工作要求，有些檔案室因為沒有足夠的裝具和庫房，很多紙質(zhì)健康教育檔案被隨意放置，由于長期堆放在潮濕、高溫等環(huán)境下導(dǎo)致部分檔案的紙張老化，字跡褪變不能辨認。第三，檔案管理制度不健全，不能起到規(guī)范作用。很多有價值的檔案資料被借出或者移放后，因為立卷歸檔不到位或者借閱制度不規(guī)范，使得很多檔案丟失或者被借閱者私藏。第四，對健康教育檔案的材料認定不準(zhǔn)確，造成檔案的應(yīng)用價值不高或者歸檔不完整。第五，健康教育的檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技術(shù)水平不高，不能滿足檔案管理的硬性需求。在現(xiàn)代醫(yī)療大環(huán)境下，如何提高疾控健康教育檔案的規(guī)范化管理，充分發(fā)揮健康檔案的價值，推進健康檔案對當(dāng)今醫(yī)療進步的推動作用，筆者進行了一系列的探索，總結(jié)歸納出以下幾點看法：

1 增強建立健全疾控檔案意識,建立疾控檔案網(wǎng)絡(luò)

1.1 增強建立健全疾控檔案意識

在疾病控制的健康教育工作中，會形成大量豐富的數(shù)字、圖表、影像等信息，相關(guān)工作人員應(yīng)該增強對這方面信息的收集和整理能力，增強對這類檔案的建立意識，從而能夠充分挖掘這些潛在的疾控檔案信息和資源，發(fā)揮這些信息在疾控工作中的應(yīng)用價值，促進疾控工作的順利開展。

1.2 建立疾控檔案網(wǎng)絡(luò)

建立機制完善的疾控檔案網(wǎng)絡(luò)，覆蓋整個疾病控制中心的各科室，設(shè)立獨立的管理體系和制度規(guī)劃，使得整個疾控中心的健康教育檔案網(wǎng)絡(luò)變成一個簡明的、職能明確的發(fā)散網(wǎng)絡(luò)。由中心檔案室做總體設(shè)計和規(guī)劃，各科室緊密配合并遵守中心檔案室的制度和要求，促進疾控檔案網(wǎng)絡(luò)的完整性和科學(xué)性建設(shè)。

2 開展健康教育檔案管理人員工作培訓(xùn),建立疾控檔案管理新模式

2.1 加強健康教育檔案管理人員培訓(xùn),提升工作人員整體素質(zhì)

檔案管理工作是一項集技術(shù)性和保密性于一體的專業(yè)化工作，相關(guān)工作人員應(yīng)該熟悉檔案的收集、統(tǒng)計、分析、鑒別、歸納、保存等步驟，熟知每個環(huán)節(jié)的工作方法和工作要求。同時，檔案管理工作也是一份枯燥、繁雜的工作，這就要求管理人員具備認真負責(zé)、吃苦耐勞的高素質(zhì)水平。疾控部門應(yīng)該加大對檔案管理人員的培訓(xùn)投入，吸納優(yōu)秀的專業(yè)型人才，打造高素質(zhì)的檔案管理團隊，使其成為疾控檔案事業(yè)的中堅力量。

2.2 通過多種渠道提高檔案工作人員技能

疾控部門應(yīng)該鼓勵疾控健康教育檔案的管理人員積極參加相關(guān)學(xué)術(shù)交流活動，即時的吸納優(yōu)秀的、創(chuàng)新的、實用的檔案管理經(jīng)驗，通過交流提升自身對檔案的收集、統(tǒng)計、鑒別等技能。同時，鼓勵并設(shè)置激勵措施，鼓勵檔案管理人員進修相關(guān)學(xué)科的知識學(xué)習(xí)，比如專業(yè)的計算機軟件操作和外語技能，促進檔案的管理工作能夠跟上時代步伐，滿足全球化大環(huán)境下的形勢需求，促進健康教育檔案工作的時代性發(fā)展。

2.3 打造檔案工作新模式

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)日新月異的發(fā)展，檔案工作也發(fā)生了翻天覆地的變化。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)僵化，應(yīng)該把新時代先進的管理理論和管理手段應(yīng)用于健康教育檔案管理中，促進教育工作的全面開展，提高檔案分類和管理的效率，延長檔案及其信息的使用壽命，促進疾控檔案的管理實現(xiàn)現(xiàn)代化和數(shù)字化，完成檔案管理從舊模式向數(shù)字化的新模式的轉(zhuǎn)變。

3 建立健全管理制度,促進健康教育規(guī)范化

3.1 建立獎懲機制促進檔案建設(shè)

建立一定的獎懲機制，定期對檔案工作者的工作情況進行考核，評選優(yōu)劣，對工作優(yōu)秀者或者對檔案管理工作的進步有巨大貢獻者給予一定的獎勵，鼓勵他們進行檔案科研項目的立項和申報，為他們配備科研經(jīng)費，促進檔案資料的更充分利用。而對于評選不及格者，給予一定的批評，連續(xù)不及格者可以終止錄用，這樣可以從人事方面優(yōu)化檔案建設(shè)團隊，促進檔案建設(shè)改革保質(zhì)保量的進行。

3.2 結(jié)合實際,健全健康教育檔案

各地區(qū)的疾控中心承擔(dān)著當(dāng)?shù)氐募膊》揽厝蝿?wù)，而疾病控制的健康教育又會形成各種各樣數(shù)量龐大的檔案，結(jié)合各地區(qū)檔案管理及應(yīng)用的實際情況，可以極大的提高當(dāng)?shù)亟逃龣n案的應(yīng)用，提高疾控檔案在實際情況中的應(yīng)用效率，提高整體服務(wù)水平。

綜上所述，疾控檔案是疾控史上的一筆財富，能夠在疾病的實際預(yù)防中發(fā)揮提供憑證、指導(dǎo)工作業(yè)務(wù)等重要作用。新一輪的醫(yī)療體制改革和人們健康理念的更新，使得健康教育檔案受到了前所未有的重視。所以要摒棄過去“重管輕用”的檔案管理理念，建立新型的檔案管理模式，促進疾控檔案管理變成一種能夠使大眾受益的服務(wù)工作，最大可能地發(fā)揮疾控檔案信息資源的價值，使其作為一種和諧醫(yī)患關(guān)系、開拓醫(yī)療市場的現(xiàn)代化工具。

[1]董杰.疾控特色檔案編研工作芻議[J].檔案管理,2014,(5):88-89.

[2]梅鳳.提高疾控檔案利用效果的主要措施[J].黑龍江檔案,2012, (4):73-73.

[3]謝翠屏.如何推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)健康教育檔案管理規(guī)范化[C].//第四屆中國健康教育與健康促進大會暨中法健康教育論壇論文集.2011:318-319.

[5]張桂娟.論健康教育照片檔案如何管理[J].中外健康文摘,2012,09 (27):441-442.

崔秀娟(1979—),女,云南曲靖人,大學(xué)學(xué)歷,工作單位:曲靖市疾病預(yù)防控制中心,檔案館員,研究方向:檔案管理。