陸鳳珍

（上海市徐匯區(qū)中心醫(yī)院，上海 200031）

檔案管理信息化的優(yōu)勢及安全風(fēng)險評估

陸鳳珍

（上海市徐匯區(qū)中心醫(yī)院，上海 200031）

檔案管理信息化是檔案管理隨時代發(fā)展的必然趨勢，本文分析檔案管理信息化的概念、必要性及其與傳統(tǒng)檔案管理模式相比的優(yōu)勢，以及檔案管理信息化安全風(fēng)險評估的必要性、安全評估存在的問題等。

檔案管理；信息化；優(yōu)勢；安全風(fēng)險；評估

隨著時代的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，對現(xiàn)代檔案管理工作的開展及檔案資源的應(yīng)用有著非常重大的意義。檔案管理信息化是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的一大重要途徑，同時也是檔案資源實現(xiàn)共享，得到廣泛應(yīng)用的必然要求。

1　檔案管理信息化的必要性

在當(dāng)今檔案管理信息量急速增加、種類繁多、信息載體多樣的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已與社會信息化發(fā)展相脫節(jié)。這必然要求檔案管理信息化，在滿足時代發(fā)展需要的同時更好地促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，充分實現(xiàn)檔案的功能和價值。檔案管理信息化發(fā)展是檔案發(fā)展的必然要求，當(dāng)今社會已具備了檔案管理信息化發(fā)展完善的條件，使其發(fā)展成為可能。第一，具備軟硬件基礎(chǔ)。硬件基礎(chǔ)主要體現(xiàn)在各單位的檔案管理部門已具備打印機(jī)、復(fù)印件以及掃描儀等高新技術(shù)設(shè)備，另外，對計算機(jī)的配置也滿足了檔案管理部門的工作需求。第二，規(guī)范的管理機(jī)制。其標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)在整理、統(tǒng)計、服務(wù)及技術(shù)等多個方面。第三，人們的信息化意識逐漸增強(qiáng)。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在生產(chǎn)生活中的廣泛應(yīng)用，人們的信息化意識逐漸增強(qiáng)，同時人們對信息化相關(guān)設(shè)備技術(shù)的操作能力也已滿足日常生產(chǎn)生活的需要。這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了良好的社會環(huán)境和思想環(huán)境，并在一定程度證實了檔案管理信息化建設(shè)的迫切需求。

2　檔案管理信息化的優(yōu)勢

2.1利于存儲

在檔案管理信息化中，檔案管理不再占用巨大空間，且提高了管理效率，檔案只需儲存在計算機(jī)中。同時，也解決了紙質(zhì)檔案在存儲期間的自然損害問題，提高了檔案資料存儲的長期性。經(jīng)過高新技術(shù)進(jìn)行“原文掃描“后，利于實現(xiàn)“原文”再現(xiàn)。

2.2便于查詢

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，查詢資料需檔案管理人員自大量的紙質(zhì)信息中，通過肉眼查找。檔案管理信息化徹底改變了這一費時、費力的查詢方式，通過檔案信息管理系統(tǒng)即可實現(xiàn)檔案資料的即時、準(zhǔn)確查詢。這大大提高了檔案資料的使用質(zhì)量、精度和效率。

2.3實現(xiàn)信息共享

檔案管理信息化通過信息網(wǎng)絡(luò)可促進(jìn)組織、單位內(nèi)部的信息共享，使檔案資源的使用更加快捷，及時滿足組織、單位內(nèi)部對檔案信息的需求。專用的信息技術(shù)，可實現(xiàn)檔案資料的異地遠(yuǎn)程管理和使用，最大程度地發(fā)揮了檔案的作用。

2.4實現(xiàn)檔案的分級管理

在檔案管理信息化中，可通過相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限設(shè)置，規(guī)定使用者的調(diào)閱權(quán)限，實現(xiàn)檔案資料的分級管理，這有利于資料保密。同時，系統(tǒng)查詢記錄可自動記錄調(diào)閱情況，以更好地落實責(zé)任追究制。

2.5提高工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、保管以及利用等都需要通過手工勞動實現(xiàn)，這需要花費大量的人力和物力資源。而檔案管理信息化改變了傳統(tǒng)的工作方式，檔案資料經(jīng)微機(jī)處理后，實現(xiàn)了按“件”整理歸檔，其整理、保管及利用等環(huán)節(jié)均可在電腦上操作。同時，工作人員的工作由以前的集中工作轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚⒐ぷ?。另外，系統(tǒng)中按“件”整理的資料，使得文件的插入變得簡單，便于文件完善?？梢?，檔案管理信息化在降低工作人員勞動強(qiáng)度的同時也提高了工作人員的工作效率。

3　檔案管理信息化安全風(fēng)險評估

3.1檔案管理信息化安全風(fēng)險評估的必要性

檔案管理信息化的優(yōu)勢逐漸體現(xiàn)出來，且其特點鮮明，與社會發(fā)展相協(xié)調(diào)，是現(xiàn)代化發(fā)展的一個重要趨勢。信息化的管理方法，能給人們的生活帶來方便，與此同時，信息的安全問題也引起了人們的注意。在對檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，應(yīng)確保信息的安全性，保證信息傳輸路徑的安全，并確保數(shù)據(jù)的完整性。

3.2檔案管理信息化安全風(fēng)險評估中的存在的問題

目前檔案管理信息化安全風(fēng)險評估存在的問題主要有以下幾個方面。第一，對信息安全評估不夠重視。各組織、單位的管理層對檔案管理信息化安全評估的重視程度不能與檔案管理信息化安全評估的重要性呈正比，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)階段信息安全的需要。第二，評估技術(shù)人員匱乏。各組織、單位內(nèi)部，對檔案管理信息化安全評估的重視程度不夠，導(dǎo)致安全評估人員的專業(yè)知識及經(jīng)驗嚴(yán)重不足，不能滿足其工作需求，甚至相關(guān)部門的檔案管理信息化安全評估形同虛設(shè)。第三，工作流程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有待完善。就目前檔案管理信息化安全評估的發(fā)展?fàn)顩r而言，需要完善其工作流程及相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其工作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要根據(jù)具體環(huán)境及情況而制定，以實現(xiàn)流程和標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、合理性。特別是評估中的分析方法如定性分析、定量分析等，需要進(jìn)一步完善。第四，評估工具有待更新。隨著信息化的不斷推進(jìn)，其安全問題也日漸暴漏。原有的評估工具已不能滿足現(xiàn)階段解決相關(guān)安全問題的需要。因此，必須加大評估工具的開發(fā)和推廣力度，切實滿足檔案管理信息化安全評估的需求。

4　結(jié) 語

檔案管理信息化是檔案管理隨時代發(fā)展的必然趨勢，其與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比有著明顯的優(yōu)勢。同時，檔案管理信息化所具有的信息安全也需引起重視，要積極解決信息化安全評估中的相關(guān)問題，促進(jìn)安全評估，從而在根本上促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.132

G270.7

A

1673-0194（2015）18-0179-01

2015-07-10