李仁謙

（國(guó)網(wǎng)山東海陽(yáng)市供電公司，山東 煙臺(tái) 265100）

社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化憑借其記錄存儲(chǔ)信息量巨大、查詢檢索高效準(zhǔn)確及保管節(jié)省空間等許多優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，成為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的必然趨勢(shì)。美國(guó)是信息化和法律化高度發(fā)達(dá)的國(guó)家，其社會(huì)保險(xiǎn)檔案已實(shí)現(xiàn)了數(shù)字信息化管理。從我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)來(lái)看，數(shù)字化檔案逐步取代紙質(zhì)檔案將成為歷史的必然，而科學(xué)高效地提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料利用價(jià)值、避免傳統(tǒng)檔案封閉式管理的弊端也成為當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)工作的重中之重。

1 新時(shí)期企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化面臨的問(wèn)題

新時(shí)期、新形勢(shì)下，缺乏現(xiàn)代化管理，內(nèi)部組織制度不完善及人員素質(zhì)有待提高等都是社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化所面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。第一，由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化業(yè)務(wù)量大、任務(wù)重等特點(diǎn)，加之部分檔案管理人員未達(dá)到從業(yè)資格，難以保證檔案管理的工作質(zhì)量，從而造成一些錯(cuò)誤和問(wèn)題，嚴(yán)重影響了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。第二，信息化基礎(chǔ)設(shè)施的技術(shù)水平滯后，辦公效率低下，大大阻礙了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平的進(jìn)一步提高。當(dāng)今，網(wǎng)絡(luò)早已滲透到社會(huì)發(fā)展和人民生活的各個(gè)領(lǐng)域，大大提高了現(xiàn)代辦公的效率和質(zhì)量。第三，檔案數(shù)字化極易受人為攻擊及各種不可控因素的影響，造成數(shù)據(jù)被竊取、破壞、丟失的現(xiàn)象，因此，提升數(shù)據(jù)的保密處理水平，防止數(shù)據(jù)被攻擊顯得尤為重要。

2 企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則

企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)遵循多層次、多方位、多元化原則。

2.1 積極探索，不斷創(chuàng)新

要促進(jìn)企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方面工作的穩(wěn)固發(fā)展，必須根據(jù)企業(yè)發(fā)展的新任務(wù)、新要求以及新定位，統(tǒng)觀全局、制定戰(zhàn)略，合理科學(xué)運(yùn)作，不斷創(chuàng)新思路。這就要求現(xiàn)代企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的構(gòu)建目標(biāo)和構(gòu)建原則進(jìn)行全新定位，積極探索，明確社會(huì)保險(xiǎn)管理思路，深入了解企業(yè)職工需求。

2.2 提升素質(zhì)，強(qiáng)化責(zé)任

企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理專員應(yīng)全面掌握社會(huì)保險(xiǎn)管理知識(shí)，精通信息化管理手段，擁有高度的責(zé)任感、職業(yè)道德以及認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度。

首先，要加強(qiáng)思想教育，使其充分認(rèn)識(shí)到自身所肩負(fù)的責(zé)任，提高工作效率。其次，檔案人員要掌握并熟練運(yùn)用數(shù)字化、信息化技術(shù)，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化知識(shí)，通過(guò)教育培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流等形式，不斷提高自身的綜合素質(zhì)。最后，信息化環(huán)境下，管理人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力要不斷提高，掌握全面的風(fēng)險(xiǎn)管理手段，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

2.3 完善制度，標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，建立一套系統(tǒng)全面、科學(xué)合理、操作性強(qiáng)的內(nèi)部管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估及獎(jiǎng)勵(lì)制度等，明確具體的責(zé)任制度，落實(shí)到人，形成統(tǒng)一規(guī)范、嚴(yán)格高效的業(yè)務(wù)程序，嚴(yán)肅處理違法亂紀(jì)行為，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理監(jiān)督的執(zhí)行力和權(quán)威性。

在完善管理制度的同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化能確保管理體系和運(yùn)行機(jī)制有效展開(kāi)。在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，企業(yè)必須依據(jù)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)制度與自身人力資源管理要求，構(gòu)建完善的社會(huì)保險(xiǎn)信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“四個(gè)統(tǒng)一，一個(gè)高效”原則，即流程、軟件、標(biāo)準(zhǔn)及考核的統(tǒng)一及信息系統(tǒng)的高效運(yùn)行，優(yōu)化社會(huì)保險(xiǎn)管理模式，真正實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)管理信息化，提高社會(huì)保險(xiǎn)管理工作的規(guī)范性和合理性。

2.4 規(guī)范流程，安全操作

實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化，要嚴(yán)格規(guī)范業(yè)務(wù)操作規(guī)程，需要具體到統(tǒng)一、規(guī)范和完善基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、基本醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)及生育保險(xiǎn)的參保登記、基金征繳、待遇審核、待遇支付、財(cái)務(wù)管理、稽核監(jiān)督以及個(gè)人賬戶管理等各個(gè)環(huán)節(jié)，采用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)局域聯(lián)網(wǎng)、遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)通信、常規(guī)統(tǒng)計(jì)信息一體化管理。

數(shù)據(jù)檔案信息雖然不怕蟲(chóng)蛀、霉?fàn)€，但一旦發(fā)生中毒、計(jì)算機(jī)硬盤損壞等情況，將會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失，后果極其嚴(yán)重。因此在檔案數(shù)據(jù)安全方面，首先，要做好防火墻等安全設(shè)置，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)上提交的數(shù)據(jù)做好安全檢查；其次，個(gè)人檔案信息查詢時(shí)要同時(shí)判斷個(gè)人編號(hào)、身份證號(hào)、密碼等信息，在條件允許的情況下可綁定檔案所有人的手機(jī)號(hào)碼，在查詢信息時(shí)發(fā)送驗(yàn)證碼進(jìn)行驗(yàn)證；最后，做好數(shù)據(jù)的備份工作，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行異地備份。

3 結(jié) 語(yǔ)

人力資源管理工作是企業(yè)發(fā)展的核心工作，社會(huì)保險(xiǎn)工作更是重中之重，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理是和諧社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是信息化時(shí)代的必然趨勢(shì)。創(chuàng)新社會(huì)保險(xiǎn)工作機(jī)制，完善社會(huì)保險(xiǎn)管理制度，不斷提升企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理水平，必將成為推動(dòng)企業(yè)高效、健康發(fā)展的重要途徑。